Managementassistent Wethouder

Bright-Professionals; Ede; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Part time

Job summary

Gemeente Ede zoekt een Managementassistent Wethouder om de wethouder te ondersteunen met een complexe agenda en tijdige voorbereiding van documenten. Je werkt nauw samen met inwoners, collega's en externe contacten en bewaakt privacy en politieke gevoeligheden.

De functie vraagt een proactieve, discreet en flexibele houding en ervaring op directie- of bestuurlijk niveau. Parttime werk van 24–30 uur per week met een betrokken team.

Qualifications

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie.

Responsibilities

• Ondersteunt de wethouder bij dagelijkse werkzaamheden.
• Beheert een complexe bestuurlijke agenda en bewaakt afspraken.
• Verzamelt en ordent vergaderstukken voor een complete digitale vergadermap.
• Signaleert knelpunten en anticipeert op wijzigingen in de planning.
• Behandelt interne en externe telefoongesprekken en bewaakt de mailbox.
• Draagt zorg voor discretie en bestuurlijke gevoeligheid bij informatie.
• Draagt bij aan ondersteuning van het College en vervangt collega's waar nodig.

Skills

Bestuurlijk sensitief

Politiek sensitief

Proactief

Doortastend

Organisatiesensitief

Discreet & betrouwbaar

Communicatief sterk

Plannen & organiseren

Stressbestendig

Dienstverlenende houding

Education

MBO+ niveau

Tools

Outlook

Office-pakket

Notubiz

Job description

Voor Gemeente Ede zoeken wij een Managementassistent Wethouder. Je ondersteunt een wethouder en zorgt ervoor dat diens werkweek soepel en gestructureerd verloopt.

Je bent verantwoordelijk voor complex agendabeheer, bewaakt de planning en zorgt dat de wethouder op het juiste moment met de juiste zaken bezig is.

Je vervult een afschermfunctie: je handelt zelfstandig interne en externe telefoongesprekken af, beheert en prioriteert de mailbox van de wethouder en zorgt dat vergaderstukken en relevante informatie tijdig en compleet beschikbaar zijn.

Je vormt een belangrijke schakel tussen de wethouder, collega's, inwoners en externe contacten en acteert op directie- of bestuurlijk niveau met discretie en bestuurlijke gevoeligheid.

Werkzaamheden

• Je ondersteunt de wethouder bij de dagelijkse werkzaamheden.
• Je beheert een complexe bestuurlijke agenda en bewaakt afspraken en verplichtingen.
• Je structureert en prioriteert de werkweek van de wethouder.
• Je signaleert knelpunten en anticipeert tijdig op wijzigingen in de planning.
• Je handelt zelfstandig interne en externe telefoongesprekken af.
• Je vervult een afschermfunctie richting de wethouder.
• Je fungeert als schakel tussen de wethouder, inwoners, collega's en externe contacten.
• Je beheert en prioriteert de mailbox van de wethouder en beoordeelt welke zaken directe opvolging vereisen.
• Je verzamelt, ordent en bewaakt vergaderstukken en zorgt voor een complete digitale vergadermap zodat de wethouder goed voorbereid is.
• Je gaat zorgvuldig om met politiek en bestuurlijk gevoelige informatie.
• Je signaleert proactief wat nodig is om de wethouder optimaal te ondersteunen.
• Waar nodig vervang je collega's binnen het bestuurssecretariaat en draag je gezamenlijk verantwoordelijkheid voor de ondersteuning van het College.

Jouw profiel

• Je bent bestuurlijk sensitief.
• Je bent politiek sensitief.
• Je werkt proactief.
• Je bent doortastend.
• Je bent organisatiesensitief.
• Je bent discreet en betrouwbaar.
• Je bent communicatief sterk.
• Je bent goed in plannen en organiseren.
• Je bent stressbestendig en flexibel.
• Je hebt een dienstverlenende en verbindende houding.

Over de organisatie

Zij ondersteunen inwoners door goed te luisteren en duidelijk te maken wat zij te bieden hebben.

Zij leggen nadruk op thema's zoals voedsel en gezondheid en werken daarnaast aan voldoende woningen, leefbaarheid en duurzaamheid.

De organisatie beweegt mee met maatschappelijke ontwikkelingen en streeft naar wendbaarheid en vooruitkijkend handelen.

Je werkt in een betrokken team dat gezamenlijk verantwoordelijk is voor de ondersteuning van het College.

Functie-eisen

• Je bent beschikbaar voor 24 tot 30 uur per week gedurende de looptijd van de opdracht
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of in een vergelijkbare functie
• Je hebt aantoonbare ervaring met ondersteuning op directie- en/of bestuurlijk niveau
• Je beschikt minimaal over mbo+-werk- en denkniveau
• Je hebt aantoonbare ervaring met complex agendabeheer
• Je bent digitaal vaardig en hebt aantoonbare ervaring met Outlook en Office

Functie-wensen

• Je hebt meer dan 3 jaar aantoonbare ervaring als managementassistent, directieassistent of in een vergelijkbare functie
• Je hebt ervaring met ondersteuning binnen een politiek-bestuurlijke omgeving
• Je hebt ervaring met complex agendebeheer op directie- en/of bestuurlijk niveau
• Je hebt aantoonbare ervaring met het zelfstandig afhandelen van interne en externe contacten en met het vervullen van een afschermfunctie
• Je hebt ervaring met Notubiz en/of vergelijkbare systemen binnen een bestuurlijke omgeving
• Je hebt aantoonbare ervaring met het snel eigen maken van nieuwe digitale systemen

Extra Informatie

• Aantal uur 24 - 30
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum zo spoedig mogelijk
• Opleidingsniveau MBO