Manager Business Support

KnappeKoppen.work; Leusden; On-site; EUR 57,000 - 69,000; Full time

Benefits offered by this job

Bonusregeling

Pensioenregeling

Ontwikkelbudget

Leaseauto

Job summary

KnappeKoppen.work zoekt een Manager Business Support in Leusden voor een brede managementrol. Je stuurt HR, finance, IT, legal en facilitair aan en werkt continu aan de verbetering van processen.

Je werkt nauw samen met consultants en analisten, hebt contact met de directie en maakt deel uit van het Management Team. De functie vraagt 32–40 uur per week en biedt ruimte om te groeien.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding.
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring, met aantoonbare aansturing van een team.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• 32–40 uur per week beschikbaar.
• Werk voornamelijk vanuit kantoor in Leusden.

Responsibilities

• Verzorgen onboarding en offboarding.
• Beheren personeelsdossiers.
• Begeleiden van verzuim.
• Verwerken van salarissen.
• Uitvoeren van HR-processen, waaronder via Hooray.
• Beheren van contracten.
• Bewaken van privacy en AVG.
• Ondersteunen bij ISO-certificeringen.
• Toezicht op overige wettelijke verplichtingen.

Skills

Leidinggeven

Projectmanagement

Communicatieve vaardigheden

Teammanagement

Education

HBO-opleiding

Tools

Monday.com

Harvest

Hooray

1Password

Job description

Manager Business Support Leusden (32-40 uur) gezocht voor een brede managementrol waarin je HR, finance, IT, legal en facilitaire processen aanstuurt en verbetert.

Wij zijn actief binnen het domein van veiligheid en weerbaarheid en werken aan vraagstukken rondom geopolitieke ontwikkelingen, veiligheid en maatschappelijke weerbaarheid. Wij ondersteunen organisaties met analyses, crisismanagement, trainingen en advies.

Onze consultants hebben uiteenlopende en bijzondere professionele achtergronden, waaronder ervaring binnen militaire en inlichtingendiensten. Zij worden ondersteund door een team van analisten. Als groeiende, internationale organisatie van ongeveer 30 medewerkers zorgen wij ervoor dat onze interne organisatie blijft aansluiten op onze ontwikkeling.

Als Manager Business Support draag jij hier direct aan bij. Je zorgt ervoor dat onze interne operatie goed georganiseerd is en werkt continu aan verdere verbetering.

Wij zoeken een ervaren Manager Business Support die verantwoordelijkheid neemt voor uiteenlopende bedrijfsprocessen. Je geeft leiding aan het Business Support team en houdt overzicht over werkstromen binnen onder andere HR, financiën, legal, IT, marketing en facilitair.

Ongeveer 70% van jouw werkzaamheden is gestructureerd. De overige 30% vraagt om flexibiliteit en het vermogen om snel in te spelen op veranderingen binnen de operatie. Ons team verzorgt de dagelijkse uitvoering en jij werkt hier actief aan mee, bewaakt het totaaloverzicht en stemt regelmatig af met de CEO en CFO. Daarnaast maak je onderdeel uit van het Management Team.

Je werkt in een compacte organisatie waarin je nauw samenwerkt met consultants, analisten en de directie. Je krijgt veel verantwoordelijkheid en ruimte om het team, de organisatie én jezelf verder te ontwikkelen. Door de brede inhoud van de functie kun je jouw persoonlijke ontwikkeling bovendien in een richting vormgeven die bij jou past.

Jouw verantwoordelijkheden

Als Manager Business Support ben je verantwoordelijk voor acht verschillende taakgebieden. Je bereidt werkzaamheden voor, bewaakt de voortgang en brengt risico’s en afwijkingen onder de aandacht van de CEO en CFO. De dagelijkse uitvoering wordt verdeeld tussen jou en het Business Support team van 2 FTE.

• Verzorgen van onboarding en offboarding
• Beheren van personeelsdossiers
• Begeleiden van verzuim
• Verwerken van salarissen
• Uitvoeren van periodieke HR-processen, onder andere via Hooray
• Beheren van contracten
• Bewaken van privacy en AVG
• Ondersteunen bij ISO-certificeringen
• Toezien op overige wettelijke verplichtingen

3. Marketing en communicatie

• Beheren van de website
• Verzorgen van promotiemateriaal
• Uitvoeren van de marketingstrategie

4. Facilitaire zaken

• Organiseren van het kantoor
• Contact onderhouden met leveranciers
• Coördineren van onderhoud
• Organiseren van teamevents en bijeenkomsten

5. Wagenpark en verzekeringen

• Beheren van het wagenpark
• Beheren van verzekeringen op operationeel en beleidsmatig niveau

6. Ondersteuning van business lines

• Ondersteunen van de verschillende business lines bij hun operationele behoeften

7. Boekhouding en projectadministratie

• Verzorgen van de maandafsluiting
• Beheren van debiteuren
• Verwerken van inkomende en uitgaande facturen
• Bijhouden van de projectadministratie in Harvest
• Samenwerken met de CFO
• Coördineren van het dagelijkse ICT-beheer
• Beheren van licenties, servers en systemen
• Werken met systemen zoals Monday.com en 1Password
• Samenwerken met de IT-manager

Naast deze verantwoordelijkheden verwachten wij dat je actief kijkt naar manieren om bestaande processen en systemen te verbeteren. Je brengt verbeterpunten in kaart, werkt oplossingen uit en zorgt vervolgens voor de implementatie binnen de organisatie.

Wat verwachten we van jou?

Wij zoeken een proactieve en communicatief sterke professional die ervaring heeft met leidinggeven en projectmanagement. Minimale eisen:

• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding
• Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring, inclusief aantoonbare ervaring met het aansturen van een team
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk
• Je bent 32-40 uur per week beschikbaar
• Je werkt voornamelijk vanuit kantoor in Leusden

Wij waarderen daarnaast

• Een zelfstandige, proactieve en flexibele werkhouding
• Sterke communicatieve en verbindende vaardigheden
• Het vermogen om goed te plannen, prioriteiten te stellen en overzicht te behouden, ook binnen een team
• Ervaring met systemen zoals Monday.com, Harvest en Hooray, of vergelijkbare tools

Wat bieden we jou?

Wij bieden een inhoudelijk uitdagende functie binnen een organisatie waarin jouw werkzaamheden directe betekenis hebben. Je werkt nauw samen met consultants en analisten en hebt regelmatig contact met de directie en het Management Team. Binnen deze rol krijg je veel ruimte om zaken zelf vorm te geven en jezelf verder te ontwikkelen.

• Een verantwoordelijke functie met directe impact op de organisatie
• Persoonlijke begeleiding en mogelijkheden om door te groeien
• Rechtstreekse samenwerking met de CEO en CFO
• Een plek binnen het Management Team
• 32-40 uur per week
• Salarisindicatie van €5.141 tot €6.166
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een bonusregeling, pensioenregeling, ontwikkelbudget en leaseauto

De selectie bestaat uit de volgende stappen:

• Een kennismakingsgesprek op kantoor in Leusden
• Een pre-employment screening
• Een tweede gesprek
• Bij een positieve uitkomst voor beide partijen ondertekenen we het contract en verwelkomen we je als nieuwe collega