Office Manager & Operations Support

EnergySwap®; Rotterdam; Hybrid; EUR 33,000 - 45,000; Full time

Job summary

EnergySwap zoekt een gestructureerde Management Assistant & Front- en Backoffice Support voor een hybride rol in Rotterdam. Je ondersteunt de CEO als PA, beheert de office- en HR-administratie en zorgt voor een soepele front- en backoffice, inclusief klant- en partner-support.

Je werkt zelfstandig, proactief en nauwkeurig, met ervaring in CRM en automatiseringstools. Een paar jaar relevante ervaring in een startup/scale-up of energiediensten wordt gewaardeerd.

Qualifications

• Enige jaren ervaring in een vergelijkbare uitvoerende rol.
• Uitstekende communicatie in NL en Engels.
• Sterk in zelfstandig werken en prioriteiten stellen.
• Ervaring in startup/scale-up is een plus.

Responsibilities

• PA voor de CEO: agenda beheren en vergaderingen plannen.
• HR-administratie en onboarding van nieuwe collega's.
• Office management en dagelijkse operationele taken.
• Onboarding van partner-resellers en beheer CRM-pijplijn.
• Volgen van leads, contracten en sales afspraken.
• Ondersteuning sales team en klantenservice (seminaars/shows).
• Beheer klanten-ticketwachtrij en onboardingsstatus.
• Verwerking van betalingen en backoffice-activiteiten.
• Escaleren van complexe klantzaken naar hoger management.
• Signaleren van knelpunten en input leveren voor procesverbetering.

Skills

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Zelfstandigheid

Nederlands

Engels

Startup/scale-up ervaring

Tools

CRM-systemen

Automatiseringstools

Job description

Ben jij een gestructureerde doener die houdt van afwisseling, eigenaarschap neemt en floreert in een dynamische, snelgroeiende omgeving? Bij EnergySwap zoeken we een veelzijdig teamlid voor de rol van Management Assistant & Front- en Backoffice Support.

In deze hybride, uitvoerende rol verdeel je jouw tijd tussen het ondersteunen van onze CEO als Personal Assistant, het beheren en coördineren van de office- en HR-administratie, en het soepel laten draaien van onze front- en backoffice (van de dagelijkse klantondersteuning tot de administratieve opvolging van partner-resellers)

We hechten veel waarde aan proactiviteit, een nauwkeurige werkhouding en het vermogen om autonoom te werken.

Jouw belangrijkste verantwoordelijkheden

1. Executive & HR Support (PA voor de CEO)

• Fungeer als de vertrouwde rechterhand (PA) van de CEO: je pakt het agendabeheer op, plant strategische vergaderingen in en regelt ad-hoc prioriteiten.
• Neem de leiding over de interne HR-administratie: je bent verantwoordelijk voor de begeleiding van medewerkers, het contractbeheer en de ondersteuning bij de onboarding van nieuwe collega's.
• Behoud het overzicht over office management-taken om dagelijks te zorgen voor een vlotte en prettige werkomgeving.
• Wees het eerste aanspreekpunt voor onze partner-resellers: je zorgt voor hun onboarding, belt hen na over contracten en houdt de partner-pipeline nauwkeurig bij in ons CRM-systeem.
• Volg warme salesleads en contractondertekeningen op: je monitort de status via onze systemen en gaat actief achter ontbrekende gegevens aan (zoals ontbrekende kWh-standen of prijsverschillen).
• Plan sales afspraken in en verzorg de operationele opvolging voor het salesteam en hun support (waaronder organisatie seminars/shows).
• Beheer de Customer-ticketwachtrij: je bent het aanspreekpunt voor klanten en helpt hen praktisch op weg met vragen over de onboardingsstatus voor energiedelen en energiedeelgemeenschappen.
• Verwerking betalingen en administratie: je verwerkt betalingen en zorgt voor de nauwkeurige verwerking van dagelijkse administratieve stromen in de backoffice.
• Escaleer klantzaken: complexere of uitzonderlijke situaties signaleer je en zet je direct door naar de juiste collega, zoals de Head of Product Operations.
• Verbeter de klantflow: knelpunten en terugkerende uitzonderingen leg je vast en geef je terug als input voor procesverbetering.

Naar wie zijn we op zoek?

• Ervaring: Een paar jaar ervaring in een soortgelijke, veelzijdige en uitvoerende rol (bijv. Office Manager, Sales Support, Operations Support of Junior Operations Specialist). Ervaring in een startup/scale-up of de energiesector is een grote plus.
• Communicatie: Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels. Frans is een pluspunt. Je voelt je comfortabel in het contact met zakelijke partners en klanten.
• Zelfstandigheid: Je bent een gestructureerde doener. Je werkt zeer nauwkeurig, georganiseerd en kunt uitstekend zelfstandig prioriteiten stellen.
• Tech-driven: Je pikt nieuwe tools snel op. Ervaring met CRM- en automatiseringstools wordt zeer gewaardeerd.
• Beschikbaarheid: We zoeken iemand voor 24 tot 40 uur per week. Het exacte aantal uren bepalen we graag in overleg, afhankelijk van jouw beschikbaarheid, ervaring en de invulling van de functie. We vinden het belangrijk dat je bij voorkeur minimaal drie dagen per week beschikbaar bent, zodat je continuïteit kunt bieden in onze dagelijkse operatie.

Wat bieden wij?

• Een sleutelrol binnen een snelgroeiende organisatie die bijdraagt aan de energietransitie.
• Veel ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid.
• Een informele werkomgeving met korte lijnen.
• De mogelijkheid om processen verder te professionaliseren en mee te groeien met EnergySwap.
• €3.000 – €4.000 bruto per maand op basis van fulltime, afhankelijk van ervaring.