Office Administrator

VERMILION ENERGY NETHERLANDS B.V.; Amsterdam; On-site; EUR 22,000 - 30,000; Part time

Benefits offered by this job

Aantrekkelijke bonusregeling

Aandelenopties

Wel Wellnessvoordeel

Opleidings- en ontwikkelingsmogelijken

Job summary

Vermilion Energy Netherlands B.V. in Amsterdam zoekt een Office Administrator voor 24 uur per week. Je rapporteert aan de HR Manager en maakt deel uit van het Amsterdam Office Team.

Je verzorgt dagelijkse kantooractiviteiten en biedt administratieve en logistieke ondersteuning aan verschillende teams. Taakomschrijvingen omvatten onderhoud van kantoorfaciliteiten, beheer van post en telefoondienst, voorraad kantoorbenodigdheden, onboarding/offboarding en ondersteuning bij vergaderingen en reizen.

Qualifications

• Minimaal 5 jaar ervaring in office management, administratie of vergelijkbare ondersteunende rol.
• Ervaring met facilitaire/coördinatie van administratieve processen.
• Sterke organisatorische vaardigheden en prioriteiten kunnen stellen.
• Goede kennis van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint).
• Proactieve, servicegerichte instelling en communicatief sterk.
• Betrouwbaar en flexibel in een dynamische werkomgeving.
• Bewustzijn van Health, Safety & Environmental (HSE) richtlijnen.

Responsibilities

• Eerste aanspreekpunt voor kantoor gerelateerde vragen (intern/extern).
• Coördineren van onderhoud, netheid en faciliteiten van het kantoor.
• Beheren van post, koeriersdiensten, telefoonontvangst en algemene administratie.
• Bestellen en beheren van kantoorbenodigdheden, catering en apparatuur binnen budget.
• Ondersteunen bij vergaderingen, reizen, presentaties en parkeerregelingen.
• Afstemmen met management en andere office administrators voor efficiënte processen.
• Coördineren van onboarding en offboarding van medewerkers.
• Organiseren van medewerkersgeschenken en interne attenties.
• Beheren van petty cash, tankpassen, NS-reiskaarten, frankeermachine en toegangssystemen.
• Onderhouden van relaties met leveranciers en facilitaire contracten (schoonmaak, Fruitful Office, CWS).
• Ondersteunen bij administratieve processen, ERP-telefonie en noodprocedures.
• Assisteren bij maandrapportages (KPI’s) en het coördineren van ontbijt- en lunchbestellingen.

Skills

Office management

Administration

Coordination

Organization

MS Office

Proactive attitude

Communication skills

Flexibility

HSE awareness

Education

MBO/HBO opleiding

Tools

Microsoft Office Suite

Job description

Over Vermilion Vermilion Energy Netherlands B.V. is sinds 2004 actief in Nederland en richt zich op de productie van aardgas uit kleine velden. Het aardgas dat wij produceren wordt geleverd aan Nederlandse huishoudens en bedrijven. Sinds onze oprichting zijn wij uitgegroeid tot een betrouwbare werkgever met meer dan honderd medewerkers en contractors. Ons moederbedrijf, Vermilion Energy Inc., is een beursgenoteerde onderneming uit Canada, opgericht in 1994. Naast Canada en Nederland is Vermilion actief in meerdere landen wereldwijd. Overal binnen onze organisatie staan dezelfde kernwaarden centraal: Excellence, Trust, Respect en Responsibility.

De functie

Voor onze Operations Business Unit zijn wij op zoek naar een Office Administrator (24 uur per week) voor ons kantoor in Amsterdam.

In deze rol rapporteer je aan de HR Manager en maak je deel uit van het Amsterdam Office Team.

Als Office Administrator zorg je ervoor dat de dagelijkse kantooractiviteiten soepel verlopen, zowel op het kantoor in Amsterdam als op onze Field Offices. Je biedt administratieve en logistieke ondersteuning aan verschillende teams en bent een belangrijk aanspreekpunt voor kantoor gerelateerde zaken. Deze rol vraagt om sterke organisatorische vaardigheden, een proactieve houding en het vermogen om meerdere taken tegelijk te coördineren.

