Managementassistent Raad van Bestuur

Buurts; Haarlem, Amsterdam; On-site; EUR 36,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

8% vakantiegeld

Individueel Keuzebudget

Loopbaanbudget voor ontwikkeling

Eindejaarsuitkering 8,3%

Pensioen PFZW

Job summary

Buurts is op zoek naar een ervaren managementassistent Raad van Bestuur in Haarlem. Je bent de rechterhand van twee bestuurders en zorgt voor een goed georganiseerde dag, zodat zij hun werk optimaal kunnen doen.

Je werkt nauw samen met de bestuurssecretaris en het secretariaat van de gebiedsmanagers en coördineert bijeenkomsten en communicatie. Je beschikt over MBO4+ en ervaring in een bestuurlijke omgeving, bij voorkeur sociaal domein, en handelt discreet met vertrouwelijke informatie.

Qualifications

• Minimaal MBO4 niveau en specialisatie managementassistent Raad van bestuur.
• Meerdere jaren ervaring als managementassistent Raad van bestuur.
• Begrip van bestuurlijke organisatie en politiek-bestuurlijke verhoudingen.
• Nederlands vaardig schriftelijk en mondeling.
• Ervaring in sociaal domein of gemeente is een pré.
• Organisatietalent, stressbestendig en zelfstandig beslissen.
• Vertrouwelijke en bestuurlijke informatie zorgvuldig omgaan.
• MS365: Outlook, MS Teams en andere apps.

Responsibilities

• Agendabeheer: plan en coordineer de agenda’s van twee bestuurders.
• Bijeenkomsten: reserveren van ruimtes en lunches regelen.
• Voorbereiding van overleggen: tijdig voorzien van juiste informatie.
• Ondersteuning bij overleggen: verslaglegging waar nodig.
• Beheer van jaarkalender: deadlines en afspraken volgen.
• Mailing Bestuurssecretariaat: signaleren en doorsturen.
• Ad-hoc werkzaamheden: last-minute wijzigingen en creatieve oplossingen.

Skills

Organisatie

Prioriteiten stellen

Communicatieve vaardigheden

Samenwerken

Stressbestendigheid

Education

MBO4 en managementassistent Raad van bestuur

Tools

MS365

Outlook

MS Teams

Job description

Ben jij sterk in organiseren, kun je prioriteiten stellen en ben je op zoek naar een afwisselende functie in een sociale organisatie? Lees dan snel verder, Buurts zoekt een ervaren managementassistent Raad van Bestuur!

Wat maakt deze functie uniek?

• Jij bent de rechterhand van twee bestuurders
  Jij bent de organiserende spil rondom twee bestuurders en zorgt ervoor dat zij hun werk optimaal kunnen uitvoeren.
• Maatschappelijke impact in Haarlem
  Jouw werk ondersteunt de bestuurders die zich dagelijks direct inzetten voor een Haarlem waarin iedereen mee kan doen.
• Geen dag is hetzelfde
  Je beweegt mee met de actualiteit, kunt snel schakelen en weet rust en structuur te brengen wanneer de druk toeneemt.

Bouw mee aan een socialer en sterker Haarlem
Buurts is een betrokken organisatie die zich inzet voor een stad waar iedereen mee kan doen. We ondersteunen inwoners die een duwtje in de rug nodig hebben en versterken buurten. Wil jij met jouw talent en enthousiasme écht impact maken? Dan is deze baan bij Buurts iets voor jou!

We werken aan de opdracht Gewoon in de Wijk: inwoners ondersteunen in hun eigen omgeving, individueel waar nodig en collectief waar mogelijk. We versterken hun veerkracht, stimuleren netwerkvorming en bouwen aan wijken waar mensen elkaar ontmoeten en helpen. Dat doen we samen met zo’n 60 partners in de stad.

Dit ga je doen

Als managementassistent Raad van Bestuur speel je een cruciale rol in de ondersteuning van twee bestuurders. Jij zorgt ervoor dat hun dag efficiënt verloopt door secretariële en administratieve taken uit handen te nemen. Een verantwoordelijke functie waarin je vooruitkijkt, signaleert en anticipeert op wat er op de bestuurders af komt. In de functie is veel samenwerking met de bestuurssecretaris en met het secretariaat van de gebiedsmanagers, met wie je samen het team vormt dat het bestuur ondersteunt. Jouw taken bestaan onder andere uit:

• Agendabeheer: je plant en coördineert de agenda’s van twee bestuurders;
• Plannen en organiseren van bijeenkomsten: van het reserveren van ruimtes tot het regelen van lunches – jij hebt alles tot in de puntjes verzorgd;
• Voorbereiding van overleggen: jij zorgt dat de bestuurders tijdig over de juiste informatie beschikken;
• Ondersteuning van overleggen: soms word je gevraagd aanwezig te zijn bij overleggen om een verslag te maken;
• Beheer van de jaarkalender: jij zorgt ervoor dat deadlines en belangrijke afspraken nooit uit het oog worden verloren;
• Bijhouden van de mailbox van het Bestuurssecretariaat: signaleren wat urgent is, prioriteiten stellen en waar mogelijk zelfstandig afhandelen of doorsturen;
• Ad hoc werkzaamheden: geen dag is hetzelfde! Of het nu gaat om last-minute wijzingen of een creatieve oplossing voor een uitdaging – jij regelt het!

Dit bring je mee

• Je hebt minimaal een MBO4 opleiding afgerond en een aanvullende gerichte opleiding tot managementassistent Raad van bestuur;
• Je hebt een aantal jaren werkervaring als managementassistent Raad van bestuur;
• Je begrijpt hoe een bestuurlijke organisatie werkt en hebt gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen waarin verschillende belangen een rol spelen;
• Je Nederlandse taalvaardigheid is zowel schriftelijk als mondeling uitstekend;
• Ervaring in het sociaal domein of een gemeente is een pre;
• Je bent een organisatietalent, stressbestendig en niet bang zelfstandig beslissingen te nemen;
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke en bestuurlijke informatie;
• Outlook en MS Teams hebben voor jou geen geheimen. Je vindt daarnaast ook je weg in andere MS365 applicaties;
• Je bent communicatief sterk en weet hoe je effectief kunt schakelen met verschillende belanghebbenden en samenwerkingspartners.

Dit bieden we jou

• Een inspirerende werkomgeving waarin jij elke dag bijdraagt aan duurzame buurten én toekomstbestendige samenleving;
• Een jaarcontract voor 32-36 uur per week, met uitzicht op een vast dienstverband;
• Salaris conform CAO Sociaal Werk schaal 7, minimaal € 3.235,- en maximaal € 4.832,- bruto per maand op basis van 36 uur per week;
• Uitstekende arbeidsvoorwaarden volgens de CAO Sociaal Werk, waaronder:
  • 8% vakantiegeld
  • Individueel Keuzebudget en Loopbaanbudget voor jouw ontwikkeling
  • Eindejaarsuitkering 8,3%
  • Pensioen bij PFZW.