Managementondersteuner PPG

Rivm; Bilthoven; Remote; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel Keuzebudget (IKB)

Studiefaciliteiten

Bedrijfsfitness

Volledige OV-vergoeding woon-werkverke

Ouderschapsverlof (gedeeltelijk)

Job summary

RIVM zoekt een managementondersteuner die dagelijks bijdraagt aan de landelijke preventie- en publieke gezondheidsprogramma's. Je beheert agenda's, plant vergaderingen en ondersteunende processen, en ondersteunt managers binnen het domein PPG en de centra RPO/CPO/DAP.

Je werkt in Bilthoven met toekomstige verhuisplannen naar Utrecht Science Park. Een jaarcontract met IKB en meerdere secundaire arbeidsvoorwaarden maken deel uit van het pakket.

Qualifications

• MBO-4 opleiding secretarieel of administratief.
• Minimaal twee jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol.

Responsibilities

• Beheren van meerdere leidinggevendenagenda's en prioriteiten stellen.
• Regelen en plannen van interne en externe vergaderingen en ruimtes.
• Begeleiden van het proces voor nieuwe en vertrekkende medewerkers.
• Verwerken van urenstaten en uitvoeren van administratieve taken.
• Beantwoorden van organisatorische vragen van collega's op de afdeling.

Skills

Agenda beheren

Plannen en organiseren

Communicatie

Vergaderingen plannen

Education

MBO-4 Secretariële richting

Tools

Microsoft Outlook

Excel

Job description

Wil je werk doen dat er echt toe doet? In deze ondersteunende functie draag je dagelijks bij aan de publieke gezondheid van Nederland. Je bent een belangrijke schakel in het tijdig en zorgvuldig beschikbaar maken van vaccins voor iedereen, van baby tot senior. Lees verder en ontdek wat deze functie jou te bieden heeft.

Jouw functie als managementondersteuner.
Als managementondersteuner ben je de administratieve motor van het team. Je ondersteunt leidinggevenden die werken aan de landelijke vaccinatie- en screeningsprogramma's. Je zorgt voor overzicht in drukke agenda's en plant belangrijke overleggen. Ook regels en systemen maak je je snel eigen. Zo help je collega's om hun werk goed te doen.

In deze functie doe je het volgende:

• Je beheert de agenda's van verschillende leidinggevenden en stelt prioriteiten;
• Je regelt en plant interne en externe vergaderingen en verzorgt de ruimtes;
• Je begeleidt het proces voor nieuwe en vertrekkende medewerkers;
• Je verwerkt urenstaten en voert administratieve taken uit;
• Je beantwoordt organisatorische vragen van collega's op de afdeling.

Waar kom je te werken

Je werkt binnen het domein Preventieprogramma's en Opschaling voor de Publieke Gezondheid, kortweg PPG. Je maakt deel uit van een hecht team van acht managementondersteuners. Samen overleggen we dagelijks op kantoor en verdelen we de taken. We werken minimaal de helft van de week op kantoor in Bilthoven. In de toekomst verhuizen we naar een nieuw gebouw op het Utrecht Science Park. Onze werksfeer is collegiaal en gericht op samen resultaat behalen.

Binnen PPG regiseren en coördineren we de uitvoering van diverse vaccinatie- en screeningsprogramma’s; het Rijksvaccinatieprogramma, de COVID-19 vaccinatie, de zwangerenscreening, de hielprikscreening en de griep- en pneumokkenvaccinatie. Daarnaast wordt ook de regie op diverse kankerscreeningen vanuit PPG bestuurd en werken wij eraan dat de Nederland klaar is voor een pandemie. Zo draagt ons domein bij aan de bescherming van de volksgezondheid.

Je maakt onderdeel uit van een team van acht managementondersteuners. Deze zijn verdeeld over de verschillende centra. Op het secretariaat ondersteunen we de leidinggevende van onderstaande centra;

• RPO - Regie op Preventieprogramma's en opschaling
• CPO - Coördinatie en Dienstverlening voor Preventieprogramma's en opschaling
• DPO - Digitalisering voor Preventieprogramma's en opschaling
• SPO - Supplychain voor Preventieprogramma's en opschaling

Jij komt te werken voor het centrum CPO bij de afdeling Dienstverlening en Advies (DAP), maar je ondersteunt met name de managers uit het centrum RPO.

Wij bieden een contract aan voor de duur van 1 jaar. Op dit moment kunnen we nog geen garanties geven over een eventuele verlenging van het contract.
De sollicitatiegesprekken voor deze vacature staan gepland op maandag 16 en dinsdag 17 november.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
• 1 jaar
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Wie ben jij

In deze rol werk je in een omgeving waarin geen dag hetzelfde is. Je werkt nauw samen met leidinggevenden en collega-ondersteuners binnen het RIVM. Je krijgt de ruimte om de functie zelfstandig uit te voeren en jezelf verder te ontwikkelen. Dit neem je mee:
Harde eisen:

• Opleiding: Een afgeronde mbo 4-opleiding in secretariële of administratieve richting.
• Werkervaring: Minimaal twee jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol.

