Managementassistent (THPM)

Gemeente Rotterdam; Rotterdam; Hybrid; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible werktijden

Keuzebudget 17,05%

Thuiswerkvergoeding

OV-mobiliteitskaart

Opleidingen en trainingen

Pensioenregeling

Contract tot 31-12-2028

Job summary

Werken voor Rotterdam zoekt een zelfstandige managementassistent ter ondersteuning van de THPM-afdeling. Je verwerkt agenda’s, plant bijeenkomsten en onderhoudt de communicatie met managers en stafleden.

Je levert proactieve ondersteuning zodat managers hun werk optimaal kunnen doen. Daarnaast zorg je voor duidelijke verslaglegging, verzorg je correspondentie en draag je bij aan een efficiënte, professionele organisatie.

Qualifications

• Minimaal mbo-3 diploma.
• Minstens 1 jaar aantoonbare ervaring als managementassistent, stafondersteuner, secretaresse of vergelijkbaar.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.

Responsibilities

• Beheren van complexe agendas van managers; snel en zorgvuldig afhandelen van vragen en verzoeken.
• Organiseren van bijeenkomsten, vergaderruimtes reserveren en inkoopgerelateerde zaken regelen.
• Vasthouden aan overzicht, afstemmen met managers en stafleden, en zorgen voor soepele werkzaamheden.

Education

MBO-3 diploma

Tools

MS Office

Outlook

Excel

MS Teams

Job description

Pak jij zelfstandig zaken op, werk je graag samen en zorg je dat alles achter de schermen soepel loopt?

Ben jij iemand die verder kijkt dan ‘zo doen we het altijd’? Houd je ook in een drukke omgeving overzicht en breng je structuur aan waar dat nodig is? En zorg jij ervoor dat zaken tot in de puntjes geregeld zijn? Dan is deze functie iets voor jou.

Je maakt deel uit van het team Managementassistenten THPM. Je werkt nauw samen met je collega’s en neemt werkzaamheden van elkaar over bij afwezigheid. In deze veelzijdige functie ben je de steun en toeverlaat van managers en stafleden. Je zorgt ervoor dat zij hun werk goed kunnen doen en neemt hun organisatorische en administratieve werkzaamheden zoveel mogelijk uit handen.

• Je beheert de vaak complexe agenda’s van managers en pakt binnenkomende vragen en verzoeken snel en zorgvuldig op. Je plant vergaderingen, reserveert vergaderruimtes en regelt inkoopgerelateerde zaken.
• Je organiseert bijeenkomsten, van de praktische voorbereiding tot de uitvoering, en zorgt ervoor dat alles goed geregeld is.
• Je bent het vaste aanspreekpunt voor de manager en diens stafleden. Je houdt overzicht, stemt zaken af en zorgt ervoor dat werkzaamheden soepel verlopen.
• Je verzorgt heldere en zorgvuldige verslaglegging van interne en externe overleggen.
• Je handelt de in- en uitgaande post correct en tijdig af en draagt zo bij aan een efficiënte en professionele organisatie.

Je bent iemand op wie managers en collega’s kunnen bouwen. Je werkt nauwkeurig, komt afspraken na en hebt oog voor wat er nodig is om anderen goed te ondersteunen. Je ziet werk liggen en wacht niet af tot iemand je vraagt om iets op te pakken. Daarbij houd je overzicht, breng je structuur aan en weet je hoofd- en bijzaken goed van elkaar te onderscheiden.

Ook als er veel tegelijk speelt, blijf je rustig en stel je de juiste prioriteiten. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en onderwerpen en kunt zelfstandig beslissingen nemen wanneer dat nodig is. Je communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk, en weet informatie op een duidelijke en passende manier over te brengen. Je werkt graag samen, denkt mee en helpt collega’s waar nodig. Zo zorg je ervoor dat managers en stafleden op jou kunnen rekenen.
Verder heb je:

• Minimaal mbo-3 diploma;
• Tenminste 1 jaar aantoonbare ervaring als managementassistent, stafondersteuner, secretaresse of in een vergelijkbare functie;
• Een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Kennis van MS Office, waaronder Outlook, Excel en MS Teams.

Dit is mooi meegenomen:
Ervaring met ondersteunende systemen zoals Oracle Cloud, Diva, Sara en Corsa.

Bij THPM (Toezicht, Handhaving, Parkeren en Markten) draait alles om een veilige, toegankelijke en leefbare stad. Onze handhavers, parkeerspecialisten, brugbedienaars en medewerkers van de meldkamer zorgen er iedere dag voor dat Rotterdam in beweging blijft. Daarachter staat een sterk ondersteunend team, waarin jij een belangrijke rol speelt.

Samen met zeven ervaren managementassistenten ondersteun je de afdeling Toezicht, Handhaving, Parkeren en Markten. Veranderingen ga je niet uit de weg; je ziet ze als een kans om zaken verder te verbeteren. Binnen het team vinden we een goede sfeer, samenwerking en de bereidheid om elkaar te helpen belangrijk.

Meer dan
alleen salaris

Flexibele werktijden

Richt je werktijden flexibel in. Werk bijvoorbeeld 36 uur in 4x9 of bouw extra vakantie op bij 40 uur per week.

17,05% keuzebudget boven op je salaris. In te zetten voor extra vakantiedagen, sportcontributie, extra uitbetaling, fietsvergoeding of reiskosten.

Werk op locatie, in de stad of vanuit huis. Voor elke dag dat je volledig thuiswerkt, ontvang je een thuiswerkvergoeding.

Goede (thuis)werkfaciliteiten, zodat je je werk overal goed kunt uitvoeren.

Je start met een contract voor bepaalde tijd, met uitzicht op een vast dienstverband.

OV-mobiliteitskaart

Reis duurzaam met het OV. Met de OV-mobiliteitskaart reis je gratis en worden je kosten 100% vergoed.

Opleidingen en trainingen

Een aantrekkelijk opleidings- en ontwikkelprogramma.

Goede pensioenregeling

Gemeente Rotterdam betaalt 70% van je pensioenpremie. Jij betaalt 30%.

Het betreft een tijdelijke functie tot en met 31 december 2028. Verlenging is mogelijk, afhankelijk van de voortzetting van de werkzaamheden.

Werken voor Rotterdam