Medewerker Educational Facilities

Universiteit Leiden; Leiden; On-site; EUR 36,000 - 46,000; Full time

Job summary

Universiteit Leiden zoekt een nauwkeurige, servicegerichte backoffice medewerker voor de tentamenorganisatie in Leiden. Je ondersteunt de planning van tentamens, verwerkt aangeleverde informatie en bewaakt de kwaliteit en voortgang van het proces, met af en toe ondersteuning van de Support Desk op toetslocaties in Leiden en Den Haag.

Je werkt nauw samen met faculteiten en opleidingen, bewaakt roosters, locaties en tijden, en lost knelpunten op.

Qualifications

• Minimaal mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur in een facilitaire, administratieve of onderwijslogistieke richting.
• Ervaring met administratieve processen, planning of roostering.
• Goede kennis van Microsoft Office, met name Excel en Outlook.
• Nederlandse en Engelse taalvaardigheid, mondeling en schriftelijk.
• Affiniteit met onderwijslogistiek en dienstverlening.

Responsibilities

• Ontvangen, controleren en verwerken van gegevens voor de tentamenorganisatie.
• Ondersteunen bij het opstellen en actualiseren van de tentamenroosters.
• Bewaken van de volledigheid, juistheid en tijdige verwerking van aangeleverde informatie.
• Signaleren en oplossen van knelpunten in de planning.
• Beantwoorden van vragen van faculteiten, opleidingen en collega’s over roosters en tentamenlocaties.
• Zorgvuldig vastleggen van afspraken en wijzigingen in systemen.
• Bijdragen aan een duidelijke, efficiënte en klantgerichte werkwijze.
• Ondersteunen van collega’s binnen Educational Facilities waar nodig.

Skills

Proactief

Nauwkeurig

Resultaatgericht

Servicegericht

Communicatief sterk

Stressbestendig

Teamspeler

Flexibel inzetbaar

Prioriteiten stellen

Deadlines bewaken

Education

MBO+ werk- en denkniveau in facilitaire/administratieve/onderwijslogistieke richting

Tools

Excel

Outlook

Snel nieuwe systemen eigen maken

Job description

Functie categorie: Niet-wetenschappelijke functies

De afdeling Educational Facilities van het Universitair Facilitair Bedrijf (UFB) zoekt een nauwkeurige, servicegerichte en flexibele collega(32 - 40 uur) die graag zorgt dat onderwijs en tentamens goed georganiseerd verlopen. In deze allround functie ligt jouw belangrijkste taak in de backoffice van de tentamenorganisatie. Je ondersteunt de planning van tentamens, verwerkt aangeleverde informatie zorgvuldig en bewaakt de kwaliteit en voortgang van het proces. Wanneer dat nodig is, ondersteun je ook de Support Desk op onze toetslocaties in Leiden en Den Haag.

Dit doe je voor ons

Jij draagt bij aan een betrouwbare en soepel verlopende tentamenorganisatie. In de backoffice verzamel, controleer en verwerk je de informatie die faculteiten en opleidingen voor de tentamenplanning aanleveren. Je vertaalt deze gegevens naar een uitvoerbare planning en houdt rekening met beschikbare locaties, capaciteit, tijden en andere praktische voorwaarden.

Je signaleert tijdig wanneer informatie ontbreekt, niet duidelijk is of onderling conflicteert. Daarover neem je contact op met de betrokken collega’s en interne klanten. Je denkt in oplossingen, houdt overzicht en zorgt dat wijzigingen correct in de planning en administratieve systemen worden verwerkt.

Je werkzaamheden bestaan onder meer uit:

• ontvangen, controleren en verwerken van gegevens voor de tentamenorganisatie;
• ondersteunen bij het opstellen en actualiseren van de tentamenroosters;
• bewaken van de volledigheid, juistheid en tijdige verwerking van aangeleverde informatie;
• signaleren en helpen oplossen van knelpunten in de planning;
• beantwoorden van vragen van faculteiten, opleidingen en collega’s over roosters en tentamenlocaties;
• zorgvuldig vastleggen van afspraken en wijzigingen in de daarvoor bestemde systemen;
• bijdragen aan een duidelijke, efficiënte en klantgerichte werkwijze;
• ondersteunen van collega’s binnen Educational Facilities waar dat nodig is.

