Managementassistent gemeente Rotterdam

BlueTrail; Netherlands; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

BlueTrail zoekt ondersteuning voor de afdeling Gebiedsontwikkeling, een hechte werkomgeving met 35 fte verdeeld over twee teams. De afdeling is gepassioneerd en toegewijd, met ruimte voor ontspanning en humor.

Je werkt voor drie Gebiedsontwikkelaars en voert diverse ondersteunende taken uit: complex agendabeheer, afspraken maken en vergaderruimtes reserveren, bezoekers aanmelden, telefoneren en de organisatie van workshops en bijeenkomsten.

Qualifications

• Ervaring met complexe agendabeheer en vergaderplanning.
• Beheersen van telefoon- en bezoekersstromen en administratieve taken.
• Klant- en colliambassade indicateerbaarheid bij workshops en bijeenkomsten.

Responsibilities

• Je werkzaamheden bestaan uit: complex agendabeheer; afspraken maken, reserveren vergaderruimtes, aanmelden bezoekers.
• Telefoneren; faciliteren bij de organisatie van workshops en bijeenkomsten.
• Ondersteunen van projecten en afdelingen, inclusief administratieve taken en actielijsten.

Skills

Complex agendabeheer

Vergaderruimte reserveren

Bezoekers aanmelden

Telefoneren

Workshop organisatie

Projectondersteuning

Administratieve taken

Job description

Je komt werken bij de afdeling Gebiedsontwikkeling, een afdeling waar 35 fte werkzaam zijn, verdeelt over twee teams. Het is een hechte afdeling van gepassioneerde vak-professionals en ondersteuners waar hard gewerkt wordt, maar ook ruimte is voor ontspanning, humor en plezier.

De 5 managementassistenten ondersteunen primair de Gebiedsontwikkelaars, het afdelingshoofd en de teamleider. Je gaat drie Gebiedsontwikkelaars ondersteunen en pakt ook andere (ondersteunende) werkzaamheden op.

Je werkzaamheden bestaan uit:

• Complex agendabeheer;
• Afspraken maken, reserveren vergaderruimtes, aanmelden bezoekers;
• Telefoneren;
• Faciliteren bij de organisatie van bv. workshops en andere bijeenkomsten;
• Ondersteunen van projecten, veelal gericht op de organisatie van de afdeling;
• Administratieve taken: bijvoorbeeld bestellingen doen voor collega’s;
• Actielijst van vergaderingen.