Office Coördinator

Sogelink Nederland; Utrecht; Hybrid; EUR 24,000 - 34,000; Part time

Benefits offered by this job

Bonusregeling

28 vakantiedagen

Kantoor Utrecht

Thuiswerken 1 dag per week

Laptop en telefoon

Sogelink Academy

Job summary

Sogelink Netherlands zoekt een Office Coördinator (60%) die zorgt voor een professionele en gastvrije werkomgeving voor ongeveer 150 collega’s in Utrecht. Je rapporteert aan de Office Manager en werkt aan office management, facilitaire dienstverlening en administratieve ondersteuning.

De rol is tijdelijk parttime tot 31 december 2026, met voorkeur voor ochtendlijke spreiding. Je werkt nauw samen met collega’s en externe partners en draagt bij aan een optimale medewerkerservaring.

Qualifications

• Ervaring in office management of facilities is vereist.
• Goede organisatorische vaardigheden en prioriteitenbewustzijn.
• Proactieve en zelfstandige houding.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels.
• Ervaring met wagenparkbeheer en zakelijke reizen is een pre.

Responsibilities

• Coördineren van dagelijkse frontoffice- en office managementactiviteiten.
• Aanspreekpunt voor collega's, bezoekers en leveranciers.
• Beheren van facilitaire diensten en leveranciersrelaties.
• Ondersteunen bij administratieve processen en kantoororganisatie.
• Coördineren van wagenpark en communicatie met leasepartners.
• Organiseren van zakelijke reizen.
• Signaleren van verbeterkansen in operationele processen.
• Zorgen voor een veilige en representatieve werkomgeving.

Skills

Office ondersteuning

Organisatie

Communicatie

NL en EN

Tools

MS Office

Planningssoftware

Job description

Wil jij een zichtbare en impactvolle rol spelen binnen een internationale organisatie?

Bij Sogelink Netherlands zoeken we een Office Coördinator (60%) die ervoor zorgt dat onze collega's iedere dag kunnen werken in een professionele, goed georganiseerde en gastvrije omgeving.

In deze functie ben je het centrale aanspreekpunt voor uiteenlopende office- en facilitaire processen. Je werkt nauw samen met collega's, leveranciers en externe partners en draagt direct bij aan een optimale medewerkerservaring voor onze circa 150 collega's in Utrecht.

Je rapporteert aan de Office Manager en ondersteunt onder andere op het gebied van office management, facilitaire dienstverlening, administratieve ondersteuning, wagenparkbeheer en zakelijke reizen.

Dit betreft een tijdelijke parttime functie (60%) tot en met 31 december 2026. De voorkeur gaat uit naar een spreiding van de uren over de ochtenden gedurende de week.

Als Office Coördinator zorg je ervoor dat onze dagelijkse kantooractiviteiten soepel verlopen en dat collega's optimaal ondersteund worden.

Je verantwoordelijkheden omvatten onder andere:

• Coördineren van de dagelijkse front office- en office managementactiviteiten.
• Aanspreekpunt zijn voor collega's, bezoekers en leveranciers.
• Beheren en opvolgen van facilitaire diensten en leveranciersrelaties.
• Ondersteunen bij administratieve processen en algemene kantoororganisatie.
• Coördineren van het wagenpark en contact onderhouden met lease- en mobiliteitspartners.
• Organiseren en ondersteunen van zakelijke reizen.
• Signaleren van verbeterkansen binnen operationele processen en meedenken over efficiëntere werkwijzen.
• Zorgdragen voor een veilige, representatieve en goed georganiseerde werkomgeving.

Wie zoeken we?

Wij zoeken een georganiseerde en servicegerichte professional die energie haalt uit het ondersteunen van collega's en het coördineren van uiteenlopende operationele activiteiten.

Je brengt idealiter het volgende mee:

• Ervaring binnen office management, workplace services, facilitaire dienstverlening of een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Sterke organisatorische vaardigheden en een goed gevoel voor prioriteiten.
• Een proactieve en zelfstandige werkhouding.
• Goede communicatieve vaardigheden.
• Professionele beheersing van zowel de Nederlandse als Engelse taal.
• Ervaring met wagenparkbeheer.
• Ervaring met het organiseren van zakelijke reizen.
• Ervaring in een internationale of groeiende organisatie.

Voldoe je niet aan alle punten, maar herken je jezelf sterk in deze functie? Dan nodigen we je alsnog uit om te solliciteren.

Waarom deze functie interessant is

• Je krijgt veel autonomie en verantwoordelijkheid in je dagelijkse werk.
• Je hebt directe impact op de werkervaring van circa 150 collega's.
• Je vervult een zichtbare rol binnen de organisatie en werkt samen met verschillende teams.
• Je krijgt ruimte om processen te verbeteren en initiatieven te nemen.
• Je combineert inhoudelijke verantwoordelijkheid met een gezonde werk-privébalans dankzij het parttime karakter van de functie.

Wat bieden wij?

• Een marktconform salaris passend bij jouw ervaring.
• Een bonusregeling.
• 28 vakantiedagen op fulltime basis, met de mogelijkheid om extra dagen bij te kopen.
• Een rol waarbij je voornamelijk aanwezig bent op ons kantoor in Utrecht om collega's optimaal te ondersteunen. Daarnaast bieden we de mogelijkheid om één dag per week vanuit huis te werken (niet op vrijdag).
• Laptop en mobiele telefoon.
• Groei via de Sogelink Academy: toegang tot de e-learningplatformen LinkedIn Learning en Udemy
• Een betrokken, informele organisatie met korte lijnen en veel ruimte voor eigen initiatief.

Over Sogelink

Sogelink Netherlands combineert techniek en praktijk om het werk in de buitenruimte eenvoudiger, veiliger en efficiënter te maken – van ontwerp tot beheer.

Ons hoofdkantoor in Utrecht telt 150 professionals die duurzame oplossingen ontwikkelen voor bovengrondse en ondergrondse projecten. Met onze software en maatwerkoplossingen helpen we klanten slimme, veilige en duurzame keuzes te maken en werkprocessen te optimaliseren.

Bij Sogelink werk je in een betrokken team met korte lijnen, ruimte voor initiatief en de vrijheid om impact te maken op jouw manier. Hier voelt werk snel als thuiskomen.

Ben jij de Office Coördinator die graag het verschil maakt voor collega's en de dagelijkse organisatie van ons kantoor?