Medewerker Training Office

Universiteit Leiden; Leiden; Hybrid; EUR 39,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

CAO NU

Salarisschaal 8

Vakantietoeslag 8%

Eindejaarsuitkering 8,3%

ABP pensioen

Hybride werken

Sabbatical & ouderschapsverlof

Job summary

Leiden Learning & Innovation Centre (LLInC) van Universiteit Leiden zoekt een Medewerker Training Office. Je coördineert en plant trainingen, beheert inschrijvingen en het LMS, en verzorgt correspondentie met deelnemers en trainers.

Je werkt four days per week, hybrid, en rapporteert aan de Office & Event Manager. Naast educatieve ondersteuning help je mee bij certificaten en administratieve taken. Interne kandidaten en diversiteit zijn welkom.

Qualifications

• MBO+/HBO niveau vereist, met organisatorische en administratieve ervaring.
• Digitale vaardigheden; systemen snel eigen maken.
• Goede kennis van Microsoft 365, vooral Excel; LMS-ervaring is een pré.
• Proactief, flexibel en stressbestendig; servicegericht en communicatief.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Plannen en organiseren van trainingen en roosters, incl. zaalreserveringen.
• Beheren van mailbox en beantwoorden van vragen van deelnemers en trainers.
• Registraties en deelnemersgegevens in LMS en systemen beheren.
• Trainers koppelen aan docenten rond BKO-trajecten voor observaties.
• Voorbereiden van trainingen in online leeromgeving en materialen beschikbaar maken.
• Ondersteunen bij facturering en aanmaken/verzenden van certificaten.
• Signaleren van knelpunten en verbeteren van Training Office processen.
• Deelnemen aan gebruikers- en werkoverleggen.

Skills

MBO/HBO werk- en denkniveau

Digitale vaardigheden

Microsoft 365

Excel

LMS ervaring

Proactief

Flexibel

Stressbestendig

Servicegericht

Communicatief

Teamwork

Nederlands & Engels

Education

MBO/HBO niveau

Tools

Microsoft 365

LMS

Job description

Functie categorie: Niet-wetenschappelijke functies

Voor het Leiden Learning & Innovation Centre (LLInC) zijn wij op zoek naar een Medewerker Training Office voor vier dagen per week. In deze functie ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse organisatie en coördinatie van het trainingsaanbod. Je zorgt voor een goede planning en administratieve afhandeling van trainingen en bent het aanspreekpunt voor deelnemers en trainers.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Plannen en organiseren van trainingen, inclusief roostering en zaalreserveringen;
• Beheren van de functionele mailbox en beantwoorden van vragen van deelnemers en trainers;
• Beheren van inschrijvingen en deelnemersgegevens in het LMS en andere systemen;
• Koppelen van trainers aan docenten die bezig zijn met hun BKO-traject voor een observatie of portfolio review.
• Voorbereiden van trainingen in de online leeromgeving en zorgen dat trainers over de juiste informatie en materialen beschikken;
• Ondersteunen bij de administratieve afhandeling, zoals facturering en het aanmaken en verzenden van certificaten;
• Signaleren van knelpunten en bijdragen aan het verbeteren van processen binnen het Training Office;
• Het waar nodig deelnemen aan gebruikers- en werkoverleggen.

Verder ondersteun je, afhankelijk van de werkzaamheden en werkdruk, andere onderdelen van het team. Je helpt deEvaluatie Service bij het voorbereiden, verwerken en rapporteren van evaluaties en bij het bijhouden van de bijbehorende administratie. Ook werk je samen met de Office & Event Manager bij de organisatie van bijeenkomsten en evenementen en fungeer je waar nodig als achtervang binnen het team.

Dit breng je mee

Je bent zelfstandig, nauwkeurig en organisatorisch sterk. Je houdt overzicht, kunt goed prioriteiten stellen en vindt het leuk om verschillende werkzaamheden te combineren.

Daarnaast:

• Heb je mbo+/hbo werk- en denkniveau en ervaring met organisatorische en administratieve werkzaamheden;
• Ben je digitaal vaardig en maak je nieuwe systemen snel eigen;
• Heb je goede kennis van Microsoft 365, waaronder Excel; ervaring met een LMS is een pré;
• Ben je proactief, flexibel en stressbestendig;
• Ben je servicegericht en communicatief vaardig;
• Werk je graag samen en neem je verantwoordelijkheid voor je eigen werkzaamheden;
• Heb je een goede beheersing van het Nederlands en Engels.

Het is een veelzijdige functie met een duidelijk eigen verantwoordelijkheidsgebied en ruimte om zelfstandig te werken en mee te denken over het verbeteren van processen.

Hier ga je werken

Bij LLInC zetten we onze talenten en ons enthousiasme in om eersteklas onderwijs aan de Universiteit Leiden te ondersteunen. Ons multidisciplinaire team werkt nauw samen met docenten van de universiteit aan tools en technieken die leren aantrekkelijk, innovatief, toegankelijk en inclusief maken. Onze manier van werken is collaboratief en creatief. We zijn niet bang om te experimenteren en risico's te nemen, en we geven prioriteit aan oplossingen die een positief effect hebben op mensen en onze wereld.

We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad, maar ook in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Het dienstverband vindt plaats conform de CAO Nederlandse Universiteiten voor de duur van een jaar. Het salaris valt afhankelijk van opleiding en werkervaring in schaal 8 en bedraagt minimaal €3537,- en maximaal €4673,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling.
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Flexibele werkduur: standaard heb je 232 vakantie-uren bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken mogelijk.

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

• Bij onderlinge afweging van kandidaten, geldt bij gelijke geschiktheid een voorkeur voor interne kandidaten, vrouwen, werknemers met een arbeidsbeperking en werknemers met een migratieachtergrond.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Faculteit / Eenheid: het Leiden Learning and Innovation Centre

Contactpersoon: Karen van Muiden