Medewerker Events & Reserveringen

mboRijnland; Leiden; On-site; EUR 40,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering 8,33%

Pensioenpremie 70%

Flexibel planningsvermogen

31 vakantiedagen per jaar

Laptop in bruikleen

Reiskosten en sportabonnementen

Telefoon en thuiswerkvergoeding

Fietsregeling / NS-businesscard

Scholingsfaciliteiten

Job summary

mboRijnland zoekt een administratieve kracht voor de coördinatie van evenementen in Leiden. Je werkt nauw samen met LLokaal en Grand Café LLokaal en fungeert als stille kracht voor een vlekkeloze organisatie.

Je verwerkt reserveringen, maakt draaiboeken en bewaakt planningen, onderhoudt CRM-gegevens en verzorgt offertes en kostenberekeningen. Een zelfstandige, flexibele, klantgerichte teamspeler past hier uitstekend.

Qualifications

• Goede communicatieve vaardigheden, mondeling en schriftelijk.
• Nauwkeurigheid, betrouwbaarheid en zelfstandigheid.
• Ervaring met organiseren van middelgrote tot grote evenementen.
• In staat om te werken onder strakke deadlines.
• Flexibel plannen en multi-tasking.
• Teamspeler met sparringpartner op meerdere niveaus.

Responsibilities

• Verwerken van reserveringen van vergaderingen en evenementen.
• Opstellen van draaiboeken, bijhouden van deelnemerslijsten en planningen.
• Communicatie met betrokkenen en tijdige verwerking in administraties.
• Verantwoordelijk voor facturatie en offertes in het CRM-systeem.
• Uitvoeren van evaluaties met klanten en het opbouwen van netwerken.
• Ondersteunen van het team en schakelen met leveranciers.

Skills

Communicatief sterk

Nauwkeurig

Verantwoordelijk

Creatief

Teamspeler

Overzicht bewaren

Evenementen organiseren

Deadline-driven

Flexibel plannen

Job description

Ben jij administratief sterk en werk je nauwkeurig en gestructureerd? Voor onze evenementen zoeken we een collega die graag overzicht houdt en ervoor zorgt dat alle administratieve werkzaamheden rondom onze events soepel en zorgvuldig verlopen.

Over ons

LLokaal is dé fysieke plek in Leiden waar onderwijs, arbeidsmarkt en overheid samenkomen om iedereen te ondersteunen in hun persoonlijke en professionele groei. Vanuit LLokaal faciliteren we inspirerende evenementen, leertrajecten en loopbaanontwikkeling, waarbij we nauw samenwerken met bedrijven, onderwijsinstellingen en regionale partners.

Ons Sales Support team is een kleinschalig, hecht en flexibel werkend team binnen het Centrum voor Service en Support en Financiële Zaken. Wij ondersteunen onder andere het volledige verkoopproces van maatwerkonderwijs, trainingen en evenementen – van eerste klantcontact tot evaluatie.

Wat ga je doen?

Je ondersteunt bij reserveringen van vergaderingen en evenementen, het opstellen van draaiboeken, houdt deelnemerslijsten en planningen bij, verzorgt de communicatie met betrokkenen en zorgt dat alle gegevens tijdig en correct verwerkt worden in de administraties. Jij bent de stille kracht achter een vlekkeloze organisatie!

Je hoofdtaak is het organiseren van evenementen van A tot Z in nauwe samenwerking met de medewerkers van Grand Café LLokaal.

Voert intakegesprekken met klanten om wensen en doelstellingen scherp te krijgen en denkt hier graag mee en je bent de vaste aanspreekpunt voor de klant gedurende het hele traject.

• Verwerkt reserveringen van vergaderingen en evenementen
• Registreert relaties in het CRM-systeem en houdt deze actueel
• Stelt offertes op in het CRM-systeem
• Maakt kostenberekeningen en voert prijsonderhandelingen met (potentiële) klanten.
• Stelt een actielijst en draaiboek op en zorgt ervoor dat alle acties door de juiste collega’s of partners worden uitgevoerd.
• Schrijft, bewaakt en actualiseert draaiboeken en zorgt dat iedereen op de hoogte is van hun rol.
• Zorgt voor de facturatie
• Je ondersteunt het team bij overige werkzaamheden en springt bij waar nodig.
• Voert evaluaties uit met de klant om de samenwerking en het resultaat te verbeteren
• Zoek verbinding tussen het evenement en mboRijnland en/of LLokaal en brengt deze bij elkaar.
• Denkt mee over de verdere ontwikkeling en professionalisering van evenementen binnen LLokaal.
• Bouwt en onderhoudt een relevant netwerk binnen en buiten mboRijnland.
• Regelt praktische zaken met leveranciers: van het aanvragen van offertes tot de uiteindelijke uitvoering.
• Voert diverse ondersteunende taken uit zoals afspraken inplannen, drukwerk verzorgen, goodiebags vullen en badges maken.
• Monitort en evalueert evenementen, signaleert knelpunten en stuurt bij waar nodig.
• Draagt actief bij aan de kennisdeling, samenwerking en afstemming tussen verschillende teams en disciplines binnen de organisatie.

Wat neem jij mee?

• Je bent communicatief sterk – zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent nauwkeurig, betrouwbaar en zelfstandig.
• Je houdt van regelen en denkt in oplossingen.
• Je bent creatief, flexibel en schakelt moeiteloos tussen verschillende taken.
• Je bent een echte teamspeler en sparringpartner op meerdere niveaus.
• Je houdt overzicht, schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en zorgt dat zaken goed geregeld zijn.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het organiseren van middelgrote tot grote evenementen.
• Je kunt goed werken met strakke deadlines.
• Je bent iemand die zijn/haar werk flexibel in kan plannen en niet vastzit aan vaste werkdagen, tijden.

Wat bieden wij jou?

Een uitdagende functie in een dynamische en betekenisvolle werkomgeving.

Veel ruimte voor eigen initiatief en creativiteit.

Samenwerking met bevlogen collega’s binnen én buiten LLokaal.

De kans om impact te maken op onderwijs en de regionale arbeidsmarkt.

Een werkplek op een inspirerende locatie in het hart van Leiden.

Daarnaast bieden wij:

• conform functiebouwwerk van mboRijnland word je benoemd in de functie van medewerker administratie D. De functie is ingeschaald in schaal 7 conform CAO MBO. Het maximum van schaal 7 is € 3.920 bruto per maand.
• 8,33% eindejaarsuitkering;
• bijdrage van 70% aan de pensioenpremie;
• de mogelijkheid om binnen redelijkheid je werk flexibel te plannen;
• 31 vakantiedagen per jaar bij een fulltime aanstelling;
• bijdrage aan de ziektekostenverzekering, ook de aanvullende;
• een laptop in bruikleen;
• een bijdrage aan je sportschool abonnement;
• een telefoon en thuiswerk vergoeding;
• een aantrekkelijke vervoersregeling bestaande uit een fietsregeling en ns-businesscard;
• ruime scholingsfaciliteiten via onze eigen academie.