Medewerker secretariaat

Werken voor Cultuur; Amsterdam; À distance; EUR 32 000 - 45 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Salarisschaal 7 CAO Gemeente

Reiskostenvergoeding

Pensioenregeling

Eindejaarsuitkering

Ontwikkelingsmogelijkheden

Open en informele werksfeer

Résumé du poste

Amsterdams Fonds voor de Kunst (AFK) zoekt een medewerker secretariaat om secretariële, administratieve en praktische ondersteuning te bieden aan de interne organisatie. Je bent eerste aanspreekpunt en bewaakt bereikbaarheid, agendabeheer en notulatie.

Je werkt in een team van drie collega's onder de Manager Servicebureau en ondersteunt HR- en archivalewerk. Woonachtig in/om Amsterdam en bereid dagelijks op kantoor te werken, je werkt nauw samen met leveranciers en organisatie van evenementen.

Qualifications

• Minimaal secretariële ervaring en ervaring met officemanagement
• HR-ondersteuningervaring is een plus
• Je beheert complex agendabeleid en ondersteunt planning en archivering
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatie in Nederlands en Engels

Responsabilités

• Beheren van de agenda van de directeur-bestuurder en ondersteunen bij planning en organisatorische werkzaamheden
• Notuleren en ondersteunen bij bijeenkomsten en gesprekken
• Eerste aanspreekpunt voor aanvragers per telefoon en e-mail (verwerking van vragen of doorverwijzing)
• Ondersteunen bij HR-gerelateerde administratieve taken en personeelsadministratie
• Beheren kantoor- en keukenvoorraad, catering en materialen voor events
• Ondersteunen bij interne en externe bijeenkomsten en archief/ digitaal aanvraagproces

Connaissances

Secretariële ervaring

Officemanagement

HR-ondersteuning

Agendabeheer

Communicatieve vaardigheden

Nederlands en Engels (vloeiend)

Formation

MBO 4 werk- en denkniveau of hoger

Outils

Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Teams)

Description du poste

Zorg voor secretariële, administratieve en praktische ondersteuning bij het fonds van en voor culturele wereldstad Amsterdam.

Het Amsterdams Fonds voor de Kunst (AFK) zoekt een medewerker secretariaat. Heb jij ervaring met secretariële werkzaamheden, officemanagement en HR ondersteuning? Kun jij goed plannen, complexe agenda’s beheren en overzicht houden? Krijg je energie van veel contact met mensen en een dynamische werkomgeving? Dan zijn we op zoek naar jou.

Als medewerker secretariaat ben je het eerste aanspreekpunt van de organisatie en verantwoordelijk voor een goede bereikbaarheid van het AFK. Daarnaast zorg je voor de secretariële, administratieve en praktische ondersteuning van de interne organisatie. Je zorgt voor een goed geregelde werkomgeving en een prettige en professionele eerste ontvangst van bezoekers en andere gasten van het AFK.

Wie zijn wij?

Het AFK is het fonds van en voor culturele wereldstad Amsterdam. Vanuit onze missie 'Fantastische kunst voor alle Amsterdammers', dragen we bij aan een stad waar iedereen de kans heeft kunst te beoefenen of ervaren. Daarom ondersteunen we alle kunstvormen in ieder stadsdeel en in elke wijk. We zijn er voor gevestigde organisaties, voor nieuwe kunstenaars en culturele pioniers, tot aan alle randen van de stad. De veelheid aan stakeholders en activiteiten maakt van het AFK een dynamische organisatie midden in de samenleving, waar veel verschillende kunstvormen samenkomen.

Als medewerker secretariaat werk je samen met drie andere collega’s binnen het Servicebureau, onder leiding van de Manager Servicebureau. Dit team ondersteunt de hele organisatie als het gaat om bereikbaarheid, contact met aanvragers, organisatie en plannen van kleine en grotere (interne) bijeenkomsten, archivering en het digitale aanvraagproces.

Jij beheert de agenda van de directeur-bestuurder en ondersteunt haar met agendabeheer, planning en organisatorische werkzaamheden. Daarnaast ben je, samen met collega’s van het Servicebureau, het eerste aanspreekpunt voor aanvragers per telefoon en e-mail. Dit betekent dat je vragen over het aanvraagproces afhandelt of eventueel doorzet naar de betreffende afdeling. Je ondersteunt bij gesprekken en bijeenkomsten, bijvoorbeeld door te notuleren.

