Medewerker P&O support

Rivm; Bilthoven; Hybrid; EUR 29,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel Keuzebudget (IKB)

Studiefaciliteiten

Bedrijfsfitness

OV-reiskosten woon-werkverkeer

Ouderschapsverlof

Job summary

RIVM zoekt een medewerker Administratie HR voor ondersteuning van HR-adviseurs en leidinggevenden. Je beheert mail, ondersteunt in- en uitstroom, en registreert mutaties in P-Direkt. Daarnaast beantwoorde je vragen en help je mee met verzuim en werving, met aandacht voor correcte dossiers en gegevens.

Je werkt in een hybride structuur bij het team P&O Support en leert de CAO Rijk en interne regels goed kennen. We bieden ruimte voor groei en prima secundaire arbeidsvoorwaarden.

Qualifications

• Ervaring met HR-administratie en personeelsdossiers.
• Bekend met P-Direkt en CAO Rijk is een pré.
• Nauwkeurig werken en proactief in procesverbeteringen.

Responsibilities

• Beheren van de gezamenlijke mailbox en afhandelen van binnenkomende e-mails.
• Ondersteunen bij in-, door- en uitstroom van medewerkers en stagiairs.
• Verzorgen van administratieve HR-ondersteuning bij verzuim en werving.
• Antwoorden op administratieve HR-gerelateerde vragen van medewerkers.
• Ondersteunen bij formatiebeheer, leasefietsen en mobiliteitsregelingen.

Skills

HR administratie

PDirekt

CAO Rijk

Communicatie

Education

MBO/HBO HR

Tools

Word

Excel

MS Teams

Job description

Vind jij het prettig als de personeelsadministratie niet zomaar klopt, maar écht goed geregeld is? Krijg jij energie van het uitzoeken van (complexe) vragen, het bewaken van regels en procedures en het netjes vastleggen van alle mutaties en dossiers?

Dan zoeken wij jou!

In ons team is geen dag hetzelfde: het is dynamisch en afwisselend. Jij blijft rustig, werkt nauwkeurig en weet precies hoe de personele regelingen in elkaar zitten. Je schakelt moeiteloos tussen dossiers, mutaties en vragen, zonder het overzicht te verliezen. Collega’s kunnen bij jou terecht voor heldere uitleg en vriendelijke, maar duidelijke ondersteuning. Je wijst hen op de juiste regels en procedures en denkt actief mee over oplossingen. Herken jij jezelf hierin en krijg je energie van verschillende werkzaamheden waar je samen met je collega’s aan werkt? Dan leren wij jou graag kennen!

Jouw kerntaken

In deze functie ondersteun je HR‑adviseurs en leidinggevenden bij allerlei HR‑vraagstukken. Je krijgt een afwisselend pakket aan taken, waaronder:

• Het beheren van de gezamenlijke mailbox. Samen met jouw collega’s zorg je ervoor dat alle binnenkomende e-mails worden afgehandeld.
• Ondersteunen bij de in-, door- en uitstroom van medewerkers en stagiairs. Je stelt arbeidsovereenkomsten op en zorgt ervoor dat de personeelsgegevens juist worden ingevoerd in ons personeelssysteem P-Direkt. Je houdt de personeelsadministratie en het archief zorgvuldig bij.
• Het aanvragen, registreren en verlengen van uitzendkrachten.
• Het beantwoorden van administratieve HR‑gerelateerde vragen van medewerkers, HR‑adviseurs en leidinggevenden.
• Administratieve advisering en ondersteuning bij het verzuimproces en zorgen dat dit conform de Wet verbetering poortwachter wordt opgevolgd.
• Verzamelen, verwerken en controleren van mutaties in P‑direct. (Technische) ondersteuning en bewaking van de voortgang van het werving‑ en selectieproces, zoals het uitzetten van vacatureteksten.
• Meedenken over en bijdragen aan het optimaliseren van administratieve HR‑processen.

Je werk is afwisselend: je schakelt tussen verschillende werkzaamheden en houdt je bezig met aanvragen en verwerking van zaken als formatiebeheer, leasefietsen, mobiliteitskaarten en regelingen voor internationale medewerkers. Daarbij voer je ook geregeld controles uit. Je hebt veel contact met collega’s en externe partijen zoals uitzendbureaus, UWV en P‑direct. Je leert veel over de CAO Rijk, personeelsregelingen en het RIVM als werkgever.

