Manager Business Support

Proximities; Leusden; On-site; EUR 57,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

Bonusregeling

Pensioenregeling

Ontwikkelbudget

Leaseauto

Job summary

Proximities zoekt een ervaren Manager Business Support die als spil van onze organisatie de interne operatie stuurt en verbetert. Je geeft leiding aan het Business Support-team en bewaakt processen van HR tot facilitair, IT en finance, met circa 70% structuur en 30% dynamiek.

Je werkt nauw samen met consultants, analisten, en de directie (CEO/CFO) en maakt impact met concrete verbeteringen. Je rapporteert aan de directie en hebt 32–40 uur per week beschikbaar op kantoor in Leusden.

Qualifications

• Afgeronde HBO- of WO-opleiding.
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring met aantoonbare leiderschapservaring.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, in woord en geschrift.
• 32–40 uur per week beschikbaar, voornamelijk op kantoor in Leusden.
• Communicatief sterk en verbindend.
• Sterk in plannen, prioriteren en overzicht bewaren, ook op teamniveau.
• Vertrouwd met tools zoals Monday.com, Harvest en Hooray of vergelijkbaar.

Responsibilities

• Leiding geven aan het Business Support-team en operationele processen verbeteren.
• Overzien en verbeteren van HR, financiën, legal, IT, marketing en facilitair.
• Verantwoordelijk voor acht aandachtsgebieden, inclusief begroting en risicomanagement.
• Dagelijkse uitvoering door 2 FTE en samenwerking met de CEO/CFO.
• Samenwerken met consultants, analisten en directie.
• Procesverbeteringen identificeren, uitwerken en doorvoeren.

Skills

Leidinggevende ervaring

Projectmanagement

Communicatieve vaardigheden

Plannen / overzicht bewaren

Taalvaardigheid NL/EN

Education

HBO/WO opleiding

Tools

Monday.com

Harvest

Hooray

Job description

Ben je een ervaren manager die het leuk vindt om uiteenlopende bedrijfsprocessen aan te sturen in een dynamische, internationale organisatie op het gebied van veiligheid en weerbaarheid? Als Manager Business Support ben jij de spil van onze organisatie: je zorgt dat de interne operatie soepel loopt én steeds verbeterd wordt.

Wat doen we bij Proximities?

Bij Proximities werken we dagelijks aan vraagstukken die ertoe doen. Geopolitieke spanningen, veiligheidsvraagstukken en maatschappelijke weerbaarheid vragen om organisaties die scherp en snel kunnen schakelen. Wij ondersteunen onze klanten daarin met analyses, crisismanagement, trainingen en advies. Onze ervaren consultants – veelal afkomstig uit militaire en inlichtingendiensten – worden ondersteund door een team van analisten. Proximities groeit hard en als Manager Business Support zorg jij dat de organisatie meegroeit en dat onze mensen zo goed mogelijk hun werk kunnen doen.

Wat kun je verwachten als Manager Business Support bij Proximities?

Als Manager Business Support geef je leiding aan het Business Support team. Je overziet en verbetert werkstromen van HR en financiën tot legal, IT, marketing en facilitair. Ongeveer 70% van je werk is gestructureerd; de overige 30% vraagt dat je meebeweegt met de operatie en inspeelt op dynamische situaties. Je team pakt de dagelijkse uitvoering op en jij werkt mee, zorgt dat het geheel klopt en schakelt met de CEO en CFO. Ook zit je in het Management Team.

We zijn een compacte organisatie van ongeveer 30 personen, nationaal en internationaal actief. Je werkt nauw samen met consultants en analisten met bijzondere achtergronden en werkt nauw samen met de directie. Je krijgt echte verantwoordelijkheid en er is volop ruimte om het team en de organisatie en jezelf verder te ontwikkelen. Ook geeft het brede takenpakket veel mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling in de richting die je zelf wenst.

Welke taakgebieden vallen onder jouw verantwoordelijkheid?

Als Manager Business Support ben je verantwoordelijk voor acht taakgebieden. Je bereidt voor, bewaakt de voortgang en signaleert risico's en afwijkingen naar de CEO en CFO. De dagelijkse uitvoering ligt zowel bij je team van 2 FTE als bij jouzelf.

• Personeelszaken: onboarding en offboarding, personeelsdossiers, verzuim, salarissen en de periodieke HR-processen, onder andere via Hooray.
• Legal en compliance: contracten, privacy en AVG, ISO-certificeringen en overige wettelijke verplichtingen.
• Marketing en communicatie: websitebeheer, promotiemateriaal en de uitvoering van de marketingstrategie.
• Facilitair kantoor: kantoororganisatie, leveranciers, onderhoud en de organisatie van teamevents en bijeenkomsten.
• Wagenpark en verzekeringen: wagenpark en de verzekeringen, zowel operationeel als beleidsmatig.
• Ondersteuning business lines: ondersteuning van de business bij hun operationele behoeften.
• Boekhouding en projectadministratie: maandafsluiting, debiteurenbeheer, in- en uitgaande facturatie en de projectadministratie in Harvest, in samenwerking met de CFO.
• Data en ICT: dagelijks ICT-beheer, licenties, servers en systemen zoals Monday.com en 1Password, in samenwerking met de IT-manager.

Daarnaast dagen we je uit om bestaande processen en systemen te verbeteren. Je identificeert deze verbeteringen, werkt ze uit en voert ze door in de organisatie.

Wat zoeken wij in een Manager Business Support?

Wij zoeken een proactieve, communicatief vaardige collega met leidinggevende ervaring en sterke projectmanagement vaardigheden.

• Afgeronde hbo- of wo-opleiding
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring, waarvan aantoonbare ervaring in het aansturen van een team
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, in woord en geschrift
• 32–40 uur per week beschikbaar, voornamelijk op kantoor in Leusden
• Communicatief sterk en verbindend
• Sterk in plannen, prioriteren en overzicht bewaren, ook op teamniveau
• Vertrouwd met tools zoals Monday.com, Harvest en Hooray of vergelijkbaar

Wat bieden wij?

Een inhoudelijk uitdagende rol in een organisatie waar het werk er echt't toe doet. Je werkt nauw samen met consultants en analisten met bijzondere achtergronden en schakelt met directie en MT. Je krijgt veel ruimte om dingen vorm te geven en jezelf te ontwikkelen.

• Verantwoordelijke rol met directe impact op de organisatie
• Persoonlijke begeleiding en ruimte voor doorgroei
• Directe samenwerking met de directie (CEO/CFO) en een plek in het MT
• Een salarisrange van €5.141 – €5.718 en goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een bonusregeling, pensioenregeling, ontwikkelbudget en een leaseauto

Wat is de selectieprocedure?

• Kennismakingsgesprek op ons kantoor in Leusden
• Tweede gesprek
• Als het voor beide partijen goed voelt, tekenen we een contract en word je ons nieuwe collega!

We kijken er naar uit je te ontmoeten!

Voor meer informatie, zie www.proximities.com.