Naast de administratieve ondersteuning van de directeur-bestuurder, beheer je in samenwerking met de HR-adviseur een deel van de personeelsadministratie. Ook zorg je voor de administratie van bezwaarzaken die het AFK af en toe ontvangt. Je bewaakt termijnen, verwerkt bezwaren tijdig, onderhoudt contacten met de bezwaarcommissie en verzorgt de benodigde documenten voor hoorzittingen.

Je draagt bij aan het reilen en zeilen van de interne organisatie. Je beheert bijvoorbeeld de agenda van het kantoor, houdt de kantoor- en keukenvoorraad bij en zorgt deze op tijd wordt aangevuld. Je onderhoudt contact met leveranciers en ondersteunt bij het plannen en begeleiden van interne en externe bijeenkomsten. Daarbij regel je onder andere de catering en materialen voor events.

Wie zoeken wij?

Wij zoeken iemand bij wie service verlenen in het dna zit, die proactief en zelfstandig is en een specialist is in organiseren. Je kunt je goed verplaatsen in een ander, je hebt een positieve en representatieve uitstraling en je bent aanspreekbaar en toegankelijk. Je bent je bewust van je rol en van het belang daarvan voor de organisatie.

• Je houdt ervan dat geen dag hetzelfde is en kunt goed omgaan met veranderende prioriteiten.
• Je bent nieuwsgierig, maakt je nieuwe systemen en werkwijzen makkelijk eigen en staat open voor feedback en ontwikkeling.
• Onze voorkeur gaat uit naar iemand met MBO 4 werk- en denkniveau of hoger, met aantoonbare ervaring en affiniteit met (complex) agendabeheer en administratieve en/of secretariële werkzaamheden.
• Je bent communicatief sterk: je spreekt vloeiend Nederlands en goed Engels, en kunt goed schrijven in beide talen. De schrijftaken zijn onder andere het opstellen van e-mails en conceptbrieven en het geven van algemene informatie over het fonds.
• Je herkent wat aanvragers nodig hebben en weet wanneer je een vraag zelf kunt beantwoorden of wanneer je een collega inschakelt.
• Je werkt zorgvuldig en accuraat, kunt goed omgaan met planning en deadlines, en je hebt de flexibiliteit om tussen veranderende prioriteiten te schakelen.
• Je neemt graag verantwoordelijkheid en initiatief en kunt goed samenwerken, je draagt actief bij aan een gezamenlijk restultaat.
• Je hebt kennis van gegevensverwerking, archiefsystemen en geautomatiseerde systemen en goede vaardigheden in Microsoft Office applicaties, tools en templates en (met name Outlook, Word, Excel en Teams).
• Je bent bereid je te verdiepen in de doelstellingen van het AFK, onze werkorganisatie en procedures en deze kennis toe te passen in je dagelijkse werk.
• Je woont bij voorkeur in Amsterdam of directe omgeving van Amsterdam en je vindt het fijn om alle dagen op kantoor te werken.
• Je onderschrijft het belang van diversiteit en hebt een inclusieve blik.

Wat wij bieden

• Een salaris in schaal 7 van de gemeente (CAO) salaristabel. Het salaris bedraagt minimaal € 2.875,- en maximaal € 4.065 bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek. Bij een dienstverband van 32 uur per week bedraagt het salaris maximaal € 3.613,33 bruto, exclusief vakantietoeslag en eindejaarsuitkering.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van 12 maanden. Bij goed functioneren bestaat de mogelijkheid tot verlenging.
• Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder een goede pensioenregeling, eindejaarsuitkering, reiskostenvergoeding, diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden en een open en informele werksfeer met ruimte voor vrijheid, zelfstandigheid en verantwoordelijkheid.
• Een inhoudelijk gevarieerde functie op een prachtige locatie aan het Amsterdamse IJ, binnen een organisatie met een informele cultuur waar iedereen zichzelf mag zijn.
• Geregeld gezamenlijke activiteiten met collega’s zoals kantoorlunch, zomeruitje, en AFK evenementen zoals de uitreiking van de Amsterdamprijs.

Bij het AFK geloven we in de kracht van diversiteit. Ons team is een afspiegeling van de stad waarin we werken. Daarom zoeken we collega’s met uiteenlopende achtergronden en ervaringen om samen een krachtig team te vormen.

Bij voorkeur start onze nieuwe medewerker secretariaat per 1 december 2026, uiterlijk 1 januari 2027.