Managementassistent

Utrecht University; Utrecht; Hybrid; EUR 36,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

12 maanden contract met uitzicht op on

Hybride werken

32–40 uur per week

Bruto maandsalaris 3.202–4.673 EUR

8% vakantiegeld

Eindejaarsuitkering 8,3%

Pensioenregeling

Flexibele arbeidsvoorwaarden

Job summary

Universiteit Utrecht zoekt een managementassistent voor de afdeling Management Support MSU. Je werkt samen met circa 40 collega’s en ondersteunt meerdere afdelingen zoals Juridische Zaken, HR, ITS, Studenten en Onderwijs & Onderzoek.

Je ontwikkelt mee in een veranderende organisatie, krijgt een buddy en een professioneel ontwikkelprogramma. Je werkt hybride en bouwt mee aan een cultuur van verantwoordelijkheid, transparantie en samenwerking.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding (niveau 4).
• Enkele jaren relevante werkervaring in een vergelijkbare functie zoals managementassistent of personal assistent.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (C1) en voldoende beheersing van de Engelse taal (B1).
• Ruime ervaring met het Microsoft Office-pakket, met name Outlook en Teams.
• Affiniteit met digitalisering en open staan voor slimme tools (zoals AI) en kennisdeling.

Responsibilities

• Complex agendabeheer in Outlook.
• Coördinerende rol in de uitvoering van werkzaamheden.
• Beheren van mailboxen van directeuren en prioriteiten stellen.
• Ondersteuning bij beleidsstukken en verwerking daarvan.

Skills

Outlook

Teams

Microsoft Office

Organisatie

Communicatie

Education

MBO-opleiding niveau 4

Tools

AI-tools

Microsoft Office Suite

Job description

Wil jij jouw ervaring als managementassistent inzetten binnen een afdeling waar samenwerking, groei en werkplezier centraal staan? Binnen Management Support UBD maak je deel uit van een hecht team én ondersteun je samen met collega’s verschillende afdelingen. Je leert van collega’s, ontwikkelt je in je vak en bouwt mee aan een afdeling die volop in beweging is.

Wat ga je doen?

Als managementassistent werk je bij de afdeling Management Support UBD (MSU). Samen met zo’n 40 collega’s ondersteun je vanuit MSU de verschillende afdelingen zoals bijvoorbeeld Juridische Zaken, HR, ITS, Studenten, Onderwijs & Onderzoek en Centrum voor Wetenschap en Cultuur.

We werken aan het centraliseren en professionaliseren van managementondersteuning binnen de UBD. Samen bouwen we aan sterke ondersteuning van de organisatie én een werkklimaat waarin jij je verder kunt ontwikkelen en werkplezier centraal staat. We helpen je goed op weg met een buddy, een ontwikkelprogramma en de ruimte om vakgerichte opleidingen te volgen. Dit betekent dat je niet alleen uitvoert, maar ook actief bijdraagt aan het ontwikkelen en verbeteren van werkwijzen. Daarnaast vinden wij het belangrijk dat je je kunt vinden in onze vier cultuurwaardes; geven en nemen van verantwoordelijkheid, transparant en open in communicatie, samenwerken met focus op kwaliteit & resultaat en werken vanuit vertrouwen en waardering.

Afhankelijk van je portefeuille kun je denken aan werkzaamheden zoals

• complex agendabeheer in Outlook;
• een coördinerende rol in de werkuitvoering;
• het beheren van mailboxen van directeuren en het stellen van prioriteiten;
• ondersteuning bij beleidsstukken, zoals het nalezen en verwerken daarvan.

Je brengt ervaring mee en krijgt ook ruimte om verder te groeien in je rol. We zorgen voor een goede start en kijken samen welk aandachtsgebied past bij jouw werkervaring, kwaliteiten en ontwikkeling. Zo leer je verschillende afdelingen en werkvelden kennen en draag je met jouw ervaring bij aan de verdere opbouw van Management Support. Je beweegt mee met de ontwikkeling van de afdeling en de organisatie en afhankelijk van de behoefte werk je voor verschillende afdelingen en portefeuilles.

Wat breng je mee?

