Medewerker Training Office

Leiden University; Leiden; Hybrid; EUR 39,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris volgens CAO NL Universiteiten

Vakantietoeslag 8%

Eindejaarsuitkering 8,3%

Aantrekkelijke pensioenregeling ABP

Hybride werken mogelijk

Ontwikkelingsmogelijkheden

Job summary

Leiden University zoekt een Medewerker Training Office voor 0,8 fte. Je registreert trainingen, plant roosters en beheert de administratie in LMS-systemen en andere platforms. Je bent het aanspreekpunt voor deelnemers en trainers en werkt samen met het Office & Event Manager aan bijeenkomsten.

Je werkt hybride en hebt mbo+/hbo-niveau met ervaring in organisatorische werkzaamheden. In deze functie krijg je mogelijkheden voor ontwikkeling en een marktconform salaris volgens de CAO NL

Qualifications

• Je hebt mbo+/hbo werk- en denkniveau en ervaring met organisatorische en administratieve werkzaamheden.
• Je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe systemen snel eigen.
• Goede kennis van Microsoft 365, waaronder Excel; ervaring met een LMS is een pré.

Responsibilities

• Plannen en organiseren van trainingen, inclusief roostering en zaalreserveringen.
• Beheren van de functionele mailbox en beantwoorden van vragen van deelnemers en trainers.
• Beheren van inschrijvingen en deelnemersgegevens in het LMS en andere systemen.
• Koppelen van trainers aan docenten die bezig zijn met hun BKO-traject voor een observatie of portfolio review.
• Voorbereiden van trainingen in de online leeromgeving en zorgen dat trainers over de juiste informatie en materialen beschikken.
• Ondersteunen bij de administratieve afhandeling, zoals facturering en het aanmaken en verzenden van certificaten.
• Signaleren van knelpunten en bijdragen aan het verbeteren van processen binnen het Training Office.

Skills

Plannen en organiseren

Administratieve vaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Nauwkeurig werken

Taalvaardigheid NL/EN

Education

MBO+/HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

Excel

LMS

Job description

Medewerker Training Office (0,8 fte)

Voor het Leiden Learning & Innovation Centre (LLInC) zijn wij op zoek naar een Medewerker Training Office voor vier dagen per week. In deze functie ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse organisatie en coördinatie van het trainingsaanbod. Je zorgt voor een goede planning en administratieve afhandeling van trainingen en bent het aanspreekpunt voor deelnemers en trainers.

Dit ga je doen

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Plannen en organiseren van trainingen, inclusief roostering en zaalreserveringen;
• Beheren van de functionele mailbox en beantwoorden van vragen van deelnemers en trainers;
• Beheren van inschrijvingen en deelnemersgegevens in het LMS en andere systemen;
• Koppelen van trainers aan docenten die bezig zijn met hun BKO-traject voor een observatie of portfolio review.
• Voorbereiden van trainingen in de online leeromgeving en zorgen dat trainers over de juiste informatie en materialen beschikken;
• Ondersteunen bij de administratieve afhandeling, zoals facturering en het aanmaken en verzenden van certificaten;
• Signaleren van knelpunten en bijdragen aan het verbeteren van processen binnen het Training Office;
• Het waar nodig deelnemen aan gebruikers- en werkoverleggen.

Verder ondersteun je, afhankelijk van de werkzaamheden en werkdruk, andere onderdelen van het team. Je helpt de Evaluatie Service bij het voorbereiden, verwerken en rapporteren van evaluaties en bij het bijhouden van de bijbehorende administratie. Ook werk je samen met de Office & Event Manager bij de organisatie van bijeenkomsten en evenementen en fungeer je waar nodig als achtervang binnen het team.

Dit breng je mee

Je bent zelfstandig, nauwkeurig en organisatorisch sterk. Je houdt overzicht, kunt goed prioriteiten stellen en vindt het leuk om verschillende werkzaamheden te combineren.

Daarnaast

• Heb je mbo+/hbo werk- en denkniveau en ervaring met organisatorische en administratieve werkzaamheden;
• Ben je digitaal vaardig en maak je nieuwe systemen snel eigen;
• Heb je goede kennis van Microsoft 365, waaronder Excel; ervaring met een LMS is een pré;
• Ben je proactief, flexibel en stressbestendig;
• Ben je servicegericht en communicatief vaardig;
• Werk je graag samen en neem je verantwoordelijkheid voor je eigen werkzaamheden;
• Heb je een goede beheersing van het Nederlands en Engels.

Hier ga je werken

Bij LLInC zetten we onze talenten en ons enthousiasme in om eersteklas onderwijs aan de Universiteit Leiden te ondersteunen. Ons multidisciplinaire team werkt nauw samen met docenten van de universiteit aan tools en technieken die leren aantrekkelijk, innovatief, toegankelijk en inclusief maken. Onze manier van werken is collaboratief en creatief. We zijn niet bang om te experimenteren en risico's te nemen, en we geven prioriteit aan oplossingen die een positief effect hebben op mensen en onze wereld.

Dit bieden we je

We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad, maar ook in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je

• Het dienstverband vindt plaats conform de CAO Nederlandse Universiteiten voor de duur van een jaar. Het salaris valt afhankelijk van opleiding en werkervaring in schaal 8 en bedraagt minimaal €3537,- en maximaal €4673,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling.
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Flexibele werkduur: standaard heb je 232 vakantie-uren bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken mogelijk.

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Het vinden wij belangrijk

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten?

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Karen van Muiden - [e-mail]. Solliciteren kan tot en met 23 november. De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden in de laatste week van november en eerste week van december. Je wordt vriendelijk verzocht beschikbaar te zijn in deze periode. Indiensttreding per 1 januari 2027.

Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

• Bij onderlinge afweging van kandidaten, geldt bij gelijke geschiktheid een voorkeur voor interne kandidaten, vrouwen, werknemers met een arbeidsbeperking en werknemers met een migratieachtergrond.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend.