Managementassistent Office Manager (M/V/X)

Vue Cinemas NL; Amsterdam; Hybrid; EUR 32,000 - 44,000; Part time

Benefits offered by this job

Personeelspas voor bioscoopfilms

Korting op dranken en hapjes

Hybride werkmogelijkheden

Kleine gezellige team

Job summary

Een internationale bioscoopketen in Amsterdam is op zoek naar een Managementassistent/Office Manager. In deze rol ondersteun je het managementteam en ben je verantwoordelijk voor agendabeheer, projectondersteuning en interne communicatie. We zoeken iemand met een afgeronde hbo-opleiding en minimaal 5 jaar relevante ervaring. De functie is part-time (20 uur per week) met een moderne werkplek en hybride mogelijkheden.

Qualifications

• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als managementassistent.
• Ervaring binnen een internationale organisatie is gewenst.
• Uitstekende beheersing van zowel Nederlands als Engels, in woord en schrift.
• Kennis van AI om werkzaamheden slimmer en efficiënter uit te voeren.

Responsibilities

• Agendabeheer en voorbereiding van vergaderingen.
• Ondersteunen en coördineren van projecten.
• Interne en externe communicatie verzorgen.
• Beheren van vergunningsaanvragen.
• Analyseren van klanttevredenheidsonderzoeken.

Skills

Communicatief sterk

Organisatorische vaardigheden

Vaardigheden in Canva, InDesign

Engels (Vloeiend)

Nederlands (Vloeiend)

Stressbestendig

Education

Hbo-opleiding in Office Management, Bedrijfskunde of Communicatie

Tools

Canva

InDesign

Job description

Ben jij organisatorisch sterk, proactief, gastvrij en houd je moeiteloos overzicht in een dynamische internationale omgeving? Heb jij ervaring in het ondersteunen van senior management en werk je graag op het snijvlak van communicatie, organisatie en projectondersteuning? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Over de Rol

Als Managementassistent/Office Manager ondersteun je het directie- en managementteam bij uiteenlopende werkzaamheden. Je zorgt dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt en fungeert als spil tussen interne en externe stakeholders. Naast de gebruikelijke managementondersteuning ben je verantwoordelijk voor projectondersteuning, interne en externe communicatie, het coördineren van vergunningsaanvragen, het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken en het opstellen van rapportages. Je organiseert events, verzorgt bestellingen voor het hoofdkantoor en de operatie en bewaakt de voortgang van lopende zaken. Ook voer je een aantal uur per week de functie van preventiemedewerker uit voor de collega’s op het hoofdkantoor.

Verantwoordelijkheden

• Agendabeheer en voorbereiding van vergaderingen, presentaties en rapportages voor het managementteam alsmede bijhouden actielijsten en afspraken. (Directieoverleg en MT-overleg).
• Opmaken van diverse powerpointdocumenten en projectoverzichten.
• Ondersteunen bij en coördineren van uiteenlopende (internationale) projecten. (Uitrol nieuwe systemen, opening nieuwe bioscopen, teamdagen, uitjes, waarderingsmomenten (jubilea etc.).)
• Voorbereiden van (internationale) reizen voor het managementteam, inclusief het boeken van vluchten en accommodatie.
• Verzorgen van interne en externe communicatie, inclusief opstellen en redigeren van correspondentie, nieuwsbrieven en memo’s.
• Beheren intranetsite, nieuws, nieuwe collega’s, aankondigingen, proceswijzigingen etc.
• Beheren en indienen van vergunningsaanvragen en opvolgen van goedkeuringsprocessen.
• Analyseren van klanttevredenheidsonderzoeken en opstellen van managementrapportages, doen van aanbevelingen.
• Ontvangen van gasten en onderhouden van contacten met interne afdelingen, externe partners en leveranciers.
• Voorbereiden en bewaken van budgetten, bestellingen en facturatie.
• Signaleren van verbeterkansen in processen en voorstellen doen voor optimalisatie.
• Coördineren van facilitaire zaken (voorraadbeheer, onderhoud, schoonmaak, etc.).

Kwalificaties

• Je beschikt over een afgeronde hbo-opleiding in de richting van Office Management, Bedrijfskunde, Communicatie of vergelijkbaar.
• Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring als managementassistent, bij voorkeur binnen een internationale organisatie.

Vereiste Vaardigheden

• Je hebt goede vaardigheden in opmaken van documenten en formats, zoals dtp-vaardigheden in Canva, indesign of soortgelijk.
• Je kent je weg in AI en gebruikt dit om je werk slimmer en efficiënter uit te voeren.
• Je bent communicatief sterk, discreet en hebt uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Je werkt gestructureerd, denkt vooruit en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Je hebt een uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal, in woord en geschrift.
• Je bent stressbestendig, proactief en weet goed prioriteiten te stellen.
• Je hebt een gastvrije houding. Als visitekaartje van het bedrijf weet je precies welke uitstraling en corporate hospitality skills daarbij horen.
• Je werkt vooral omdat je het leuk vindt om deel uit te maken van een veranderende en dynamische organisatie in het hart van de filmindustrie.

Gewenste Vaardigheden

• Een veelzijdige en verantwoordelijke functie binnen een internationale en dynamische werkomgeving.
• Een open en collegiale cultuur met ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling.
• Marktconform salaris en goede secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Een moderne werkplek met hybride werkmogelijkheden.
• Modern kantoor aan de prachtige Houthaven van Amsterdam.
• Gezellig team met informele werksfeer.
• Een personeelspas om de leukste bioscoopfilms met introducee te bezoeken en korting op dranken en hapjes.
• Een leuke duo-collega om samen deze rol mee in te vullen.

Beloning en Compensatiepakket

De functie betreft een part-time dienstverband (20 uur per week), met standplaats Amsterdam op de woensdag, donderdag en vrijdag.

Gelijke Kansen Verklaring

Wij zijn toegewijd aan diversiteit en inclusiviteit in onze organisatie.

Office & Management Assistent, Amsterdam