Competenties volgens de functiegroep Managementondersteuner schaal 6 uit het Functiegebouw Rijk:

• Plannen en organiseren: Je beheert moeiteloos complexe agenda's en regelt alle overleggen en ruimtes strak.
• Voortgangscontrole: Je houdt het overzicht over acties en zorgt dat afspraken tijdig worden nagekomen.
• Klantgerichtheid en samenwerken: Je helpt collega's vriendelijk verder en bouwt een goede band op met je team.
• Organisatiesensitiviteit: Je begrijpt de belangen en verhoudingen binnen een grote maatschappelijke organisatie.

Herken je jezelf in dit profiel, maar voldoe je nog niet aan alle punten? Ook dan nodigen we je van harte uit om te reageren.

Bij het RIVM hebben we één van de beste cao's van Nederland, namelijk die van de Rijksoverheid. Naast een goed salaris hebben we aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zoals een Individueel Keuzebudget van 16.5 % van je bruto jaarsalaris waarover je zelf de regie hebt. Je kunt iedere maand een deel laten uitbetalen of extra vrije dagen kopen of verkopen. Daarnaast bieden we fiscale voordelen om bijvoorbeeld je studieschuld af te lossen. Ook zijn we een mantelzorgvriendelijke organisatie. Meer weten? Lees er meer over onder de kop overige arbeidsvoorwaarden'.

Hier kom je te werken

RIVM: deskundig, betrouwbaar en onafhankelijk

Als Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) zijn we een deskundige, betrouwbare en onafhankelijke adviseur voor overheid, professionals en burgers. Ons doel: een gezonde bevolking en een duurzame, veilige en gezonde leefomgeving. We bewaken gezondheid, ziekten, de kwaliteit van de leefomgeving én het milieu. Daarvoor doen we onderzoek en we verzamelen kennis voor toegankelijke informatie en toepasbare adviezen. Het RIVM zorgt voor een goede geboortescreening, het bestrijden van infectieziekten en heeft een centrale rol bij het Rijksvaccinatieprogramma en de bevolkingsonderzoeken. We onderzoeken wat er nodig is voor goede zorg, een gezonde leefstijl, veilige producten en een veilige en gezonde leefomgeving. Ook dragen we bij aan het voorkomen, bestrijden en beheersen van incidenten en crises.

Terwijl we druk de verhuizing voorbereiden naar een prachtig nieuw gebouw op het Utrecht Science Park, werken we op ons huidige hoofdkantoor in Bilthoven met ongeveer 3000 collega’s aan al onze adviezen, rapporten, factsheets en publicaties. Daarbij laten we ons leiden door de vragen van vandaag én morgen. We doen ons werk midden in de maatschappij. Trots zijn we op onze organisatie waar iedereen welkom is. Als kennisinstituut van de overheid willen we een afspiegeling van de samenleving zijn. Naast talent, ervaring en motivatie maken ook aspecten van identiteit zoals leeftijd, geaardheid, culturele achtergrond of arbeidsbeperking, onze organisatie rijker, innovatiever én leuker. Met deze verschillende achtergronden, perspectieven en inzichten werken wij samen aan een nog beter resultaat!
RIVM – De zorg voor morgen begint vandaag

• Wij begrijpen dat AI een handig hulpmiddel is voor jouw motivatiebrief en cv. We willen je adviseren om het enkel als hulpmiddel te gebruiken en vooral ook jouw unieke ik terug te laten komen in deze documenten.
• Bij je indiensttreding vragen we altijd om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
• Als je solliciteert als 'van-werk-naar-werkkandidaat' of als 'herplaatsingskandidaat', stuur dan een kopie van je aanwijzingsbrief mee.
• Werk je nu via een uitzend- detacheringsbureau bij de Rijksoverheid, vermeld dit dan in je brief.
• Het RIVM zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet Banenafspraak vallen. Meer informatie hierover vind je op de website van de Rijksoverheid.
• Bij het RIVM ben je welkom zoals je bent. Wij zijn ervan overtuigd dat diversiteit in een team de samenwerking en de uitkomst sterker maakt. Daarnaast wordt betrokkenheid van medewerkers bij medezeggenschap gewaardeerd.
• Wij volgen de Recruiter Code en gaan zorgvuldig met je persoonsgegevens om.
• Voor een volledig beeld van de zakelijke achtergrond van sollicitanten raadplegen we soms LinkedIn.
• Deze vacature gaat offline na de sluitingsdatum, vergeet dus niet om de tekst te downloaden en op te slaan. Het kan zijn dat na deze datum deze vacature nog (onbedoeld) vindbaar is op diverse jobboards. De sluitingsdatum op werkenvoornederland.nl is leidend.
• Wij maken geen gebruik van bureaus voor deze vacature. Mochten wij uiteindelijk hulp inschakelen, dan nemen wij hiervoor zelf contact op met bureaus.

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.