Office Manager bij St. Kunstinstituut Melly

Banenbingo; Rotterdam; On-site; EUR 32,000 - 35,000; Part time

Benefits offered by this job

25 vakantiedagen

Pensioenregeling

8% vakantietoeslag

Ontwikkelingskansen

Job summary

Kunstinstituut Melly zoekt een Office Manager in Rotterdam om de dagelijkse kantooractiviteiten en evenementen te ondersteunen. Je werkt achter de schermen, organiseert kantoorbenodigdheden en logistiek voor tentoonstellingen en biedt administratieve ondersteuning.

De rol vereist flexibiliteit, precisie en servicegerichtheid. Het betreft 16–20 uur per week met een contract van één jaar en een uitstekende pensioenregeling en vakantietoeslag.

Qualifications

• Ervaren in administratief werk met sterke organisatorische vaardigheden
• Vloeiend Nederlands en Engels
• Klantgericht en servicegericht handelen

Responsibilities

• Coördineren van dagelijkse kantooractiviteiten en gezamenlijke werkruimtes
• Beheren van kantoor– en cateringlogistiek tijdens evenementen
• Beheren van kantoor e-mail, post en doorsturen naar juiste collega’s
• Ondersteunen bij administratieve taken zoals facturen, rapportages en budgetbeheer
• Voorbereiden en opvolgen van ruimteverhuur en evenementenplanning
• Beheren van bezoekersregistratie en administratieve systemen
• Zorgen voor een gastvrije en goed georganiseerde werkomgeving
• Identificeren van verbeterpunten in kantoorprocedures en processen

Skills

Organisatievermogen

Multitasken

Proactief

Klantgericht

Tools

Microsoft Office

Digitale administratiesystemen

Job description

Als Office Manager draag je bij aan de soepele afwikkeling van onze dagelijkse kantooractiviteiten en onze (verhuur)evenementen. Je werkt graag achter de schermen en zorgt ervoor dat alles goed georganiseerd is, van het beheren van kantoorbenodigdheden tot het voorbereiden van de logistiek voor evenementen en het ondersteunen van collega’s in de hele organisatie.

In nauwe samenwerking met de Community Relations & Operations Manager, de Hospitality Coordinator, de Financial Controller en andere teams help je mee aan het creëren van een professionele, gastvrije en efficiënte werkomgeving.

Kantoorbeheer en administratie

• Coördineren van de dagelijkse gang van zaken op kantoor en in de gedeelde werkruimtes, waarbij je zorgt voor een gastvrije en goed georganiseerde werkomgeving;
• Beheer de algemene kantoor-e-mail, inkomende en uitgaande post, en stuur vragen door naar de juiste collega’s;
• Bestel en beheer kantine- en kantoorbenodigdheden;
• Coördineren van de catering en praktische zaken tijdens de opbouw van tentoonstellingen;
• Beheer van belangrijke administratieve taken, kantoorlogistiek en ondersteuning bij veiligheidsprocedures;
• Beheer van bezoekersgegevens en andere administratieve systemen;
• Assisteren bij de verwerking van facturen, rapportages en budgetbeheer;
• Beantwoorden van algemene vragen en verlenen van administratieve ondersteuning binnen de hele organisatie;
• Mogelijkheden identificeren om kantoorprocedures en administratieve werkprocessen te verbeteren.
• Ondersteuning bieden bij de voorbereiding, uitvoering en opvolging van ruimteverhuur;
• Coördineren van de evenementplanning, tijdschema’s en productiedocumenten;
• Coördineren van catering, technische vereisten en andere logistieke aspecten van evenementen;
• Hulp bij het organiseren van leveranciers en externe dienstverleners;
• Verwerken van evenementgerelateerde administratie, waaronder reserveringen en facturering;
• Ervoor zorgen dat evenementenruimtes uitnodigend, toegankelijk en klaar zijn voor bezoekers.
• Georganiseerd, servicegericht en betrouwbaar;
• Je haalt energie uit het werken in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is;
• Je kunt moeiteloos meerdere prioriteiten tegelijk beheren, met behoud van nauwkeurigheid en oog voor detail;
• Proactief, praktisch ingesteld en in staat om zelfstandig initiatief te nemen;
• Ervaren in administratief werk, met sterke organisatorische vaardigheden;
• Ervaren met Microsoft Office en digitale administratiesystemen;
• Vloeiend in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk;
• Interesse in hedendaagse kunst en cultuur;
• Woonachtig in Rotterdam of omgeving.
• Een werkweek van 16-20 uur;
• Een contract voor één jaar, met de mogelijkheid tot verlenging;
• Salaris volgens de richtlijnen van De Zaak Nu voor functie- en salarisstructuren in instellingen voor beeldende kunst, tussen € 2824 en € 3100, en 8% vakantietoeslag;
• 25 vakantiedagen (op basis van een fulltime dienstverband van 38 uur);
• Een goede pensioenregeling;
• Ruimte voor je ideeën, ontwikkeling en groei;
• Een inspirerende werkplek in een informele werkomgeving in de altijd levendige Witte de Withstraat, en last but not least: geweldige collega’s.

Wanneer je onze nieuwe collega wordt, vragen we je om een Verklaring van Goed Gedrag (VOG).

Kunstinstituut Melly onderschrijft de Governance Code voor Cultuur, de Fair Practice Code en de Code voor Culturele Diversiteit en Inclusie.