Office Manager / Management Assistant

Robert Vint; Utrecht; On-site; EUR 51,000 - 61,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB

Pensioenregeling

Job summary

Robert Vint zoekt een Office Manager / Management Assistant in Utrecht voor 32 of 40 uur per week. Je ondersteunt de CEO (en mogelijk de LT) bij dagelijkse planning en organisatie en zorgt ervoor dat het kantoor soepel en prettig functioneert.

Je beheert agenda’s, organiseert vergaderingen, ontvangt bezoekers en regelt praktische kantoorzaken in een Engelstalige omgeving. Ervaring in een ondersteunende functie en een servicegerichte, zelfstandige instelling zijn gewenst.

Qualifications

• Ervaring in een ondersteunende/administratieve/office-functie.
• Je kunt plannen en organiseren.
• Je behoudt overzicht en houdt meerdere taken tegelijk bij.
• Je communiceert makkelijk en professioneel.
• Je bent servicegericht en helpt collega’s en bezoekers.
• Je werkt zelfstandig en pakt zaken proactief op.
• Je laat nauwkeurig werken en hebt oog voor detail.
• Je staat open voor AI en nieuwe technologieën.
• Goede schriftelijke en mondelinge NL/EN-vaardigheden.

Responsibilities

• Ondersteunen van de CEO bij dagelijkse planning en organisatie.
• Beheren en bijhouden van de agenda van de CEO.
• Plannen van afspraken en vergaderingen.
• Uitnodigen van deelnemers en voorbereiden van afspraken.
• Organiseren van vergaderruimtes, lunches en bijeenkomsten.
• Ontvangen van bezoekers, klanten en relaties.
• Regelen van reizen, afspraken en evenementen.
• Bijhouden van actiepunten en opvolging.
• Zorgen voor kantoorbenodigdheden en netheid.
• Ondersteunen bij administratieve werkzaamheden.
• Meedenken over efficiëntere dagelijkse werkzaamheden.
• Werken met MS Office 365 en AI-tools.

Skills

Organisatie

Planningsvaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Zelfstandigheid

Klantgerichtheid

Nauwkeurigheid

AI-kennis

MS 365 vaardigheden

Tweetaligheid NL/EN

Education

Relevante opleiding

Tools

Microsoft 365

AI-tools

Job description

Voor onze klant in Utrecht zoeken we een Office Manager / Management Assistant voor 32 of 40 uur per week. In deze functie ondersteun je de CEO (en indien nodig de LT) bij de dagelijkse planning en organisatie en zorg je er daarnaast voor dat het kantoor soepel en prettig functioneert.

Je houdt agenda's en afspraken bij, organiseert vergaderingen, ontvangt bezoekers en regelt allerlei praktische zaken rondom het kantoor. We zoeken vooral iemand die georganiseerd, praktisch en zelfstandig is en het leuk vindt om dingen te regelen in een voornamelijk Engelstalige omgeving.

Bedrijf

De organisatie is actief in een internationale omgeving en combineert commerciële doelstellingen met een duidelijke maatschappelijke betrokkenheid. Er wordt veel waarde gehecht aan het leveren van een positieve bijdrage aan mens en maatschappij, zowel via de dienstverlening als door de manier waarop de organisatie samenwerkt en keuzes maakt.

Je werkzaamheden zijn onder andere:

• Ondersteunen van de CEO bij de dagelijkse planning en organisatie.
• Beheren en bijhouden van de agenda van de CEO.
• Plannen van afspraken en vergaderingen.
• Uitnodigen van deelnemers en zorgen dat afspraken goed voorbereid zijn.
• Organiseren van vergaderruimtes, lunches en andere bijeenkomsten.
• Ontvangen van bezoekers, klanten en zakelijke relaties.
• Regelen van praktische zaken rondom reizen, afspraken en evenementen.
• Bijhouden van actiepunten en zorgen dat afspraken worden opgevolgd.
• Zorgen dat kantoorbenodigdheden aanwezig zijn en het kantoor goed georganiseerd blijft.
• Contact onderhouden met leveranciers en andere externe partijen.
• Ondersteunen bij administratieve en organisatorische werkzaamheden.
• Meedenken over hoe we dagelijkse werkzaamheden slimmer en eenvoudiger kunnen organiseren.
• Werken met Microsoft 365 Office en andere digitale tools.
• Gebruikmaken van AI-tools om administratieve werkzaamheden efficiënter te maken.

Wie zoeken we?

We zoeken iemand die graag organiseert en regelt. Je vindt het prettig om overzicht te houden, schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en ziet zelf wat er moet gebeuren.

Je brengt mee:

• Ervaring in een ondersteunende, administratieve, office- of vergelijkbare functie.
• Je bent goed in plannen en organiseren.
• Je houdt overzicht en kunt verschillende afspraken en werkzaamheden tegelijk bijhouden.
• Je communiceert makkelijk en professioneel.
• Je bent servicegericht en vindt het leuk om collega's en bezoekers goed te helpen.
• Je werkt zelfstandig en pakt zaken proactief op.
• Je bent zorgvuldig en hebt oog voor detail.
• Je bent handig met Microsoft 365 en digitale tools.
• Je staat open voor nieuwe technologie en AI.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands en Engels.
• Een afgeronde opleiding is mooi meegenomen, maar voor ons zijn ervaring, organisatietalent en een praktische instelling belangrijker.

Wat bieden we?

Je komt terecht in een internationale organisatie met een duidelijke missie: om mensen te helpen zich te ontwikkelen, nieuwe vaardigheden op te doen en het beste uit zichzelf te halen.

Daarnaast bieden we:

• Salaris tot 5000,- per maand op basis van 40 uur per week, inclusief een Individueel Keuze Budget (IKB).
• Goede pensioenregeling.
• Een afwisselende functie voor 32/40 uur per week.
• Directe ondersteuning van de CEO.
• Een praktische functie met veel verschillende werkzaamheden.
• Een internationale en collegiale werkomgeving.