Managementassistent Faculteitsbureau FGw

Uva; Netherlands; On-site; EUR 36,000 - 46,000; Full time

Job summary

Universiteit van Amsterdam zoekt een initiatiefrijke en ervaren managementassistent op het faculteitsbureau van de Faculteit der Geesteswetenschappen in Amsterdam. Je ondersteunt het Dagelijks Bestuur, het Managementteam en medewerkers met secretariële en administratieve werkzaamheden.

Je beheert agenda's, organiseert vergaderingen en bewaakt communicatie. Je voldoet aan HBO-niveau, hebt ruime secretaresse-ervaring bij bestuurders/managers, en beheerst zowel Nederlands als Engels.

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Ruime werkervaring als secretaresse voor bestuurders en/of managers.
• Dienstverlenende instelling en communicatief sterk.
• In staat tot prioriteren in een hectische werkomgeving.
• Aantoonbaar flexibel en stressbestendig.
• Zelfstandige werkhouding.
• Aantoonbaar ICT-vaardig: Outlook, Word, Excel, Teams, etc.
• Goede beheersing van het Nederlands en Engels.
• Affiniteit met hoger onderwijs en de geesteswetenschappen.
• Ervaring met werken in een universitaire omgeving strekt tot aanbeveling.

Responsibilities

• Agendabeheer van hoofd Education and Student Centre (ESC).
• Ondersteuning bedrijfsvoerder van de Graduate School of Humanties (GSH) en head afdeling Communicatie en Marketing (C&M).
• Verslaglegging van facultair overleg van opleidingscoördinatoren.
• Ondersteunen bij vacatures binnen het faculteitsbureau (berichtgeving aan kandidaten, plannen gesprekken, etc.).
• Organiseren van vergaderingen en overleggen, inclusief zaalreservering en catering.
• Medebeheer van de groepsmailbox van het secretariaat.
• Verrichten van algemene secretariële en organisatorische werkzaamheden.

Skills

Outlook agenda beheer

Secretariële vaardigheden

Prioriteren in hectische werkomgeving

Communicatief sterk

ICT-vaardig

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Word

Excel

Teams

SALTO toegang

Job description

Kom bij ons werken!

Vanwege vertrek van een van de collega’s naar een andere functie binnen de faculteit zijn we per direct op zoek naar eeninitiatiefrijke en ervaren managementassistent op het secretariaat van het faculteitsbureau van de Faculteit der Geesteswetenschappen.

Dit ga je doen

Je gaat werken bij het secretariaat van het faculteitsbureau dat de leden van het Dagelijks Bestuur, het Managementteam en medewerkers van het faculteitsbureau ondersteunt. Dit team bestaat uit drie collega’s, die elk hun eigen aandachtsgebieden hebben, maar waar nodig ook werk van elkaar overnemen. Het secretariaat kent veel opdrachtgevers en veel verschillende werkzaamheden waarbij snel geschakeld en geprioriteerd moet worden. Iedere collega fungeert als eerste aanspreekpunt voor een aantal eigen afdelingen en bestuurders. Daarnaast verrichten alle collega’s een aantal algemene secretariële en administratieve taken.

Als managementassistent op het faculteitsbureau verricht je de volgende taken:

• Agendabeheer van hoofd Education and Student Centre (ESC);
• Ondersteuning bedrijfsvoerder van de Graduate School of Humanties (GSH) en head afdeling Communicatie en Marketing (C&M);
• Verslaglegging van facultair overleg van opleidingscoördinatoren;
• Ondersteunen bij vacatures binnen het faculteitsbureau (berichtgeving aan kandidaten, plannen gesprekken, etc.);
• Organiseren van vergaderingen en overleggen, inclusief zaalreservering en catering;
• Medebeheer van de groepsmailbox van het secretariaat;
• Verrichten van algemene secretariële en organisatorische werkzaamheden (denk aan zaken als bestellen kantoorbenodigdheden, autoriseren medewerkers voor SALTO-toegang tot ruimtes binnen gebouwen, bloemen bestellen, adres- en telefoonlijsten bijhouden, registratie van uitgaande post).

Dit vragen we van jou

In een hectische werkomgeving kun je goed overzicht houden en prioriteiten stellen. Je hebt een dienstverlenende en oplossingsgerichte instelling en houdt ervan zelfstandig diverse taken op te pakken. Je bent communicatief sterk en hebt oog voor wat je opdrachtgevers en collega’s nodig hebben. Je denkt actief mee over de verdere ontwikkeling van het secretariaat, de werkprocessen, en de manier waarop het team de verschillende opdrachtgevers het beste kan ondersteunen.