Je past in deze functie als je ervaring hebt in een secretariële en ondersteunende rol en je het leuk vindt om te werken in een veranderende organisatie waarin nog niet alles vastligt. Je werkt gestructureerd, houdt gemakkelijk overzicht en weet soepel te schakelen tussen verschillende taken. Zorgvuldigheid, betrouwbaarheid en servicegericht zijn voor jou vanzelfsprekend en je vindt het prettig om anderen te ondersteunen.

Daarnaast breng je mee

• minimaal een afgeronde mbo-opleiding (niveau 4);
• enkele jaren relevante werkervaring in een vergelijkbare functie, zoals managementassistent, personal assistent, met de ambitie om jezelf in deze rol verder te ontwikkelen;
• een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (C1) en voldoende beheersing van de Engelse taal (B1);
• ruime ervaring met het Microsoft Office-pakket, waarbij met name Outlook en Teams geen geheimen voor je hebben;
• affiniteit met digitalisering en je staat open voor het werken met en verbeteren van slimme tools (zoals AI) en het delen van je kennis met anderen.

Wat bieden wij?

• een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• hybride werken, minimaal 3 dagen op kantoor;
• een werkweek van 32 tot 40 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.202,- tot maximaal € 4.673,- bij een fulltime dienstverband (schaal 7-8 van de cao Nederlandse Universiteiten). Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 38 uur;
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden in onze cao bieden we aantrekkelijke extra’s, zoals ruimte voor persoonlijke en professionele groei en flexibele verlofregelingen en extra vakantiedagen. Via het UU keuzemodel kun je je pakket aanpassen aan jouw behoeften. Zo moedigen we je aan om te groeien in wat je doet, zowel in je werk als in je ontwikkeling. Lees meer over onze arbeidsvoorwaarden (https://www.uu.nl/organisatie/werken-bij-de-universiteit-utrecht/arbeidsvoorwaarden).

Over ons

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht (https://www.uu.nl/) werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's (https://www.uu.nl/onderzoek/profiel/strategische-themas). Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow (https://youtu.be/yHkvpRYVPiA).

De Universitaire Bestuursdienst (https://www.uu.nl/organisatie/bestuur-en-organisatie/universitaire-diensten/universitaire-bestuursdienst) (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Zeven directies ondersteunen het College van Bestuur (https://www.uu.nl/organisatie/bestuur-en-organisatie/college-van-bestuur) bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

De directie Campus & Facilities (C&F) (https://www.uu.nl/organisatie/bestuur-en-organisatie/universitaire-diensten/universitaire-bestuursdienst/directie-campus-facilities) is verantwoordelijk voor de ontwikkeling, de inrichting en het in stand houden van de universitaire campus en biedt een breed scala aan facilitaire producten en ondersteunende diensten. We zorgen ervoor dat medewerkers, studenten en bezoekers van de Universiteit Utrecht optimaal ondersteund worden in hun werk- en studie-omgeving. We hechten grote waarde aan duurzaamheid in onze dienstverlening en in de eigen bedrijfsvoering.

Meer informatie

Neem voor meer informatie contact op met Emma Cornielje, Hoofd afdeling Management Support via [e-mail] ([e-mail]).

Sollicitatie

Als Universiteit Utrecht willen we een thuis zijn voor iedereen. We waarderen medewerkers met verschillende achtergronden, perspectieven en identiteiten. Denk aan verschillen in cultuur, religie of etniciteit, gender, seksuele oriëntatie, neurodiversiteit, beperking of leeftijd. We streven naar een veilige en inclusieve omgeving waarin iedereen kan floreren en waaraan iedereen kan bijdragen. Lees meer over hoe wij werken aan diversiteit en inclusie (https://www.uu.nl/organisatie/equity-diversity-inclusion). Heb je vragen over toegankelijkheid-bijvoorbeeld van je werklocatie Bestuursgebouw (https://www.uu.nl/organisatie/campus/gebouwen), tijdens het sollicitatieproces of in je werk? Neem dan contact op via onze HR-contactpagina (https://www.uu.nl/organisatie/vacatures/contact).

Screening op kennisveiligheid kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedures voor wetenschappelijk personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen.