Managementassistent Faculteitsbestuur SBE

Working@; Amsterdam; Hybrid; EUR 36,000 - 52,000; Part time

Benefits offered by this job

Vakantietegoed 232 uur

8% vakantietoeslag

8,3% eindejaarsuitkering

ABP pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Sportfaciliteiten

Job summary

Vrije Universiteit Amsterdam zoekt een Managementassistent die samen met een collega het professionele hart van het faculteitsbestuur vormt. Je werkt nauw samen met de directeur bedrijfsvoering en de decaan om ondersteuning te garanderen in diverse werkzaamheden.

Je organiseert vergaderingen, beheert agenda's en verzorgt correspondentie, met aandacht voor discretie en betrouwbaarheid. Daarnaast bewaak je financiën, voorraden en facilitaire processen en draag je bij aan projecten binnen de

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring in een vergelijkbare ondersteunende of bestuurlijke functie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Een groot verantwoordelijkheidsgevoel en een hoge mate van integriteit.

Responsibilities

• Proactief ondersteunen van de directeur bedrijfsvoering en de decaan.
• Coördineren van faculteitsbestuursvergaderingen: planning tot verslaglegging en bewaken van actiepunten.
• Complex agendabeheer voor decaan en directeur bedrijfsvoering.
• Aanspreekpunt voor studentenverenigingen en hen waar nodig ondersteunen.
• Organiseren van jaarlijkse evenementen en bijeenkomsten.
• Ontvangen van nieuwe medewerkers en gasten, inclusief ICT-aanvragen en werkplekinrichting.
• Ondersteunen van processen rondom hooglerarendossiers.
• Deelname aan diverse projecten binnen de faculteit en VU-brede initiatieven.
• Opstellen en verzorgen van correspondentie, benoemingsbrieven.
• Verwerken en bewaken van financiële administratieve zaken zoals facturen en declaraties.
• Beheren van voorraden en facilitaire zaken.

Skills

Organizational skills

Communication skills

Integrity

Dutch language

English language

Education

HBO niveau

Job description

Jouw functie

Als Managementassistent vorm je samen met een collega het professionele hart van het faculteitsbestuur. Jullie werken nauw samen, stemmen werkzaamheden goed op elkaar af en zorgen ervoor dat de ondersteuning van de directeur bedrijfsvoering en de decaan altijd soepel verloopt. Dankzij jouw overzicht, servicegerichte instelling en organisatietalent kunnen bestuurders zich richten op hun kerntaken.

Geen dag is hetzelfde. Je beweegt je gemakkelijk tussen strategische overleggen, praktische regelzaken en contact met uiteenlopende stakeholders binnen en buiten de faculteit.

Jouw taken

• Het proactief ondersteunen van de directeur bedrijfsvoering en de decaan.
• Het coördineren van faculteitsbestuursvergaderingen: van planning en agendaopstelling tot verslaglegging en het bewaken van actiepunten.
• Complex agendabeheer voor de decaan en directeur bedrijfsvoering.
• Het fungeren als aanspreekpunt voor studentenverenigingen en hen waar nodig ondersteunen.
• Het organiseren van jaarlijkse evenementen en bijeenkomsten.
• Het verwelkomen van nieuwe medewerkers en gasten, inclusief ontvangst, toegangsvoorzieningen, ICT-aanvragen en werkplekinrichting.
• Het ondersteunen van processen rondom hooglerarendossiers.
• Deelname aan diverse projecten binnen de faculteit en VU-brede initiatieven.
• Het opstellen en verzorgen van correspondentie, waaronder benoemingsbrieven.
• Het verwerken en bewaken van financiële administratieve zaken zoals facturen en declaraties.
• Het beheren van voorraden en facilitaire zaken.

Jouw profiel

Voor deze centrale en zichtbare functie zoeken wij een stevige, betrokken en dienstverlenende professional die graag het verschil maakt.

Je beschikt over:

• HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring in een vergelijkbare ondersteunende of bestuurlijke functie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Een groot verantwoordelijkheidsgevoel en een hoge mate van integriteit.

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormenkent. Wij geloven dat diversiteitin alhaarcomplexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden enervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voorhet creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit als meerwaarde kunnen benutten.

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.202,00 (Schaal 7)en maximaal € 4.673,00(Schaal 8)bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Management/Office-assistent. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor 0,8 fte.Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Bij een 40 urige werkweek, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• goede en voordelige sportfaciliteiten

Over ons

Welkom bij de faculteit School of Business and Economics
Aan de School of Business and Economics (SBE) van de Vrije Universiteit Amsterdam brengen we relevant onderwijs en onderzoek op het gebied van bedrijfskunde en economie samen. We richten ons op actuele vraagstukken met grote impact op maatschappelijk, economisch en ecologisch gebied: van robotisering tot big data, van arbeidsmarktparticipatie tot verandermanagement.

Samenwerking, transparantie en maatschappelijke verantwoordelijkheid zijn sleutelwoorden in onze manier van werken. Onze studenten, wetenschappers en medewerkers delen actuele kennis, om samen tot oplossingen te komen voor wereldwijde economische en maatschappelijke uitdagingen. Om een positieve impact te maken op de wereld, de maatschappij en de levens van anderen.

Kom je werken bij SBE? Dan werk je in een stimulerende, dynamische en internationale omgeving samen met collega’s die de samenleving tot weloverwogen keuzes willen brengen. De SBE telt zo’n 7.250 bachelor- en masterstudenten en 1.700 executive studenten, en er werken 600 medewerkers.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit
Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.

Interesse

Ben jij geïnteresseerd in deze functie en ben jij van mening dat jouw ervaring bijdraagt aan de kwaliteit van onze dienstverlening? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren.

Het overleggen van een diploma, een referentiecheck en een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) maken onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.