Wat ga je doen?

• Eerste aanspreekpunt voor alle kantoor gerelateerde vragen (intern en extern)
• Coördineren van onderhoud, netheid en faciliteiten van het kantoor
• Beheren van post, koeriersdiensten, telefoonontvangst en algemene administratie
• Bestellen en beheren van kantoorbenodigdheden, catering en apparatuur binnen budget
• Ondersteunen bij vergaderingen, reizen, presentaties en parkeerregelingen
• Afstemmen met management en andere office administrators voor efficiënte processen
• Coördineren van onboarding en offboarding van medewerkers
• Organiseren van medewerkersgeschenken en interne attenties
• Beheren van petty cash, tankpassen, NS-reiskaarten, frankeermachine en toegangssystemen
• Onderhouden van relaties met leveranciers en facilitaire contracten (bijv. schoonmaak, Fruitful Office, CWS)
• Ondersteunen bij administratieve processen, ERP-telefoonondersteuning en noodprocedures
• Assisteren bij maandrapportages (KPI’s,) en het coördineren van ontbijt- en lunchbestellingen

Wat breng je mee?

• MBO- of HBO-opleiding, of vergelijkbare werkervaring
• Minimaal 5 jaar ervaring in office management, administratie of een vergelijkbare ondersteunende rol
• Ervaring met facilitaire of administratieve coördinatie
• Sterke organisatorische vaardigheden en goed prioriteiten kunnen stellen
• Goede kennis van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint)
• Proactieve, praktische en servicegerichte instelling
• Betrouwbaar, professioneel en communicatief sterk
• Flexibel en prettig in een dynamische werkomgeving
• Bewustzijn van Health, Safety & Environmental (HSE) richtlijnen en bereidheid om veiligheidsstandaarden te volgen

Wat bieden wij?

Een marktconform salaris en bovendien aantrekkelijke secundaire voorwaarden. Je bent een belangrijk onderdeel van onze ontwikkeling. Ons succes hangt af van het succes van ons bedrijf en van jouw persoonlijke succes, dus daar profiteer je ook van in de vorm van een aantrekkelijke jaarlijkse bonus, aandelenopties, kortingen op diverse verzekeringen Een jaarcontract met de intentie om, afhankelijk van wederzijdse geschiktheid en bedrijfsbehoeften, mogelijk om te zetten naar een vast dienstverband. Jouw gezondheid gaat ons aan het hart, wij ondersteunen je met een Welnessvoordeel; Opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden maken integraal deel uit van onze cultuur; We vieren onze successen: Teamgeest en samenwerking zijn belangrijk voor ons, daarom richten we ons op workshops, teamevents; Sterke gemeenschapsinvesteringen: we zetten ons in om terug te geven aan de gemeenschappen waar onze mensen wonen en werken. Door het bedrijf gesponsorde vrijwilligersmogelijkheden en vrijwilligersbeurzen

Waarom werken bij Vermilion?

Wij zorgen voor elkaar, het milieu en het bedrijf, en streven ernaar de gemeenschappen waarin wij leven en werken te verrijken; Wij omarmen nieuwe oplossingen in het hele bedrijf, laten ruimte voor creativiteit en investeren in innovatie en technologie; Wij werken met eerlijkheid, transparantie en rechtvaardigheid, en u kunt erop rekenen dat we doen wat we zeggen; Wij investeren in onze werknemers en bieden zinvol werk en mogelijkheden voor opleiding en professionele ontwikkeling; Wij worden door onafhankelijke ESG-ratingbureaus erkend als toonaangevend op het gebied van duurzaamheid; Outstanding People. Outstanding Opportunities. At Vermilion, our people deliver excellence daily, around the world. Supported by a strong leadership team, our staff drive a high performing, engaged, collaborative and community-minded culture that is the single most important factor in our success. We have a clear and proven vision for long-term growth. Be a part of it. Visit us on Linkedin