Medewerker Support Office/ Secretariaat

Eindhoven-University-of-Technolog; Eindhoven; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

TU/e Campus & Facilities zoekt een allround Medewerker Support Office & Secretariaat die klantvragen snel afhandelt, administratieve processen bewaakt en secretariële taken ondersteunt. Je werkt nauw samen met leidinggevenden en teams, beheert agenda's en mailboxen, organiseert bijeenkomsten en draagt bij aan een professionele dienstverlening.

Met affiniteit voor bedrijfsadministratieve processen en klantgerichte dienstverlening werk je nauwkeurig en proactief.

Qualifications

• MBO+ werk- en denkniveau.
• Ervaring met Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel) is gewenst.

Responsibilities

• Ondersteunen van leidinggevenden en teams bij organisatorische en secretariële werkzaamheden.
• Beheren van agenda's en mailboxen.
• Plannen, voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen en evenementen.
• Verwerken en archiveren van correspondentie en documenten.
• Notuleren en oppakken van acties en afspraken.

Job description

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van regelen, ondersteunen en verbinden? Vind je het leuk om schakelen tussen klantcontact, administratieve processen en secretariële ondersteuning? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Bij Campus & Facilities van de TU/e draag je bij aan een prettige, veilige en goed functionerende campusomgeving voor studenten, medewerkers en bezoekers.

Je bent een belangrijke schakel binnen de organisatie. Enerzijds zorg je ervoor dat klantvragen, orders en administratieve processen soepel verlopen. Anderzijds ondersteun je leidinggevenden en collega's met uiteenlopende secretariële werkzaamheden. Dankzij jouw organisatietalent, dienstverlenende instelling en gevoel voor prioriteiten weet je overzicht te behouden en collega's optimaal te ondersteunen

Functieomschrijving

Geen dag is hetzelfde. Je werkt in een dynamische omgeving waarin je dagelijks schakelt tussen klanten, leveranciers, collega's en uiteenlopende administratieve en secretariële werkzaamheden.

Als Medewerker Support Office & Secretariaat vervul je een combinatiefunctie waarin dienstverlening, bedrijfsadministratie en managementondersteuning samenkomen.

Afhankelijk van de vraag vanuit de organisatie, de werkvoorraad en de drukte binnen het team ligt de nadruk van je werkzaamheden afwisselend op het Support Office of op het Secretariaat.

Dit betekent dat je de ene periode meer bezig kunt zijn met klantvragen, orderafhandeling, bedrijfsadministratieve processen en het bewaken van de voortgang van meldingen en opdrachten. Op andere momenten ondersteun je leidinggevenden en teams juist intensiever met secretariële werkzaamheden, zoals agenda- en mailboxbeheer, het organiseren van bijeenkomsten en het voorbereiden van vergaderingen.

Samen met je collega's zorg je ervoor dat de dienstverlening continu aansluit bij de behoeften van de organisatie. Je stelt gemakkelijk prioriteiten, schakelt soepel tussen verschillende werkzaamheden en speelt flexibel in op veranderingen in werkdruk en capaciteit. Daarnaast denk je actief mee over verbeteringen in processen en dienstverlening en neem je initiatief om deze verder te optimaliseren.

Kortom: je bent een allround ondersteuner die zich thuis voelt in zowel bedrijfsadministratieve als secretariële werkzaamheden en die, afhankelijk van de behoefte van de organisatie, moeiteloos schakelt tussen beide werkvelden.

Wat ga je doen als Medewerker Support Office en Secretariaat:

Binnen deze functie ligt het zwaartepunt op de ondersteuning van de bedrijfsvoering van Campus & Facilities. Je zorgt ervoor dat klantvragen, meldingen, opdrachten en administratieve processen correct en tijdig worden afgehandeld. Daarnaast bied je secretariële ondersteuning aan leidinggevenden en teams, bijvoorbeeld bij agenda- en mailboxbeheer, het organiseren van bijeenkomsten en het voorbereiden van vergaderingen.

Samen met je collega's van het Support Office & Secretariaat draag je bij aan een professionele, klantgerichte en efficiënte dienstverlening. Je denkt actief mee over verbeteringen in processen en dienstverlening en neemt initiatief om deze verder te optimaliseren

1. Support Office & Bedrijfsadministratie

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor collega’s en leveranciers C&F.
• Verstrekken van informatie aan klanten, studenten, medewerkers en leveranciers.
• Registreren, beoordelen en uitzetten van klantvragen, meldingen en aanvragen.
• Uitvoeren en bewaken van het orderafhandelingsproces, waaronder offerteaanvragen, opdrachtverstrekking, dossieropbouw en administratieve controles.
• Registreren van ontvangsten en verwerken van factuurstromen.
• Bewaken van voortgang, doorlooptijden en tijdige afhandeling van klantvragen en opdrachten.
• Beheren, controleren en actualiseren van administratieve gegevens in diverse systemen.
• Signaleren van knelpunten en verbetermogelijkheden in processen en dienstverlening.

2. Secretariaat & Managementondersteuning

• Ondersteunen van leidinggevenden en teams bij organisatorische en secretariële werkzaamheden.
• Beheren van agenda's en mailboxen.
• Plaatsen van bestellingen via digitale inkoopapplicaties.
• Organiseren, voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen.
• Opstellen, verwerken en archiveren van correspondentie en documentatie.
• Notuleren van overleggen en bewaken van actiepunten.
• Ondersteunen bij dienstbrede activiteiten, projecten en personele processen.
• Fungeren als verbindende schakel tussen verschillende afdelingen, stakeholders en externe partijen.
• MBO+ werk- en denkniveau, aangevuld met relevante administratieve, secretariële of facilitaire ervaring.
• Ervaring in een ondersteunende functie waarbij dienstverlening, administratie en organisatie samenkomen.
• Affiniteit met bedrijfsadministratieve processen en klantgerichte dienstverlening.
• Ervaring met Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Word en Excel.
• Je vindt het leuk, te leren, de administratie in de daarvoor aanwezige applicaties (zoals Planon, Proactis en Unit4) uit te voeren.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en houdt overzicht, ook wanneer verschillende werkzaamheden tegelijkertijd om aandacht vragen.
• Je bent proactief, servicegericht een teamspeler die eigenaarschap toont en initiatief neemt.
• Je communiceert gemakkelijk met verschillende doelgroepen en stakeholders.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in zowel het Nederlands als het