Office Assistant | Parttime 24-32 uur | Amsterdam

ZIJ; Amsterdam; On-site; EUR 31,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

8% vakantiegeld

25 vakantiedagen + collectieve vrije-d

Reiskostenvergoeding

Pensioenregeling

Ruimte om te leren en je te entwickeln

Gezellige uitjes en activiteiten

Aandacht voor medewerker

Job summary

ZIJ zoekt een Office Assistant die als alround medewerker fungeert en als eerste gezicht functioneert voor huurders en bezoekers. Je verwelkomt gasten, spreekt hen aan en regelt de koffie en korte administratieve taken op kantoor.

Je ondersteunt ook postverwerking, vergaderruimtes en sleutelbeheer, en beheert mails en correspondentie. Een warme, nuchtere cultuur en een partly on-site werkplek in Amsterdam kenmerken de functie.

Qualifications

• Gasten verwelkomen en eerste aanspreekpunt zijn.
• Klantgericht en proactief in ondersteuning van huurders en interne partijen.
• Goede organisatorische vaardigheden en samenwerking in een hecht team.

Responsibilities

• Ontvangen van gasten en gasten naar afspraken begeleiden.
• Beantwoorden van telefoons, e-mails en kantoorverkeer.
• Beheren van postverkeer, vergaderruimtes en sleutelbeheer.
• Regelen van kantoorbestellingen en hospitality-voorzieningen.
• Ondersteunen van administratieve taken en correspondentie.

Skills

Hospitality

Klantenservice

Communicatie

Tools

Kantoorsoftware

Job description

In het kort:

• Veelzijdige rol waarin je onder andere het eerst aanspreekpunt bent

• Warme, platte vastgoedorganisatie met een grote maatschappelijke betrokkenheid

• Goede werk/privé balans

• 24-28-32 uur (werkdagen en parttime dagen in overleg bespreekbaar)
• Salarisindicatie € 2.800 tot 3.800 bruto per maand op fulltime basis

Functie: Office Assistant

Vastgoed maar dan net even anders. Deze organisatie is ontzettend maatschappelijk betrokken, de winst gaat naar een eigen stichting die goede doelen steunt. De passie voor vastgoed en de maatschappelijke betrokkenheid is voelbaar binnen het team. Geen snelle jongens/meiden in strakke pakken maar een warme en nuchtere cultuur.

Het gaat hier om een brede functie waarin je als manusje van alles fungeert. Bij deze organisatie zoeken ze iemand die energie krijgt van de taken van een Office Assistant. Als Office Assistant is het te woord staan van klanten jouw hoofdtaak. Dit kan zowel telefonisch, per email en op kantoor. Jij verwelkomt de gasten en begeleid ze naar hun afspraak, daar hoort natuurlijk ook een kopje koffie bij. Tevens zorg jij voor de kantoorbestellingen, houdt de vergaderruimtes op orde, draagt zorg voor de postverwerking en bent verantwoordelijk voor het sleutelbeheer. Dit laatste is een nauwkeurige en verantwoordelijke klus. Jij denkt mee en kijkt vooruit. Is er over een paar dagen een overdracht maar heb jij 2 sleutelbossen i.p.v. 3? Dan achterhaal je waar de laatste bos is, wellicht nog bij de aannemer, en je zorgt ervoor dat deze op tijd terug wordt gebracht. Naast de hospitality taken, biedt het meer, want een stukje administratie is ook een onderdeel in deze rol. Het verwerken van mail en post, correspondentie opstellen en uitsturen en overige werkzaamheden.

Als Office Assistant krijg je van alles mee, je weet wat er speelt. Deze positie is belangrijk voor de organisatie. Jij fungeert als schakel tussen de huurders en externe en interne partijen. Je bent dan ook het eerste gezicht bij binnenkomst en de eerste stem aan de telefoon.

Bedrijf

Deze vastgoedorganisatie onderscheidt zich doordat de opbrengsten naar een stichting gaan die aangesloten is bij de organisatie. Deze stichting zorgt ervoor dat het geld bij diverse goede doelen terechtkomt. Het is een bedrijf met een grote maatschappelijke betrokkenheid. Ze houden zich bezig met de verhuur van woningen en commerciële panden. Dit doen ze voornamelijk in Amsterdam. De organisatie telt ongeveer 40 medewerkers. Het prachtige authentieke pand maakt het plaatje compleet.

