Junior Personal Assistant | 4 – 5 dagen | Amsterdam

ZIJ; Amsterdam; On-site; EUR 36,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

13e maand

8% vakantiegeld

Pensioenregeling

26,5 vakantiedagen

Reiskostenvergoeding OV

Thuiswerken na inwerkperiode

Ontbijt en lunch tegen betaling

Feestdagen ruilen

Sportactiviteiten en events

Job summary

ZIJ is op zoek naar een Junior Personal Assistant die 3 managers ondersteunt met agenda- en mailboxbeheer, en bovendien de administratie en processen op kantoor coördineert. Je werkt aan het plannen van afspraken, het declaratieproces en dossiers, en draagt bij aan een soepele informatieflow.

Een sterke focus op dienstverlening, organisatie en communicatie is essentieel voor succes in deze rol. De functie biedt ruimte voor hybride werken en een marktconform salaris met uitstekende secundaire

Qualifications

• Vaardigheden in dienstverlening en klantgerichte service.
• Sterke organisatie- en planningsvaardigheden.
• Goede communicatie en nauwkeurigheid in administratie.

Responsibilities

• Ondersteunen van 3 managers op dagelijkse basis.
• Plannen en organiseren van afspraken en meetings.
• Beheren van de mailbox en correspondentie.
• Coördineren van het declaratieproces en administratie van dossiers.
• Begeleiden van KYC-processen en benodigde taken oppakken.
• Meedenken over processen en samenwerking binnen het team.
• Organiseren van activiteiten en evenementen ter verbetering van de teamspirit.

Skills

Dienstverlening

Servicegerichtheid

Organisatie

Administratie

Communicatie

Tools

Microsoft Office

Job description

Functie: Junior Personal Assistant

De huidige PA heeft binnen het kantoor een mooie stap gemaakt en geeft het stokje graag aan jou over. Word jij de nieuwe PA van deze managers? Het is een leuke, veelzijdige rol waar ze uitkijken naar hun nieuwe PA.

Als Personal Assistant zorg jij dat de agenda’s van de managers kloppen, dat hun administratie op orde is en de mailbox goed georganiseerd is. Ze weten jou als Assistant te vinden, omdat ze weten dat jij het regelt. Hier weet jij goed prioriteiten te stellen; wat moet nu en wat kan later. Jouw to-do is goed gevuld en zeker overzichtelijk. Geen hoge stress, maar controle over het werk met een enkele keer wat meer drukte. Maar hier hoef je je geen zorgen te maken over structureel overwerk. Een goede werk/privébalans wordt goed in de gaten gehouden.

“Er is geen dag hetzelfde en als PA maak jij écht het verschil voor deze Managers!”

Jij krijgt als PA verschillende verantwoordelijkheden en bent de collega waar ze op kunnen rekenen als het gaat om de volgende werkzaamheden:

• Als PA ondersteuning bieden aan 3 Managers

• Plannen en organiseren van verschillende afspraken/meetings

• Beheren van de mailbox

• Coördineren van het declaratieproces

• Het KYC proces begeleiden en hier taken voor oppakken

• Administratie van de dossiers

• Controleren van verschillende documenten en eventuele aanpassingen verwerken

• Meedenken over de processen en samenwerkingen binnen het team

• Zorgen voor een goede teamspirit, o.a. door het organiseren van activiteiten en evenementen

De functie is te vervullen in 4 of 5 dagen (30 – 37,5 uur). Jouw werkdagen zijn in overleg goed bespreekbaar en thuiswerken is ook deels mogelijk. Het kantoor ligt direct bij station Amsterdam Zuid en is hierdoor heel goed bereikbaar met OV of fiets. Reis je liever met de auto, dan is parkeren ook mogelijk.

Over het kantoor

Dit kantoor heeft een goede combinatie van professionaliteit en gezelligheid. De mensen die hier werken, hebben plezier in hun werk en zijn toegewijd. Naast het werk is er volop ruimte voor ontspanning en sociale momenten. Zo worden er regelmatig leuke uitjes en kantoorfeesten georganiseerd. Er werkt een mix van jong en oud en iedereen respecteert elkaar en kan hier zichzelf zijn. Het is een kantoor waar aandacht is voor diversiteit en inclusiviteit.

Een advocatenkantoor dat aan de top van de markt staat waar een hechte club mensen met aandacht voor elkaar werken.

Je kunt hier als Personal Assistant echt een bijdrage leveren aan de ambitie en ontwikkeling van het kantoor. Het is een dynamische omgeving waar men op een informele manier met elkaar omgaat. Er is ruimte voor persoonlijke ontwikkeling waarvoor zij een breed aanbod van opleidingen bieden.

Wat breng jij mee als Personal Assistant

Het gaat om een Personal Assistant rol en géén juridisch secretaresse functie. Hierdoor is ervaring binnen de advocatuur dan ook geen vereiste. Je bent gewoonweg een goede Personal Assistant (of Management Assistant) die weet wat er wordt verwacht om iemand te ontlasten. Jouw vaardigheden liggen dan ook bij dienstverlening, servicegerichtheid, organisatie, administratie en communicatie.

Het is belangrijk dat je een goede beheersing hebt van de Nederlandse taal, ook is het belangrijk dat je een goede basisvaardigheid van de Engelse taal hebt. Ze zien graag dat je bekend bent met de verschillende Office programma’s en met het werken met digitale systemen, o.a. voor het bijhouden van administratie en processen.

Wat zij jou bieden als Junior Personal Assistant

Zij bieden jou graag een goed salaris, passend bij de werkervaring die jij meebrengt. Ook hebben zij voor alle medewerkers mooie secundaire arbeidsvoorwaarden.

• Een salaris afhankelijk van jouw ervaring, dit gaat tot circa € 4.000 bruto per maand op fulltime basis, met ruimte om te groeien en mooie stappen in jouw salaris te maken

• Een vaste dertiende maand en 8% vakantiegeld

• Een goede pensioenregeling

• 26,5 vakantiedagen op fulltime basis

• Volledige reiskostenvergoeding met het OV, en ook een vergoeding als je met de auto, lopend of met de fiets komt

• De mogelijkheid om na je inwerkperiode deels thuis te werken

• Gezond ontbijt en lunch op kantoor tegen een kleine vergoeding

• De mogelijkheid om feestdagen te ruilen voor dagen die voor jou persoonlijk belangrijk zijn

• Regelmatig leuke events en sportactiviteiten zoals padel, yoga, voetbal of hardlopen

ZIJ, dé specialist in office support.

Voor een baan waarin jouw werk wordt gezien, jouw inzet wordt gewaardeerd en waar je met plezier naartoe gaat. Daar gaan wij voor.

Over ZIJ

Bij ZIJ geloven we dat sterke organisaties draaien op goede ondersteuning. Daarom zijn wij sinds 2007 dé specialist in office support binnen o.a. de advocatuur, consultancy en zakelijke dienstverlening. Wij helpen talentvolle professionals, van secretaresses en assistants tot HR-, marketing-, financiële en billing supportprofessionals, bij het vinden van een werkplek waar zij echt tot hun recht komen.