Managementassistent Raad van Bestuur Jaarcontract 32 uur per week MBO 4 diploma

Buurts; Haarlem; Hybrid; EUR 36,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

8% vakantiegeld

Eindejaarsuitkering 8,3%

Pensioen PFZW

Individueel Keuzebudget

Loopbaanbudget

CAO Sociaal Werk

Job summary

Buurts in Haarlem zoekt een ervaren managementassistent Raad van Bestuur als rechterhand van twee bestuurders. Je organiseert en coördineert hun agenda, bereidt vergaderingen voor en regelt ruimtes en lunches. Je houdt de jaarkalender bij en bewaakt deadlines, en ondersteunt het verslagleggen van overleggen.

Lees verder voor de details over aard van de functie en ontwikkeling. Het gaat om een jaarcontract voor 32-36 uur per week, met uitzicht op vast dienstverband.

Qualifications

• Minimaal een MBO4 opleiding en een aanvullende gerichte opleiding tot managementassistent Raad van bestuur.
• Enkele jaren werkervaring als managementassistent Raad van bestuur.
• Begrijpt hoe een bestuurlijke organisatie werkt en kent politieke-bestuurlijke verhoudingen.
• Nederlandse taalvaardigheid uitstekend in spreken en schrijven.
• Ervaring in sociaal domein of gemeente is een pre.
• Organisatietalent, stressbestendig en in staat zelfstandig beslissingen te nemen.
• Zorgvuldig met vertrouwelijke en bestuurlijke informatie.
• Outlook en MS Teams en MS365 kennen geen geheimen.
• Krachtig in communiceren en schakelen met belanghebbenden.

Responsibilities

• Agendabeheer: plannen en coördineren van de agenda’s van twee bestuurders.
• Bijeenkomsten plannen en organiseren, ruimtes reserveren en lunches regelen.
• Voorbereiding van overleggen en zorgen voor juiste informatie.
• Ondersteuning tijdens overleggen en verslaglegging waar nodig.
• Beheer jaarkalender en deadlines, deadlines volgen en prioriteren.
• Beheer mailbox van Bestuurssecretariaat en doorsturen waar nodig.
• Ad hoc werkzaamheden en last-minute wijzigingen oplossen.

Skills

Organisatievermogen

Agendabeheer

Outlook

MS Teams

MS365

Communicatief

Vertrouwelijke info

Bestuurlijke verhoudingen

Education

MBO4

Managementassistent Raad van Bestuur

Tools

MS365

Outlook

Teams

Job description

Ben jij sterk in organiseren, kun je prioriteiten stellen en ben je op zoek naar een afwisselende functie in een sociale organisatie? Lees dan snel verder, Buurts zoekt een ervaren managementassistent Raad van Bestuur!

Jaarcontract

32-36 uur per week

Haarlem

Wat maakt deze functie uniek?

• Jij bent de rechterhand van twee bestuurders
  Jij bent de organiserende spil rondom twee bestuurders en zorgt ervoor dat zij hun werk optimaal kunnen uitvoeren.
• Maatschappelijke impact in Haarlem
  Jouw werk ondersteunt de bestuurders die zich dagelijks direct inzetten voor een Haarlem waarin iedereen mee kan doen.
• Geen dag is hetzelfde
  Je beweegt mee met de actualiteit, kunt snel schakelen en weet rust en structuur te brengen wanneer de druk toeneemt.

Bouw mee aan een socialer en sterker Haarlem

Buurts is een betrokken organisatie die zich inzet voor een stad waar iedereen mee kan doen. We ondersteunen inwoners die een duwtje in de rug nodig hebben en versterken buurten. Wil jij met jouw talent en enthousiasme écht impact maken? Dan is deze baan bij Buurts iets voor jou!

We werken aan de opdracht Gewoon in de Wijk: inwoners ondersteunen in hun eigen omgeving, individueel waar nodig en collectief waar mogelijk. We versterken hun veerkracht, stimuleren netwerkvorming en bouwen aan wijken waar mensen elkaar ontmoeten en helpen. Dat doen we samen met zo’n 60 partners in de stad.

Als managementassistent Raad van Bestuur speel je een cruciale rol in de ondersteuning van twee bestuurders. Jij zorgt ervoor dat hun dag efficiënt verloopt door secretariële en administratieve taken uit handen te nemen. Een verantwoordelijke functie waarin je vooruitkijkt, signaleert en anticipeert op wat er op de bestuurders af komt. In de functie is veel samenwerking met de bestuurssecretaris en met het secretariaat van de gebiedsmanagers, met wie je samen het team vormt dat het bestuur ondersteunt. Jouw taken bestaan onder andere uit:

• Agendabeheer: je plant en coördineert de agenda’s van twee bestuurders;
• Plannen en organiseren van bijeenkomsten: van het reserveren van ruimtes tot het regelen van lunches – jij hebt alles tot in de puntjes verzorgd;
• Voorbereiding van overleggen: jij zorgt dat de bestuurders tijdig over de juiste informatie beschikken;
• Ondersteuning van overleggen: soms word je gevraagd aanwezig te zijn bij overleggen om een verslag te maken;
• Beheer van de jaarkalender: jij zorgt ervoor dat deadlines en belangrijke afspraken nooit uit het oog worden verloren;
• Bijhouden van de mailbox van het Bestuurssecretariaat: signaleren wat urgent is, prioriteiten stellen en waar mogelijk zelfstandig afhandelen of doorsturen;
• Ad hoc werkzaamheden: geen dag is hetzelfde! Of het nu gaat om last-minute wijzingen of een creatieve oplossing voor een uitdaging – jij regelt het!

Dit breng je mee

• Je hebt minimaal een MBO4 opleiding afgerond en een aanvullende gerichte opleiding tot managementassistent Raad van bestuur;
• Je hebt een aantal jaren werkervaring als managementassistent Raad van bestuur;
• Je begrijpt hoe een bestuurlijke organisatie werkt en hebt gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen waarin verschillende belangen een rol spelen;
• Je Nederlandse taalvaardigheid is zowel schriftelijk als mondeling uitstekend;
• Ervaring in het sociaal domein of een gemeente is een pre;
• Je bent een organisatietalent, stressbestendig en niet bang zelfstandig beslissingen te nemen;
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke en bestuurlijke informatie;
• Outlook en MS Teams hebben voor jou geen geheimen. Je vindt daarnaast ook je weg in andere MS365 applicaties;
• Je bent communicatief sterk en weet hoe je effectief kunt schakelen met verschillende belanghebbenden en samenwerkingspartners.

Dit bieden we jou

• Een inspirerende werkomgeving waarin jij elke dag bijdraagt aan duurzame buurten én toekomstbestendige samenleving;
• Een jaarcontract voor 32-36 uur per week, met uitzicht op een vast dienstverband;
• Salaris conform CAOSociaal Werk schaal 7, minimaal € 3.235,- en maximaal € 4.832,- bruto per maand op basis van 36 uur per week;
• Uitstekende arbeidsvoorwaarden volgens deCAOSociaal Werk, waaronder:
  • 8% vakantiegeld
  • Individueel Keuzebudget en Loopbaanbudget voor jouw ontwikkeling
  • Eindejaarsuitkering 8,3%
  • Pensioen bij PFZW.

Benieuwd hoe het is om bij Buurts te werken?

Lees de verhalen van onze collega's via de volgende link en ontdek hoe zij elke dag bijdragen aan een socialer en sterker Haarlem: De gezichten van Buurts .

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.