Facility Coördinator| 32-40 uur |Amsterdam

ZIJ; Amsterdam; On-site; EUR 39,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

27 vakantiedagen

Pensioenregeling

Collectieve zorgverzekering

Sport- en vitaliteitsprogramma’s

Ontwikkelingsmogelijkheden

Job summary

ZIJ – dé specialist in office support. Wij zoeken een Facility Coördinator die als eerste aanspreekpunt fungeert voor facilitaire meldingen en operationele uitdagingen.

Je schakelt vlot tussen leveranciers, gebouwbeheerders en interne stakeholders en bouwt duurzame relaties op voor snelle oplossingen. Je werkt in een professionele organisatie met meerdere locaties en ontvangt 27 vakantiedagen, pensioenregeling en zorgverzekering.

Qualifications

• Beschikking over organisatietalent en time management.
• Vaardigheid in prioriteren en plannen van meerdere taken.
• Proactieve probleemoplossing en klantgerichte service.
• Goede communicatie met interne en externe stakeholders.
• Stressbestendig en flexibel in een dynamische omgeving.
• Ervaring in facilitair / hospitality omgeving.

Responsibilities

• Coördineren en afhandelen van facilitaire meldingen en aanvragen.
• Aansturen van leveranciers en onderhouden van sterke samenwerkingsrelaties.
• Organiseren van operationele overleggen en afstemmen met stakeholders.
• Coördineren van facilitaire diensten zoals evenementen, postverwerking, repro, archiefbeheer en kantoorvoorzieningen.
• Signaleren van knelpunten en verbeterkansen binnen de dienstverlening.
• Bewaken van afspraken, kwaliteit en voortgang van facilitaire werkzaamheden.
• Ondersteunen bij facilitaire projecten en interne verhuizingen.
• Snel en adequaat handelen bij onverwachte situaties en spoedmeldingen.
• Zorgen voor een veilige, gastvrije en representatieve werkomgeving.

Skills

Organisatorisch sterk

Time management

Proactief

Oplossingsgericht

Stressbestendig

Communicatief

Verantwoordelijk

Education

MBO+ of HBO niveau

Facility Management

Hospitality Management

Tools

Microsoft Office (Excel)

TopDesk

Rijbewijs

Job description

Voor een toonaangevende zakelijke dienstverlener met meerdere vestigingen in Nederland zoeken wij een Facility Coördinator. Een veelzijdige functie waarin je dagelijks het verschil maakt voor collega’s, bezoekers en leveranciers. Je bent zichtbaar aanwezig binnen de organisatie, houdt alle facilitaire processen draaiende en zorgt ervoor dat problemen snel en effectief worden opgelost.

De organisatie

Onze opdrachtgever is een professionele dienstverlener met meerdere kantoren verspreid over Nederland. Honderden professionals werken dagelijks samen om hun klanten optimaal te ondersteunen. Een prettige, representatieve en goed georganiseerde werkomgeving vormt daarbij de basis.

Achter de schermen speelt het facilitaire team hierin een cruciale rol. Het team bestaat uit betrokken professionals die werken vanuit een sterke servicegedachte, veel verantwoordelijkheid nemen en altijd klaarstaan voor collega’s.

Het team

Je komt terecht in een hecht en enthousiast team waar hard werken en plezier maken hand in hand gaan. De sfeer is open, informeel en collegiaal. Er wordt veel samengewerkt, men helpt elkaar graag en er is volop ruimte voor humor en gezelligheid.

Tegelijkertijd wordt er ook veel van elkaar verwacht. Iedereen neemt eigenaarschap en pakt zaken direct op. Juist die combinatie van professionaliteit, betrokkenheid en een gezonde dosis humor maakt het team zo sterk.

Wat ga je doen?

Als Facility Coördinator ben jij het eerste aanspreekpunt voor facilitaire vragen, meldingen en operationele uitdagingen. Gedurende de dag komen er continu nieuwe verzoeken binnen, waardoor je voortdurend moet schakelen tussen verschillende werkzaamheden.

De ene keer organiseer je een evenement of stem je af met leveranciers, de andere keer los je een spoedmelding op omdat een lift niet werkt, een belangrijke levering is uitgebleven of een technische storing directe aandacht vraagt. Juist die afwisseling maakt deze functie uitdagend en interessant.

Je werkt daarbij samen met verschillende gebouwbeheerders, leveranciers en externe partners. Omdat iedere locatie anders is georganiseerd, weet jij precies wie je waarvoor moet benaderen en bouw je duurzame relaties op met de betrokken partijen. Dankzij jouw netwerk en manier van samenwerken krijg je zaken snel geregeld.

