Administratieve Office Assistant Leiden University College (LUC)

Universiteit Leiden; Den Haag; Hybrid; EUR 36,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris 3202–4159 bruto per maand

8% vakantietoeslag

Eindejaarsuitkering 8,3%

ABP pensioen

Reiskostenvergoeding OV

Job summary

Leiden University College The Hague (LUC) biedt een uitdagende positie als administratieve office assistant, onderdeel van de support staf die studenten en staf van Leiden University College ondersteunt.

De functie vereist HBO-niveau, minimaal 1 jaar ervaring, bekendheid met internationale onderwijssystemen en ervaring met uSis of vergelijkbare systemen. Een sterke Nederlandse en Engelse communicatieve vaardigheid is gewenst. Hybride werken binnen Nederland is mogelijk.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau is vereist.
• Minimaal 1 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur in hoger onderwijs.
• Ervaring met/kennis van internationale onderwijssystemen.
• Ervaring met uSis of vergelijkbare administratiesystemen of processen.
• Uitstekende verbale en schriftelijke communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Documenten produceren voor studenten (transcripts, brieven, verklaringen).
• Diploma uitreiking voorbereiden en studielijsten registreren in uSis.
• Cijfers invoeren in uSis.
• Stemple archief studiematerialen beheren.
• Algemene administratieve processen ondersteunen en vragen van studenten/staf beantwoorden.

Skills

HBO werk- en denkniveau

Relevante werkervaring

Internationaal onderwijskennis

uSis of vergelijkbare systemen

Communicatieve vaardigheden NL/EN

Nauwkeurig en gestructureerd werken

Hands-on mentaliteit

Teamplayer

Internationaal teamwerk

Tools

uSis

Job description

Hier ga je werken

Het doel van de Faculteit Governance en Global Affairs (FGGA) is bijdragen aan de samenleving. Dit doet de faculteit met hoogwaardig interdisciplinair onderwijs en (nieuwe) wetenschappelijke kennis. Of het nu gaat om terrorisme, veiligheid, artificial intelligence of een bestuurlijke oplossing voor de woningcrisis, bij FGGA komen hedendaagse vraagstukken uitgebreid aan bod. In hartje Den Haag, waar belangrijke beslissingen worden genomen, komen studenten en professionals samen om kennis en vaardigheden op te doen. Er wordt veel samengewerkt met universitaire en maatschappelijke partners, wat ervoor zorgt dat studenten de universiteit verlaten met een glimlach en alvast met één been in de toekomst, klaar om een substantiële bijdrage te leveren aan de maatschappij. FGGA is één van de zeven faculteiten van de Universiteit Leiden. Deze jonge, ondernemende, vernieuwende en innovatieve organisatie heeft drie wetenschappelijke instituten, twee centers, ruim 3700 studenten en 425 medewerkers.

Leiden University College The Hague (LUC) is het internationale Engelstalige Honours College van de Universiteit Leiden. Getalenteerde en gemotiveerde studenten van over de hele wereld komen speciaal naar Den Haag om deel te nemen aan het innovatieve Liberal Arts and Science-programma dat zich richt op de mondiale uitdagingen van vandaag. Het LUC kan al meer dan tien jaar rekenen op een plekje in de Keuzegids Universiteiten als best gewaardeerde University Colleges van Nederland. Het wetenschappelijke personeel, met diverse achtergronden en disciplines, heeft een passie voor lesgeven en onderwijs waarin de student centraal staat.

De administratieve office assistant is onderdeel van de support staf, een gezellig en multidisciplinair team dat onze studenten en staf van Leiden University College over de volle breedte ondersteunt.

Dit ga je doen

• Het produceren van documenten voor studenten, zoals transcripts, brieven en verklaringen;
• Helpen met de voorbereiding van de diploma uitreiking, vooral het doorvoeren van de studieplannen in uSis en het registreren en produceren van officiële (diploma) documenten;
• Cijfers invoeren in uSis;
• Het studiematerialen archief beheren;
• Algemene administratieve processen ondersteunen, zoals het opcoeren van de studenten voor de vakken, het produceren van cijferlijsten, het ondersteunen van het vak evaluatieproces en het beantwoorden van vragen van studenten en staf over beleid, procuedures en IT systemen.

Dit breng je mee

In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Uiteraard is er aandacht voor het inwerken. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• HBO werk- en denkniveau
• Minimaal 1 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur binnen het hoger onderwijs
• Ervaring met/kennis van de verschillende internationale onderwijssystemen
• Ervaring met uSis of vergelijkare administratie systemen of processen
• Uitstekende verbale en schriftelijke communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels
• Accuraat en georganiseerd werken met oog voor procedures en details
• Hands on mentaliteit en teamplayer
• Interesse in het werken in een internationaal team

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je

We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling. Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op een steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad of in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 januari (of zsm) tot en met 31 juli 2027. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris tussen 3202,- tot 4159,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 7);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen.
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen.
• Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement en fietsregeling;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking.

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Dit vinden wij belangrijk

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.