Je komt te werken binnen het team P&O Support, onderdeel van de afdeling Personeel en Organisatie. De afdeling bestaat uit ongeveer zestig collega’s die samen werken aan een sterke en betrouwbare HR‑organisatie binnen het RIVM. Binnen het team P&O support werk je met een zeven collega’s nauw samen om tot de beste resultaten te komen. Samen zorgen jullie voor een zorgvuldige en tijdige uitvoering van de HR‑processen en professionaliseren jullie de HR‑ondersteuning verder, zodat HR‑adviseurs en leidinggevenden hun HR‑verantwoordelijkheid nog beter kunnen invullen. Er komt veel op jullie af, waardoor je continu prioriteiten moet stellen en je grenzen moet bewaken. Typerend voor dit team is de open en positieve werkcultuur. We werken intensief met elkaar samen, stemmen veel met elkaar af en helpen elkaar waar nodig.

Je werkt volgens een hybride werkmodel: ongeveer de helft van je tijd werk je thuis en de helft op locatie in Bilthoven (na de verhuizing van het RIVM in Utrecht). Tijdens de inwerkperiode vinden wij het prettig als je vaker op kantoor aanwezig bent. We vinden een goede werk-privé balans belangrijk. Ook is er ruimte voor gezelligheid: we organiseren regelmatig leuke activiteiten zoals een spelletjesavond, een borrel of een lunchwandeling.

Informeren en solliciteren

Wij zoeken iemand die in ieder geval op donderdag en vrijdag beschikbaar is. De overige werkdagen zijn in onderling overleg te bepalen.
De vacature sluit op zondag 1 november om 23:59 uur. De eerste sollicitatiegesprekken vinden plaats in de week van 9 november.

Nieuwsgierig geworden? Bel of app gerust met Britt Baank via 06-50155869 Zij vertelt je graag meer over de functie, het team en werken bij het RIVM. Als je gaat solliciteren, zijn we vooral benieuwd naar jouw ervaring, jouw manier van werken en wat jij wilt bijdragen aan ons team. Daarom stellen we je de volgende drie vragen:

• Wat is je verwachting van deze functie en de samenwerking binnen het team?
• Beschrijf een situatie waarin jij zelf het initiatief nam om een probleem op te lossen of een verbetering door te voeren, zonder dat iemand jou daartoe vroeg.
• Kun je een voorbeeld geven van een werkdag waarin je moest schakelen tussen verschillende taken en toch het overzicht behield?
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 1 jaar
• Inschaling vindt plaats op basis van kennis en ervaring; indien van toepassing kan een aanloopschaal worden toegepast.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Wij zoeken iemand die:

• Een opleiding op minimaal mbo-niveau heeft
  bij voorkeur in HR/P&O, en enkele jaren ervaring met personeelsadministratie op een personeelsafdeling. Ervaring met P-Direkt en de CAO Rijk is een pré, omdat je dan sneller kunt instromen en je het werk vlot eigen maakt.
• Leergierig is en snel nieuwe materie oppakt
  Je maakt je systemen, processen en personele regelingen graag en snel eigen. Je pakt zelf de regie over je werk, gaat op onderzoek uit, neemt initiatief en komt in actie in plaats van af te wachten.
• Nauwkeurig en zorgvuldig werkt
  Je weet dat kleine fouten in de personeelsadministratie grote gevolgen kunnen hebben. Daarom werk je gestructureerd, controleer je je werk en zorg je dat dossiers, mutaties en gegevens kloppen.
• Goed kan omgaan met veel verschillende taken en vragen tegelijk
  Je schakelt makkelijk tussen dossiers, mutaties en vragen, stelt prioriteiten en bewaakt je grenzen. Zo houd je overzicht, ook in een dynamische omgeving met veel contact met collega’s en externe partijen.
• Zich helder en professioneel uitdrukt
  Zowel mondeling als schriftelijk kun je zaken duidelijk uitleggen. Collega’s en leidinggevenden kunnen bij jou terecht voor heldere toelichting op regels en procedures en voor vriendelijke, maar duidelijke ondersteuning.
• Handig is met gangbare Office-programma’s
  Zoals Word, Excel en Microsoft Teams. Je gebruikt deze middelen efficiënt voor je administratieve werkzaamheden, rapportages en het samenwerken met collega’s.

