Migratiespecialist Informatiebeheer – Omgeving Den Haag/Hybride Werken

Talent123; Den Haag; Hybrid; EUR 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

Talent123 zoekt een migratiespecialist informatiebeheer om documenten te controleren, schonen en metadata te verrijken voor overdracht naar M365 Teams en archiefplatform CALS. De kandidaat voert migraties uit volgens een draaiboek, begeleidt teams bij keuzes en zorgt voor acceptatie van resultaten.

De rol vereist 3+ jaar ervaring met documentmigraties, M365/SharePoint en naleving (Archiefwet, AVG, ISO 27001) en werkt nauw samen met Business Implementatie in Zuid-Holland.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding.
• Minimaal 3 jaar ervaring als migratiespecialist of informatiebeheerspecialist met documentmigraties naar M365/SharePoint of het inrichten van processen voor schonen en verrijken van informatie; daarvan minimaal 1 jaar binnen een (semi-)overheidsinstantie met meer dan 2.000 medewerkers.
• Werkervaring met migratietooling voor documentmigraties.
• Minimaal 2 jaar werkervaring met documentmanagementsystemen.
• Werkervaring met kwaliteits- en compliance-eisen voor documentmigraties op basis van Archiefwet, MDTO-metadata, AVG en ISO 27001.
• Werkervaring met Agile werken.
• Beschikbaarheid gedurende de opdracht voor gemiddeld 32–36 uur per week, flexibel inzetbaar, met start op 4 januari 2027 of een in onderling overleg te bepalen datum.
• Uitvoering van werkzaamheden en correspondentie in de Nederlandse taal.

Responsibilities

• Uitvoeren van pre-intake, intake, transformatievoorbereiding, migratie, schoning en nazorg volgens de geplande wekelijkse fasering;
• Configureren en uitvoeren van scans, bulk- en deltamigraties in Migrato en controleren van logging en succesbepaling;
• Toepassen en toetsen van business rules, schoningsregels, migratiescenario’s en eisen rond informatiebeheer;
• Begeleiden van transformatieworkshops en inhoudelijke keuzes van teams; bewaken van randvoorwaarden voor het migratievenster;
• Afhandelen van uitzonderingen en nazorgissues en vastleggen van migratieresultaten en verantwoording;
• Samenwerken met Business Implementatie, toetsen van collega-migraties volgens het vierogenprincipe en deelnemen aan sprintrituelen;
• Signaleren van knelpunten en vastleggen van verbetervoorstellen en lessons learned op de backlog;
• Gesc ho nde documenten volgens archiefbeleid en selectielijst, inclusief identificatie van te vernietigen documenten;
• Overgebracht onderhanden werk naar de structuur van M365 Teams en te archiveren documenten naar CALS;
• Verrijkte metadata volgens de schoningsaanpak en geldende uitgangspunten;
• Uitgevoerde bulk- en deltamigratie, afg handelede uitzonderingen en vastgelegd migratieresultaat;
• Acceptatie door het betrokken team en vastgelegde lessons learned voor de volgende iteratie van draaiboek en business rules.

Skills

Migratietooling

Documentmigraties

M365/SharePoint

Agile werken

Kwaliteit & compliance

Education

HBO-opleiding

Tools

Migrato (MICC)

Job description

• Aanleiding: Binnen een omvangrijk programma voor informatietransitie worden bestaande documentomgevingen opgeschoond en gemigreerd naar nieuw ingerichte systemen. Na de ontwikkeling van een geautomatiseerde migratiestraat moet in 2027 de uitvoering voor de teams worden opgeschaald.

• Bedoeling: Documenten gecontroleerd, opgeschoond en met de juiste metadata overbrengen naar M365 Teams en het centrale archiefplatform, met acceptatie door de betrokken teams.

• Persoonlijkheid x vaardigheid: Je bent een nauwkeurige, pragmatische migratiespecialist die zelfstandig documentmigraties uitvoert met migratietooling, compliance bewaakt en teams begeleidt bij keuzes en acceptatie.

Organisatie

Je werkt voor een provinciale overheidsorganisatie in Zuid-Holland. Binnen een organisatiebreed programma voor informatietransitie worden informatiebeheer, governance en datagedreven werken versterkt. De opdracht maakt deel uit van het project Schoning & Migratie en wordt uitgevoerd in nauwe samenwerking met het team Business Implementatie.

Migratiespecialist Informatiebeheer

Als Migratiespecialist Informatiebeheer voer je migraties van organisatiegerichte teams uit, van pre-intake tot nazorg. De opdracht richt zich op een grote documentenverzameling uit iDMS, oudere SharePoint-omgevingen en fileshares. Documenten worden geschoond, geherstructureerd en verrijkt met metadata, waarna onderhanden werk naar M365 Teams en te archiveren documenten naar een centraal archief- en legacyplatform (CALS) gaan.

