Office Manager & Persoonlijk Assistent

Fannilla; Rotterdam; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Fannilla zoekt een allround office manager die het kantoor in Rotterdam draaiende houdt en de CEO ondersteunt. Je beheert documenten, plant reizen, ontvangt gasten en regelt HR-administratie.

Een veelzijdige rol waarbij je zelfstandig werkt en discreet met vertrouwelijke informatie omgaat.

Qualifications

• Minimaal twee jaar ervaring in office management of vergelijkbare rol.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in Engels en Nederlands.

Responsibilities

• Kantoor organiseren: inkopen, leveranciers contact en storingen afhandelen.
• De CEO ondersteunen met documentbeheer, reizen en afspraken.
• Gasten ontvangen en vergaderruimtes klaarmaken.
• Lichte HR-werkzaamheden en administratie bijhouden.

Skills

Engels vloeiend

Nederlands vloeiend

Office management

Notuleren

Gastvrijheid

Communicatie

Plannen & organiseren

Tools

BambooHR

Microsoft 365

Job description

Een gast aan de deur, een storing op kantoor en een nieuwe collega die binnenkort begint. Jij ziet wat eerst moet gebeuren en regelt het. Bij Fannilla zoeken we iemand die graag overzicht houdt, praktisch denkt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel loopt.

Wie we zijn

Fannilla is een zelfgefinancierd creator monetization platform. We werken vanuit het centrum van Rotterdam en lanceren in het eerste kwartaal van 2027. Fannilla B.V. is wereldwijd de contracterende partij voor Fans en Creators.

We bouwen een platform om te blijven: een platform dat voldoet aan de regelgeving in iedere markt waar we actief worden, waar betalingen en uitbetalingen kloppen en waarmee creators meer kunnen verdienen aan het publiek dat ze al hebben. Echte interactie tussen creators en fans staat centraal. Iedere feature beoordelen we daarop.

Compliance is bij ons een ontwerpkeuze, niet een afdeling die achteraf nee zegt. Het bepaalt mede ons product, de roadmap en wie we aannemen.

Jij houdt ons kantoor draaiende en zorgt dat de CEO zich kan richten op het bedrijf. Je combineert officemanagement, persoonlijke ondersteuning, gastvrijheid en lichte HR-taken. Je bent geen specialist op één onderdeel: je vindt het juist prettig om verschillende praktische zaken op te pakken en af te ronden.

Je werkt nauw samen met de CEO en helpt waar nodig ook collega’s, onder wie onze COO. Omdat je het aanspreekpunt bent voor gasten, leveranciers en collega’s, werk je vijf dagen per week op ons kantoor in het centrum van Rotterdam.

Ook de personeelsadministratie hoort bij je werk. Je hoeft geen HR-specialist te zijn, maar houdt gegevens op orde en onderhoudt contact met onze arbeidsrechtadvocaat. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie, zoals personeelsdossiers en gesprekken met collega’s. Daarom hoort een geheimhoudingsovereenkomst bij je arbeidsovereenkomst.

Wat je gaat doen

Het kantoor organiseren

• Kantoorbenodigdheden, boodschappen en apparatuur bestellen en zorgen dat vervanging op tijd geregeld is.
• Leveranciers, onderhoud en storingen coördineren, van de schoonmaak tot een printer die het niet doet.

De CEO ondersteunen

• Documenten scannen, digitaliseren en logisch archiveren.
• Reizen, hotels, vervoer, restaurants en afspraken boeken.
• Dagelijkse praktische taken oppakken en structuur aanbrengen in bestanden en terugkerende documenten.

Gasten ontvangen

• Gasten en klanten welkom heten, naar de juiste ruimte begeleiden, iets te drinken aanbieden en vergaderruimtes voorbereiden.

Lichte HR-taken verzorgen

• Personeelsgegevens en wijzigingen bijhouden in BambooHR of een vergelijkbaar systeem.
• Contact onderhouden met onze arbeidsrechtadvocaat en stukken voorbereiden.
• Gesprekken met collega’s, zoals functioneringsgesprekken, zorgvuldig notuleren.
• De praktische on- en offboarding regelen: toegang, apparatuur en een goede eerste werkdag.

Wat je meebrengt

Dit is belangrijk

• Minimaal twee jaar ervaring als office manager, (persoonlijk) assistent, officemedewerker of in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Uitstekend Engels, zowel mondeling als schriftelijk. Moedertaalniveau hoeft niet, maar je moet je uitstekend kunnen uitdrukken. Engels is de werktaal op kantoor: niet alle collega’s, gasten en leveranciers spreken Nederlands.
• Goed Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent een allrounder: je schakelt makkelijk tussen bestellingen, bezoekers en HR-dossiers, en vindt geen taak te klein.
• Je werkt zelfstandig en ziet wat er nodig is voordat iemand het vraagt.
• Je gaat discreet en betrouwbaar met vertrouwelijke informatie om.
• Je bent gastvrij en representatief. Voor bezoekers ben jij het eerste gezicht van Fannilla.
• Je maakt nauwkeurige notulen en onderscheidt duidelijk wat besproken is van wat daadwerkelijk is afgesproken.
• Je kunt vijf dagen per week op kantoor in Rotterdam werken.

Mooi meegenomen

• Ervaring met BambooHR of een vergelijkbaar HR-systeem.
• Ervaring bij een startup of klein bedrijf waarin je breed inzetbaar was.
• Ervaring met het opzetten van kantoorprocessen die er nog niet waren.
• Bekendheid met de creator economy of platformbedrijven.

Wanneer je het goed doet

• Het kantoor loopt: benodigdheden raken niet op en voor kapotte apparatuur is vervanging geregeld.
• Gasten worden meteen ontvangen en weten waar ze moeten zijn.
• De CEO hoeft geen tijd meer te besteden aan scannen, archiveren en boekingen.
• BambooHR is actueel en gesprekken met collega’s zijn binnen één werkdag vastgelegd.
• Na drie maanden pak je terugkerende taken zelfstandig op, zonder herinneringen van anderen.

Wat wij bieden

• Een brede functie met veel zelfstandigheid.
• Directe samenwerking met de CEO.
• Een kantoor in het centrum van Rotterdam.
• Een rol die meegroeit met het bedrijf. Als het team groeit, groeien ook het kantoor, de HR-taken en jouw verantwoordelijkheden mee.

Waarmee je werkt

Je gebruikt Microsoft 365, BambooHR of een vergelijkbaar systeem en Claude of een vergelijkbare tool. Zie je een slimmere manier van werken? Dan horen we jouw voorstel graag.

Goed om te weten

Fannilla is een techbedrijf. We bouwen en beheren een platform waarop creators hun werk aanbieden; we maken zelf geen content en zijn geen producent. Ons platform richt zich op de 18+ creator economy. Dat betekent dat je op kantoor en in documenten onderwerpen kunt tegenkomen die bij deze sector horen. Daar zijn we open over. Voel je je daar niet prettig bij, dan past deze rol niet bij je.