Bij het RIVM hebben we één van de beste cao's van Nederland, namelijk die van de Rijksoverheid. Naast een goed salaris hebben we aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zoals een Individueel Keuzebudget van 16.5 % van je bruto jaarsalaris waarover je zelf de regie hebt. Je kunt iedere maand een deel laten uitbetalen of extra vrije dagen kopen of verkopen. Daarnaast bieden we fiscale voordelen om bijvoorbeeld je studieschuld af te lossen. Ook zijn we een mantelzorgvriendelijke organisatie. Meer weten? Lees er meer over onder de kop ‘overige arbeidsvoorwaarden’.

Hier kom je te werken

RIVM: deskundig, betrouwbaar en onafhankelijk

Als Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) zijn we een deskundige, betrouwbare en onafhankelijke adviseur voor overheid, professionals en burgers. Ons doel: een gezonde bevolking en een duurzame, veilige en gezonde leefomgeving. We bewaken gezondheid, ziekten, de kwaliteit van de leefomgeving én het milieu. Daarvoor doen we onderzoek en we verzamelen kennis voor toegankelijke informatie en toepasbare adviezen. Het RIVM zorgt voor een goede geboortescreening, het bestrijden van infectieziekten en heeft een centrale rol bij het Rijksvaccinatieprogramma en de bevolkingsonderzoeken. We onderzoeken wat er nodig is voor goede zorg, een gezonde leefstijl, veilige producten en een veilige en gezonde leefomgeving. Ook dragen we bij aan het voorkomen, bestrijden en beheersen van incidenten en crises.

Terwijl we druk de verhuizing voorbereiden naar een prachtig nieuw gebouw op het Utrecht Science Park, werken we op ons huidige hoofdkantoor in Bilthoven met ongeveer 3000 collega’s aan al onze adviezen, rapporten, factsheets en publicaties. Daarbij laten we ons leiden door de vragen van vandaag én morgen. We doen ons werk midden in de maatschappij. Trots zijn we op onze organisatie waar iedereen welkom is. Als kennisinstituut van de overheid willen we een afspiegeling van de samenleving zijn. Naast talent, ervaring en motivatie maken ook aspecten van identiteit zoals leeftijd, geaardheid, culturele achtergrond of arbeidsbeperking, onze organisatie rijker, innovatiever én leuker. Met deze verschillende achtergronden, perspectieven en inzichten werken wij samen aan een nog beter resultaat!
RIVM – De zorg voor morgen begint vandaag

• Wij begrijpen dat AI een handig hulpmiddel is voor jouw motivatiebrief en cv. We willen je adviseren om het enkel als hulpmiddel te gebruiken en vooral ook jouw unieke ik terug te laten komen in deze documenten.
• Bij je indiensttreding vragen we altijd om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
• Als je solliciteert als 'van-werk-naar-werkkandidaat' of als 'herplaatsingskandidaat', stuur dan een kopie van je aanwijzingsbrief mee.
• Werk je nu via een uitzend- detacheringsbureau bij de Rijksoverheid, vermeld dit dan in je brief.
• Het RIVM zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet Banenafspraak vallen. Meer informatie hierover vind je op de website van de Rijksoverheid .
• Bij het RIVM ben je welkom zoals je bent. Wij zijn ervan overtuigd dat diversiteit in een team de samenwerking en de uitkomst sterker maakt. Daarnaast wordt betrokkenheid van medewerkers bij medezeggenschap gewaardeerd.
• Wij volgen de Recruiter Code en gaan zorgvuldig met je persoonsgegevens om.
• Voor een volledig beeld van de zakelijke achtergrond van sollicitanten raadplegen we soms LinkedIn.
• Deze vacature gaat offline na de sluitingsdatum, vergeet dus niet om de tekst te downloaden en op te slaan. Het kan zijn dat na deze datum deze vacature nog (onbedoeld) vindbaar is op diverse jobboards. De sluitingsdatum op werkenvoornederland.nl is leidend.

Over de functiegroep Medewerker Administratie

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

RIVM nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en gaje direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieveorganisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.