Cultuur

Het is een mooi bedrijf met een diversiteit aan medewerkers. Er heerst geen snelle jongens/meiden, strakke pakken cultuur, het is juist heel plat en nuchter. Dat iedereen de passie voor vastgoed deelt is voelbaar in de organisatie. Er wordt gewerkt als een team en de sfeer is heel open. Je mailt elkaar niet met een vraag maar loopt even bij elkaar binnen. Er wordt regelmatig iets met elkaar ondernomen, je mag hierbij aansluiten maar het hoeft niet.

Wat jij meebrengt als Office Assistant

Een groot gevoel voor hospitality is in deze functie heel waardevol. Een ander willen helpen, zorgen dat zaken goed geregeld zijn en dat iedereen zich welkom, gehoord en geholpen voelt. Daar heb jij graag een belangrijke bijdrage in. Ze zien graag dat jij dit in een andere functie al hebt gedaan, dit hoeft niet 1 op 1 deze functie te zijn, maar de werkzaamheden die deze rol als Office Assistant vraagt, herken je uit een eerdere/huidige functie die jij hebt.

Het is belangrijk dat jij de Nederlandse taal vloeiend beheerst en belangrijk dat jij je goed kunt redden in het Engels. Bij voorkeur ben je woonachtig in Amsterdam of omgeving. Deze functie vraagt om een werkdag tussen 8.15-17.00 uur. Je wil graag parttime werken. Voor hen is 3 dagen (24 uur) het beste passend, maar 4 dagen (32 uur) is bespreekbaar. Je werkt volledig op kantoor. Door hun centrale ligging in Amsterdam zijn ze goed bereikbaar met fiets en OV.

Salaris en overige voorwaarden

Het salaris dat ze voor jou als Office Assistant bieden ligt tussen € 2.800 en € 3.800 bruto per maand gebaseerd op een fulltime werkweek. Zij zullen hier kijken naar de ervaring die je meebrengt. Daarnaast bieden ze deze mooie voorwaarden:

• 8% vakantiegeld
• 25 vakantiedagen + een collectieve vrije dag
• reiskostenvergoeding
• pensioenregeling
• ruimte om te leren en je te ontwikkelen
• gezellige uitjes en activiteiten
• aandacht voor jou als medewerker en vooral als mens

Interesse

Heb je interesse in deze vacature van Office Assistant of wil je meer weten? Stuur dan een mail naar [e-mail] of bel naar Ellen Schelvis-Blom van ZIJ op telefoonnummer 020 6888 499. We ontvangen graag jouw CV. Heb je nog geen up-to-date CV, is dat geen probleem, dat kan altijd later. We vinden het leuk te horen waarom deze vacature jou aanspreekt!

Binnen één week ontvang je een reactie op jouw mail. Dit kan zowel telefonisch als via mail gebeuren (houd hiervoor ook jouw spam in de gaten).

ZIJ, dé specialist in office support.

Voor een baan waarin jouw werk wordt gezien, jouw inzet wordt gewaardeerd en waar je met plezier naartoe gaat. Daar gaan wij voor.

Over ZIJ

Bij ZIJ geloven we dat sterke organisaties draaien op goede ondersteuning. Daarom zijn wij sinds 2007 dé specialist in office support binnen o.a. de advocatuur, consultancy en zakelijke dienstverlening. Wij helpen talentvolle professionals, van secretaresses en assistants tot HR-, marketing-, financiële en billing supportprofessionals, bij het vinden van een werkplek waar zij echt tot hun recht komen.

Voor bovenstaand bedrijf nemen wij de voorselectie van de juiste kandidaat uit handen. Kijk gerust eens op onze site www.zijmaakthetverschil.nl voor meer informatie over ZIJ. Je kunt ons ook volgen via LinkedIn, Instagram en Facebook om op de hoogte te blijven omtrent de laatste vacatures en updates.