Impactvolle Managementassistent Wethouder | Hybride

Incipias B.V.; Ede; Hybrid; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken mogelijk

Collegiale werkomgeving

Job summary

Gemeente Ede zoekt een Managementassistent Wethouder om de dagelijkse werkzaamheden van de wethouder te ondersteunen en de bestuurlijke agenda strak te organiseren. Je bent de schakel tussen wethouder, collega’s, inwoners en externe contacten in een hecht team van circa vijf à zes collega's.

Je beheert een complexe agenda, bewaakt afspraken en prioriteert de werkweek, met aandacht voor politiek-bestuurlijk gevoelige informatie en proactieve signalering van wat nodig is om de wethouder optimaal

Qualifications

• Je hebt minimaal een mbo+-werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal twee jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of in een vergelijkbare functie.
• Je hebt aantoonbare ervaring met ondersteuning op directie- en/of bestuurlijk niveau.
• Je hebt aantoonbare ervaring met complex agendabeheer.
• Je bent digitaal vaardig en hebt aantoonbare ervaring met Outlook en Office.
• Ervaring met ondersteuning binnen een politiek-bestuurlijke omgeving is een pré.
• Ervaring met Notubiz of vergelijkbare systemen binnen een bestuurlijke omgeving is een pré.
• Je bent bestuurlijk en politiek sensitief, discreet en betrouwbaar.
• Je werkt proactief en doortastend en bent communicatief sterk.
• Je bent stressbestendig, flexibel en dienstverlenend ingesteld.

Responsibilities

• Ondersteunen van de wethouder bij dagelijkse werkzaamheden.
• Beheren van een complexe bestuurlijke agenda en bewaken van afspraken en verplichtingen.
• Structureren en prioriteren van de werkweek van de wethouder.
• Signaleren van knelpunten en tijdig anticiperen op wijzigingen in de planning.
• Zelfstandig afhandelen van interne en externe telefoongesprekken en afschermfunctie richting de wethouder.
• Fungeren als schakel tussen de wethouder en inwoners, collega's en externe contacten.
• Beheren en prioriteren van de mailbox van de wethouder en beoordelen welke zaken directe opvolging vragen.
• Verzamelen, ordenen en bewaken van vergaderstukken en zorgen voor een complete digitale vergadermap.
• Zorgvuldig omgaan met politiek en bestuurlijk gevoelige informatie.
• Proactief signaleren van wat nodig is om de wethouder optimaal te ondersteunen.
• Waar nodig vervangen van collega's binnen het bestuurssecretariaat.

Skills

Discreet en betrouwbaar

Proactief en doortastend

Communicatief sterk

Stressbestendig en flexibel

Politiek-bestuurlijke sensitiviteit

Ondersteuning op directie-/bestuurlijk

Education

MBO+ werk- en denkniveau

Tools

Outlook

Office

Notubiz

Job description

Gemeente Ede zoekt een Managementassistent Wethouder om de dagelijkse werkzaamheden van de wethouder te ondersteunen en de bestuurlijke agenda strak te organiseren. Je bent de schakel tussen wethouder, collega’s, inwoners en externe contacten in een hecht team van circa vijf à zes collega's.

Je beheert een complexe agenda, bewaakt afspraken en prioriteert de werkweek, met aandacht voor politiek-bestuurlijk gevoelige informatie en proactieve signalering van wat nodig is om de wethouder optimaal