Office Manager

Galjema Detachering; Zoetermeer; On-site; EUR 32,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

31 vakantiedagen

Reiskostenvergoeding

Netto onkostenvergoeding

Winstuitkering bij vast dienstverband

Job summary

Vintis zoekt een Office Manager die de organisatorische spil van het bedrijf wordt. Je ondersteunt directie en team bij administratieve, secretariële, projectmatige en facilitaire taken.

Met jouw structuur en proactieve houding blijven projecten scherp en het kantoor aangenaam om te werken. Je werkt zelfstandig, schakelt vlot met collega's en beheert processen zodat iedereen zich kan richten op verduurzamingsprojecten.

Qualifications

• Een mbo-opleiding met hbo-werk- en denkniveau richting Office Management/Administratie of HRM.
• Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie binnen het MKB.
• Ervaring met Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint).
• Ervaring met Simplicate of vergelijkbare CRM-/projectsoftware.

Responsibilities

• Ondersteunen van directie en collega's in dagelijkse organisatorische en secretariële taken.
• Beheren en structureren van administratie, offertes en aanbestedingen.
• Bewaken van deadlines en zorgen dat projecten administratief volledig en actueel zijn.
• Controleren van contracten, presentaties en projectdocumentatie.
• Onderhouden van contacten met opdrachtgevers, leveranciers en partners.
• Helpen bij HR-taken zoals onboarding, personeelsadministratie en interne communicatie.

Skills

Office management

Administratie

HRM

Education

MBO-opleiding met HBO-werk- en denkniveau richting Office Management/Administratie/HRM

Tools

Simplicate

Microsoft 365

Job description

Vintis is een onafhankelijk installatietechnisch adviesbureau voor gebouw- en gebruikersinstallaties.

Wat Vintis onderscheidt?Waar sommige bureaus snel naar technische stapeling gaan, zoekt Vintis juist naar slimme en doordachte oplossingen. Niet meteen gaan ontwerpen, maar eerst kijken: wat heeft dit gebouw écht nodig?

Wij ontwerpen duurzame, gezonde en betaalbare gebouwen waarin techniek precies doet wat nodig is — niet meer, niet minder. Vanaf de eerste schets denken we mee met opdrachtgevers, architecten en bouwteams. Zo komen we tot slimme installatieconcepten die comfort verhogen, energie besparen en ook in uitvoering en exploitatie overeind blijven.

Projectleider Cedric: "Ik werk hier graag door de verduurzamingsprojecten (o.a. GACS) en de brede betrokkenheid: van tender tot nazorg, met veel ruimte om meerdere rollen op te pakken."

Integraal adviseur Roger: "Ik krijg hier de vrijheid om mijn werk zelf vorm te geven en echt impact te maken — dat maakt dat ik elke dag met plezier naar mijn werk ga."

Vintis gelooft in talentontwikkeling. We zetten onze mensen in op het gebied waar hun kracht ligt. Dit merken onze opdrachtgevers tijdens projecten: onze mensen werken effectief en met plezier.

Vintis is gevestigd in een modern kantoor in Zoetermeer, welke goed bereikbaar is met de auto, bus en de trein. Kom je met de auto, dan is er voldoende gratis parkeergelegenheid.

Functiebeschrijving

Jij houdt het team draaiende

Waar de adviseurs en projectleiders van Vintis zich richten op het verduurzamen van gebouwen, zorg jij ervoor dat de organisatie erachter soepel blijft functioneren. Jij bent het vaste aanspreekpunt voor alles wat met kantoororganisatie, administratie, planning en communicatie te maken heeft. Dankzij jouw structuur, overzicht en proactieve houding kunnen collega's zich volledig richten op hun projecten — en blijft het kantoor een plek waar iedereen prettig werkt.

Jouw rol binnen Vintis

Als Office Manager ben jij de organisatorische spil van het bedrijf. Je ondersteunt de directie en het team bij uiteenlopende werkzaamheden: administratief, secretarieel, projectmatig en facilitair. Je werkt zelfstandig, schakelt makkelijk met collega's en zorgt dat processen helder, efficiënt en goed georganiseerd blijven.

Wat je gaat doen

• Je ondersteunt de directie en collega's in dagelijkse organisatorische en secretariële taken.
• Je beheert en structureert administratie, offertes en aanbestedingen (o.a. in Simplicate).
• Je bewaakt deadlines en zorgt dat projecten administratief volledig en actueel zijn.
• Je controleert contracten, presentaties en projectdocumentatie.
• Je onderhoudt contact met opdrachtgevers, leveranciers en partners.
• Je helpt bij HR‑taken zoals onboarding, personeelsadministratie en interne communicatie.

Hiernaast zorg je voor een representatieve werkomgeving en ontvangt gasten op een gastvrije manier.

Functie-eisen

• Een mbo‑opleiding met hbo‑werk‑ en denkniveau, bij voorkeur richting Office Management, Administratie of HRM.
• Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie binnen het MKB.
• Ervaring met Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint).
• Ervaring met Simplicate of vergelijkbare CRM-/projectsoftware.

Hiernaast vinden wij het belangrijk dat je:

• gestructureerd, nauwkeurig werkt. en overzicht houdt.
• heldercommuniceert, snel schakelt en digitaal vaardig bent.
• 24 uur per week beschikbaar bent in Zoetermeer.

Arbeidsvoorwaarden

• Een zelfstandige functie waarin je je eigen domein beheert en ruimte hebt om initiatieven te nemen.
• Een hecht team dat waarde hecht aan samenwerking, plezier en een goede werksfeer.
• Mogelijkheden om processen te verbeteren en je vakkennis te verdiepen.
• Een organisatie die werkt aan duurzame, gezonde en toekomstbestendige gebouwen — jouw werk draagt daar direct aan bij.
• Marktconform salaris tussen € 2.900 – € 4.500 o.b.v. fulltime en afhankelijk van ervaring.
• 31 vakantiedagen (fulltime).
• Reiskostenvergoeding en netto onkostenvergoeding.
• Winstuitkering bij een vast dienstverband.