Office & Facility manager/Directieondersteuner | Mulier Instituut

Sport Knowhow XL; Utrecht; On-site; EUR 43,000 - 59,000; Full time

Benefits offered by this job

Laptop en telefoon

Pensioenregeling

24 vakantiedagen (fulltime)

Reiskostenvergoeding

Leasefietsregeling

Opleidingen en trainingen

Job summary

Het Mulier Instituut zoekt een Office & Facility Manager die alle kantoorprocessen strak regelt en directie-ondersteuning biedt in een informele, sportgerelateerde omgeving waar maatschappelijke relevantie centraal staat.

Je werkt 4 tot 5 dagen op ons kantoor met uitzicht op het veld van de Galgenwaard, bewaakt agenda’s en contacten met leveranciers, en levert een proactieve bijdrage aan verbeterprojecten en een nette, professionele werkomgeving.

Qualifications

• Minimaal HBO-niveau met relevante ervaring in facility/officemanagement.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Sterke organisatorische en proactieve werkhouding.
• Zeer nauwkeurig en met aandacht voor details.

Responsibilities

• Coördineren en uitvoeren van secretariële werkzaamheden.
• Beheren van bedrijfsmiddelen en telefonie.
• Onderhouden van contacten met externe leveranciers en contractbeheer.
• Coördineren van schoonmaak en zorgen voor een nette uitstraling van het pand.
• Organiseren van interne evenementen en bijeenkomsten (zoals kerstlunch en personeelsdag).
• Inkopen van kantoorbenodigdheden en boodschappen.
• Eerste aanspreekpunt zijn voor praktische ICT-vragen en afstemming met ICT-leverancier.

Skills

Organisatievermogen

Proactief

Communicatief

Detailgericht

Discreet

Education

HBO-werk- en denkniveau

Job description

Ben jij een organisatorisch talent dat energie krijgt van een goed draaiend kantoor, het ondersteunen van directie en management en het verbeteren van facilitaire processen? En word je enthousiast van werken in een informele omgeving waar we sportonderzoek doen voor beleid en samenleving? Dan ben jij de nieuwe collega die we zoeken!

Wat ga je doen?

De functie is veelzijdig. Als Office & facility manager ben je verantwoordelijk voor het secretariaat en het beheer van ons kantoorpand en de facilitaire voorzieningen. Als Directieondersteuner ondersteun je de directie, het managementteam (MT), de Raad van Toezicht (RvT) en de Ondernemingsraad (OR).

Je besteedt ongeveer 50% van je tijd aan officemanagement, 25% aan facilitair management en 25% aan directieondersteuning.

Als Office & facility manager doe je onder andere het volgende:

• de werkzaamheden op het secretariaat coördineren en uitvoeren;
• bedrijfsmiddelen en telefonie beheren;
• contacten onderhouden met externe leveranciers en contractbeheer;
• de schoonmaak coördineren en zorgen voor een nette uitstraling van het pand;
• (interne) evenementen en bijeenkomsten organiseren, zoals de kerstlunch en personeelsdag;
• inkoop van boodschappen en kantoorartikelen;
• eerste aanspreekpunt zijn voor collega’s bij praktische ICT-vragen en afstemming met onze externe ICT-leverancier.

Als Directieondersteuner Zijn Je Werkzaamheden Onder Andere

• de agenda en mailbox van de directeur beheren;
• vlieg- en treinreizen boeken en restaurant- en hotelreserveringen plaatsen;
• vergaderingen van het MT, de RvT en de OR voorbereiden en notuleren;
• de actiepuntenlijsten bewaken.

Naast de dagelijkse werkzaamheden krijg je ruimte om verbeterprojecten op te pakken en processen slimmer en efficiënter in te richten.

Wat vragen wij?

We zoeken iemand die energie krijgt van de veelzijdigheid van deze functie en het office- en facilitair management stevig neerzet. Iemand die de spil wil worden van ons instituut en de directie optimaal ondersteunt en ontzorgt. Je werkt 4 tot 5 dagen vanuit ons mooie kantoor met uitzicht op het veld van de Galgenwaard.

Je Hebt

• hbo-werk- en denkniveau, opgedaan via een opleiding en/of relevante werkervaring in de richting van facility/officemanagement of een vergelijkbare richting (bijvoorbeeld Schoevers);
• minimaal drie jaar werkervaring in een soortgelijke gecombineerde rol;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.

Je Bent

• organisatorisch sterk en proactief: je krijgt energie van zelf regie nemen en dingen ten uitvoer brengen;
• resultaatgericht, met aandacht voor details;
• communicatief vaardig op alle niveaus, van directie tot leveranciers;
• discreet en integer.

Wat bieden wij?

Bij het Mulier Instituut werk je in een betrokken en nieuwsgierige onderzoeksomgeving waar maatschappelijke relevantie centraal staat. We bieden een interessante functie in een open en actieve organisatie met een prettig werkklimaat. Je krijgt een centrale rol binnen een organisatie die met onafhankelijk onderzoek bijdraagt aan een sportiever en gezonder Nederland.

Het Mulier Instituut kent een 37,5-urige werkweek. We hanteren de salarisschalen van de CAO Nederlandse Universiteiten, maar hebben een eigen personeelsregeling. De functie is ingeschaald in schaal 9 (€3.873,- tot €5.264,-).

Verder Krijg Je

• een laptop en telefoon;
• een pensioenregeling;
• 24 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband;
• de mogelijkheid om (interne) opleidingen en trainingen te volgen;
• een volledige reiskostenvergoeding;
• een tijd-voor-tijdregeling en verlofspaarregeling;
• een leasefietsregeling;
• leuke (sportieve) informele activiteiten.

Wie zijn wij?

Het Mulier Instituut verricht sportonderzoek voor beleid en de samenleving. Opdrachtgevers zijn vooral maatschappelijke organisaties, overheden en sportorganisaties. Bij ons instituut werken zo’n 70 collega’s met een passie voor sport, bewegen en gezondheid. Binnen onze organisatie is de voertaal Nederlands. Kijk voor meer informatie op mulierinstituut.nl.

Bij het Mulier Instituut vinden we het belangrijk dat iedereen zich thuis voelt. We streven naar een zo inclusief mogelijke werkcultuur, met oog voor gelijkheid en het voorkomen en tegengaan van uitsluiting. We hechten waarde aan (het vergroten van) diversiteit binnen de organisatie met verschillende etnische/culturele achtergronden, geloofs- en levensovertuigingen, inzetbaarheid, genders en seksuele voorkeuren.

We vinden dat een diverse organisatie ons een zo optimaal mogelijk perspectief geeft op onderzoeksvragen rondom sport en bewegen. Daarom nodigen wij nadrukkelijk ook kandidaten uit om te solliciteren die hieraan een bijdrage kunnen leveren vanuit etnische/culturele/religieuze minderheden, vanuit ervaringsdeskundigheid met (chronische) ziekte/beperking of vanuit de lhbtiq+-gemeenschap.

Enthousiast geworden?

Voor vragen over de functie kun je terecht bij David Rappange, interim hoofd Bedrijfsvoering. We sluiten de vacature zodra de juiste kandidaat is gevonden.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.