Jouw ervaring en profiel:

• Minimaal hbo werk- en denkniveau
• Ruime werkervaring als secretaresse voor bestuurders en/of managers
• Dienstverlenende instelling en communicatief sterk
• In staat tot prioriteren in een hectische werkomgeving
• Aantoonbaar flexibel en stressbestendig
• Zelfstandige werkhouding
• Aantoonbaar ICT-vaardig: bekend met alle tips en trucs van met name mail- en agendabeheer in Outlook, maar ook Word, Excel, Teams etc., in staat zich nieuwe programma’s snel eigen te maken en ook collega’s actief mee te nemen in het gebruik van slimme toepassingen
• Goede beheersing van het Nederlands en Engels
• Affiniteit met hoger onderwijs en de geesteswetenschappen

Ervaring met werken in een universitaire omgeving strekt tot aanbeveling.

Dit bieden we jou nog meer

• Op deze functie is het UFO-profiel Management/Office-assistent 2 van toepassing. Deze functie is ingedeeld in schaal 7. Afhankelijk van relevante ervaring bedraagt het salaris bij aanvang van het dienstverband, €3.202 - €4.159 bruto per maand op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Het gaat om een dienstverband van 32-38 uur per week, met uitzicht op vast (na positieve beoordeling);
• De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing;
• Een werkplek in hartje Amsterdam.

Hier ga je werken

Je gaat werken binnen een collegiaal team waar hard wordt gewerkt met oog voor elkaar. Dit team bestaat uit drie collega’s, die elk hun eigen aandachtsgebieden hebben, maar waar nodig ook werk van elkaar overnemen.

De sfeer binnen het faculteitsbureau is laagdrempelig en open; iedereen draagt graag een steentje bij om onderwijs en onderzoek optimaal te ondersteunen.

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 42.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

De Faculteit der Geesteswetenschappen verzorgt onderwijs en onderzoek met een sterk internationaal profiel in een groot aantal disciplines op het gebied van taal en cultuur. De faculteit is gevestigd in het centrum van Amsterdam en onderhoudt intensieve contacten met vele culturele instellingen in de hoofdstad.

Wil jij in een cruciale rol spelen in de secretariële ondersteuning van het Dagelijks Bestuur en het Management Team van onze faculteit? Ben jij de drijvende kracht achter de agenda’s van de bestuurders en afdelingshoofden? En voel je je thuis in een dynamische en academische werkomgeving in hartje Amsterdam?Dan hebben wij de perfecte uitdaging voor jou!

Kom bij ons werken!

Vanwege vertrek van een van de collega’s naar een andere functie binnen de faculteit zijn we per direct op zoek naar eeninitiatiefrijke en ervaren managementassistent op het secretariaat van het faculteitsbureau van de Faculteit der Geesteswetenschappen.

Dit ga je doen

Je gaat werken bij het secretariaat van het faculteitsbureau dat de leden van het Dagelijks Bestuur, het Managementteam en medewerkers van het faculteitsbureau ondersteunt. Dit team bestaat uit drie collega’s, die elk hun eigen aandachtsgebieden hebben, maar waar nodig ook werk van elkaar overnemen. Het secretariaat kent veel opdrachtgevers en veel verschillende werkzaamheden waarbij snel geschakeld en geprioriteerd moet worden. Iedere collega fungeert als eerste aanspreekpunt voor een aantal eigen afdelingen en bestuurders. Daarnaast verrichten alle collega’s een aantal algemene secretariële en administratieve taken.

Als managementassistent op het faculteitsbureau verricht je de volgende taken:

• Agendabeheer van hoofd Education and Student Centre (ESC);
• Ondersteuning bedrijfsvoerder van de Graduate School of Humanties (GSH) en head afdeling Communicatie en Marketing (C&M);
• Verslaglegging van facultair overleg van opleidingscoördinatoren;
• Ondersteunen bij vacatures binnen het faculteitsbureau (berichtgeving aan kandidaten, plannen gesprekken, etc.);
• Organiseren van vergaderingen en overleggen, inclusief zaalreservering en catering;
• Medebeheer van de groepsmailbox van het secretariaat;
• Verrichten van algemene secretariële en organisatorische werkzaamheden (denk aan zaken als bestellen kantoorbenodigdheden, autoriseren medewerkers voor SALTO-toegang tot ruimtes binnen gebouwen, bloemen bestellen, adres- en telefoonlijsten bijhouden, registratie van uitgaande post).

Dit vragen we van jou

In een hectische werkomgeving kun je goed overzicht houden en prioriteiten stellen. Je hebt een dienstverlenende en oplossingsgerichte instelling en houdt ervan zelfstandig diverse taken op te pakken. Je bent communicatief sterk en hebt oog voor wat je opdrachtgevers en collega’s nodig hebben. Je denkt actief mee over