Jouw verantwoordelijkheden

• Coördineren en afhandelen van facilitaire meldingen en aanvragen.
• Aansturen van leveranciers en onderhouden van sterke samenwerkingsrelaties.
• Organiseren van operationele overleggen en afstemmen met stakeholders.
• Coördineren van facilitaire diensten zoals evenementen, postverwerking, repro, archiefbeheer en kantoorvoorzieningen.
• Signaleren van knelpunten en verbeterkansen binnen de dienstverlening.
• Bewaken van afspraken, kwaliteit en voortgang van facilitaire werkzaamheden.
• Ondersteunen bij facilitaire projecten en interne verhuizingen.
• Snel en adequaat handelen bij onverwachte situaties en spoedmeldingen.
• Zorgen voor een veilige, gastvrije en representatieve werkomgeving.

Wie zoeken wij?

Voor deze functie zoeken we iemand die stevig in zijn of haar schoenen staat. Je bent communicatief sterk, zichtbaar aanwezig binnen de organisatie en weet goed om te gaan met verschillende persoonlijkheden en belangen.

Je begrijpt dat collega’s hoge verwachtingen kunnen hebben van de facilitaire dienstverlening en weet hier professioneel en servicegericht mee om te gaan. Je bent open, transparant en duidelijk in je communicatie. Tegelijkertijd durf je ook grenzen aan te geven en verwachtingen te managen wanneer dat nodig is.

Daarnaast beschik je over een uitstekend gevoel voor prioriteiten. Soms verloopt een dag relatief rustig, maar op andere momenten volgen de aanvragen elkaar in hoog tempo op. Juist dan behoud jij het overzicht en zorg je dat de juiste zaken als eerste worden opgepakt.

Verder herken jij jezelf in het volgende:

• Je bent organisatorisch sterk en hebt uitstekend time management.
• Je kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden.
• Je bent proactief, oplossingsgericht en stressbestendig.
• Je communiceert helder en transparant.
• Je hebt een sterke persoonlijkheid en maakt gemakkelijk contact.
• Je bent servicegericht zonder jezelf te verliezen in de wensen van anderen.
• Je vindt het leuk om relaties op te bouwen met collega’s, leveranciers en externe partners.
• Je neemt verantwoordelijkheid en pakt eigenaarschap.

Wat breng je mee?

• Salaris tussen de € 3.500 en € 4.500 bruto per maand, afhankelijk van opleiding en ervaring, groei is mogelijk
• MBO+ of HBO werk- en denkniveau.
• Bij voorkeur een opleiding richting Facility Management, Hospitality Management of vergelijkbaar.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en goede beheersing van het Engels.
• Ervaring binnen een facilitaire, hospitality- of servicegerichte omgeving.
• Ervaring met Microsoft Office, waaronder Excel. TopDesk is een pré.
• In bezit van Rijbewijs.

Wat kun je verwachten?

• Een afwisselende functie waarin geen dag hetzelfde is.
• Werken binnen een professionele organisatie met meerdere locaties.
• Veel eigen verantwoordelijkheid en ruimte voor initiatief.
• Een hecht, betrokken en gezellig team.
• 27 vakantiedagen op basis van fulltime dienstverband.
• Mogelijkheid om verlofdagen te kopen of verkopen.
• Een aantrekkelijke pensioenregeling.
• Collectieve zorgverzekeringsmogelijkheden.
• Sport- en vitaliteitsprogramma’s.
• Volop mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen.

ZIJ – dé specialist in office support.

Voor een baan waarin jouw werk wordt gezien, jouw inzet wordt gewaardeerd en waar je met plezier naartoe gaat. Daar gaan wij voor.

Over ZIJ

Bij ZIJ geloven we dat sterke organisaties draaien op goede ondersteuning. Daarom zijn wij sinds 2007 dé specialist in office support binnen o.a. de advocatuur, consultancy en zakelijke dienstverlening. Wij helpen talentvolle professionals, van secretaresses en assistants tot HR-, marketing-, financiële en billing supportprofessionals, bij het vinden van een werkplek waar zij echt tot hun recht komen.

Voor bovenstaand bedrijf nemen wij de voorselectie van de juiste kandidaat uit handen. Kijk gerust eens op onze site www.zijmaakthetverschil.nl voor meer informatie over ZIJ. Je kunt ons ook volgen via LinkedIn, Instagram (zij.maakthetverschil) en Facebook om op de hoogte te blijven omtrent de laatste vacatures en updates.