Naast je backofficewerkzaamheden kun je worden ingezet bij de Support Desk van de Centrale Toets Service in Leiden en Den Haag. Tijdens tentamens ben je dan aanspreekpunt voor studenten, docenten en andere betrokkenen. Je beantwoordt praktische vragen, helpt bij eenvoudige technische of organisatorische problemen en schakelt de juiste collega in wanneer dat nodig is. Met jouw rustige en gastvrije houding draag je bij aan een soepel verloop van de toetsafname.

Jij versterkt

Je komt terecht in het team Educational Facilities binnen het UFB. Samen met je collega’s ondersteun je faculteiten en opleidingen bij het plannen en organiseren van onderwijs en tentamens. Het team werkt nauwkeurig, oplossingsgericht en servicegericht. We helpen elkaar tijdens piekperioden en zoeken voortdurend naar manieren om onze dienstverlening en processen te verbeteren.

Je standplaats is Leiden. Het werk kent piek- en rustigere perioden die samenhangen met het academische jaar. Het grootste deel van je werkzaamheden vindt plaats in de backoffice. Wanneer je bij de Support Desk wordt ingezet, kunnen je werktijden en werklocatie in overleg variëren. Op toetsdagen kan dit betekenen dat je vroeg begint of in de avond werkt.

Je houdt ervan om met informatie en planningen te werken en krijgt energie van het oplossen van organisatorische puzzels. Je werkt secuur, ook wanneer de hoeveelheid werk toeneemt of wijzigingen elkaar snel opvolgen. Tegelijkertijd verlies je de klant niet uit het oog: je communiceert duidelijk, vraagt door en zoekt naar een werkbare oplossing.

• proactief, nauwkeurig en resultaatgericht;
• servicegericht en communicatief sterk;
• stressbestendig en in staat om overzicht te bewaren;
• een teamspeler die ook zelfstandig goed uit de voeten kan;
• flexibel inzetbaar en bereid om tijdens piekperioden bij te springen;
• vaardig in het stellen van prioriteiten en het bewaken van deadlines.

Verder beschik je over:

• minimaal mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur in een facilitaire, administratieve of onderwijslogistieke richting;
• ervaring met administratieve processen, planning of roostering;
• goede kennis van Microsoft Office, in het bijzonder Excel en Outlook;
• digitale vaardigheid en het vermogen om nieuwe systemen snel eigen te maken;
• een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, mondeling en schriftelijk;
• affiniteit met onderwijslogistiek en dienstverlening.

Ervaring met roostering binnen een onderwijsinstelling, tentamenorganisatie of digitale toetssystemen is een pré.

De universiteit midden in de maatschappij staat en actief bijdraagt aan een duurzame samenleving? De komende jaren wordt er steeds groener gewerkt. Duurzaamheid krijgt steeds meer aandacht in onderwijs, onderzoek én bedrijfsvoering. Mooi dat jij daar straks mogelijk onderdeel van bent!

Dit doen wij voor jou

Samen bouwen we aan een werkomgeving waarin jij je talenten verder kunt ontwikkelen en we graag kijken hoe we je ambities kunnen helpen verwezenlijken. Daarbij is je talent belangrijker dan je gender, afkomst, leeftijd, geaardheid of beperking.

Wie zijn wij

Een inspirerende, verbindende en aantrekkelijke omgeving stimuleert studenten en medewerkers om het beste uit henzelf te halen. Het Universitair Facilitair Bedrijf (UFB) werkt klantgericht, markconform en nauw samen met faculteiten en andere expertisecentra om facilitaire dienstverlening in de volle breedte van de universiteit te optimaliseren. Het UFB faciliteert circa 7.100 medewerkers en 31.000 studenten in Leiden en Den Haag.

We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op een steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad of in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we, samen met jou, aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;

Een salaris tussen €3202 - €4159,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (Schaal 07);

Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;

Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen.

Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;

Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement en fietsregeling;

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. We streven ernaar om een open gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Een inclusieve academische omgeving waarin studenten en medewerkers hun ervaringenen opvattingen kunnen delen, zien we als essentieel voor de ontwikkeling van talenten.

• Je woont en bent officieel ingeschreven als inwoner van Nederland of bent bereid te verhuizen zodra je de functie aanvaardt.
• We behouden het recht de vacature vroegtijdig te sluiten bij het vinden van een geschikte kandidaat

Deze vacature is voor ons een open zoektocht naar een UFB collega.Dit is dan ook géén oproep voor acquisitie.