Je werkt volgens een vastgesteld draaiboek en runbook, gemiddeld één migratie per week. In 2027 vinden in het eerste kwartaal de laatste pilots plaats en wordt vanaf het tweede kwartaal opgeschaald. Je configureert en bedient zelf Migrato (MICC), interpreteert de logging, bepaalt het migratieresultaat en begeleidt de betrokken teams bij transformatiekeuzes. Een migratie is pas afgerond wanneer het team het resultaat heeft geaccepteerd. De technische realisatie van verbeteringen aan de migratiestraat behoort niet tot deze opdracht.

Verantwoordelijkheden en resultaten

• Uitvoeren van pre-intake, intake, transformatievoorbereiding, migratie, schoning en nazorg volgens de geplande wekelijkse fasering;
• Configureren en uitvoeren van scans, bulk- en deltamigraties in Migrato en controleren van logging en succesbepaling;
• Toepassen en toetsen van business rules, schoningsregels, migratiescenario’s en eisen rond informatiebeheer;
• Begeleiden van transformatieworkshops en inhoudelijke keuzes van teams; bewaken van randvoorwaarden voor het migratievenster;
• Afhandelen van uitzonderingen en nazorgissues en vastleggen van migratieresultaten en verantwoording;
• Samenwerken met Business Implementatie, toetsen van collega-migraties volgens het vierogenprincipe en deelnemen aan sprintrituelen;
• Signaleren van knelpunten en vastleggen van verbetervoorstellen en lessons learned op de backlog;
• Geschoonde documenten volgens archiefbeleid en selectielijst, inclusief identificatie van te vernietigen documenten;
• Overgebracht onderhanden werk naar de structuur van M365 Teams en te archiveren documenten naar CALS;
• Verrijkte metadata volgens de schoningsaanpak en geldende uitgangspunten;
• Uitgevoerde bulk- en deltamigratie, afgehandelde uitzonderingen en vastgelegd migratieresultaat;
• Acceptatie door het betrokken team en vastgelegde lessons learned voor de volgende iteratie van draaiboek en business rules.

Functie-eisen

Let op: Dit zijn harde eisen voor de opdrachtgever

• De functie betreft 32 - 36 uur per week;
• Gesprekken op donderdag 19 november 2026;
• Zonder overheidservaring heeft het helaas geen zin om te reageren;
• Minimaal een afgeronde hbo-opleiding;
• Minimaal 3 jaar ervaring als migratiespecialist of informatiebeheerspecialist met documentmigraties naar M365/SharePoint of het inrichten van processen voor schonen en verrijken van informatie; daarvan minimaal 1 jaar binnen een (semi-)overheidsinstantie met meer dan 2.000 medewerkers;
• Werkervaring met migratietooling voor documentmigraties;
• Minimaal 2 jaar werkervaring met documentmanagementsystemen;
• Werkervaring met kwaliteits- en compliance-eisen voor documentmigraties op basis van Archiefwet, MDTO-metadata, AVG en ISO 27001;
• Werkervaring met Agile werken;
• Beschikbaarheid gedurende de opdracht voor gemiddeld 32–36 uur per week, flexibel inzetbaar, met start op 4 januari 2027 of een in onderling overleg te bepalen datum;
• Uitvoering van werkzaamheden en correspondentie in de Nederlandse taal.

Wensen

• Ervaring met het implementeren van processen voor schonen en/of verrijken van informatie ten behoeve van kwaliteitsverbetering, bij voorkeur 3 jaar of meer;
• Ervaring met complexe documentmigratie- en schoningstrajecten met meerdere bron- en/of doelomgevingen en metadatatransitie;
• Een heldere visie en aanpak voor migraties binnen de doelnorm, betrokkenheid en acceptatie van teams, correcte overdracht van content, structuur en metadata en omgang met uitval en uitzonderingen.

Competenties

• Resultaatgericht, daadkrachtig, proactief en pragmatisch;
• Planmatig werken in een vaste wekelijkse cadans en met parallelle leveringen;
• Sterke communicatie met verschillende doelgroepen;
• Nauwkeurig en zorgvuldig in uitvoering en verantwoording;
• Analytisch vermogen en vertaling van broninformatie naar uitvoerbare migraties;
• Stressbestendig tijdens migratievensters;
• Teamgericht samenwerken.

Aanleveren

Let op: Onderstaande punten zijn vereist

• Op de opdracht afgestemd cv opgesteld in het Nederlands, format Word, max. 5 A4tjes;
• Geef een korte motivatie voor deze opdracht (max. 1 A4tje);
• 2 referenties met contactgegevens (In geval van een intakegesprek worden deze soms geraadpleegd door de opdrachtgever);
• Indicatie uurtarief.

Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient jouw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in je cv te zijn opgenomen.