Managementassistent Facilitair Bedrijf & Huisvesting

Werken Bij Hogescholen; Nederland; Hybrid; EUR 39,000 - 51,000; Full time

Benefits offered by this job

8% vakantiegeld

8,3% eindejaarsuitkering

NS Businesscard of reiskostenvergoed

ABP pensioenregeling

Ziektekostenverzekering

Betaald ouderschapsverlof

Cursussen via loopbaan- en vitaliteits

Goede werk-privébalans

Job summary

Hogeschool Leiden zoekt een Managementassistent bij de dienst Facilitair Bedrijf & Huisvesting. Je beheert de agenda van de directeur en organiseert meetings, notuleert en bewaakt actiepunten.

Je werkt nauw samen met teamleden en draagt bij aan een efficiënte, gestroomlijnde omgeving. De functie vereist meerdere jaren relevante ervaring, uitstekende Nederlandse taalvaardigheid en vaardigheid in digitale systemen.

Qualifications

• Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare rol.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Vaardigheid met digitale systemen en het snel eigen maken van nieuwe tools.

Responsibilities

• Beheren en prioriteren van de agenda van de directeur.
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, intern en extern.
• Notuleren van overleggen en zorgen voor heldere verslaglegging en actiepunten.
• Beheren en structureren van (project)documentatie binnen de dienst.
• Onderhouden van SharePointpagina’s van Facilitair Bedrijf & Huisvesting.

Skills

Ervaring in vergelijkbare rol

Digitaal systemen

Nederlands taalvaardigheid

Education

MBO

Bachelor

Job description

Managementassistent Facilitair Bedrijf & Huisvesting

Leiden 32 uur Werk- en denkniveau: Mbo, Bachelor Tijdelijk

Hogeschool Leiden

Als Managementassistent bij de dienst Facilitair Bedrijf & Huisvesting van Hogeschool Leiden ben jij de vertrouwde steun en toeverlaat van de directeur én een bekend gezicht binnen de afdeling. Dankzij jouw betrokkenheid en organisatietalent loopt de dagelijkse gang van zaken soepel door.

Je beheert de agenda van de directeur met een scherp oog voor wat écht aandacht vraagt en welke belangen spelen. Je organiseert overleggen efficiënt en zorgt dat besluiten en acties helder worden vastgelegd én opgevolgd. In een omgeving waar veel tegelijk speelt, houd jij het overzicht en denk je vooruit. Zo kijk je bijvoorbeeld vooruit in de agenda, regelt alvast een locatie voor een bijeenkomst of zorgt dat de juiste stukken op tijd beschikbaar zijn. Daarmee neem je werk uit handen en creëer je rust voor de directeur. Collega’s weten je makkelijk te vinden en jij staat klaar om te helpen. Tegelijkertijd weet je ook wanneer je moet sturen op prioriteit en duidelijkheid.

Jouw werkzaamheden

• beheren en prioriteren van de agenda van de directeur;
• voorbereiden en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, intern en extern;
• notuleren van overleggen en zorgen voor heldere verslaglegging en actiepunten;
• beheren en structureren van (project)documentatie binnen de dienst;
• onderhouden van de SharePointpagina’s van Facilitair Bedrijf & Huisvesting;
• aanspreekpunt zijn voor teamleden en interne contacten;
• ondersteunen bij de planning en opvolging van afdelingsbrede acties en projecten.

Jouw werkplek

Je werkplek is binnen de dienst Facilitair Bedrijf & Huisvesting, waar je samenwerkt met zo’n 70 enthousiaste collega’s. Zij zorgen er elke dag voor dat studenten en medewerkers kunnen rekenen op een veilige, gastvrije en goed georganiseerde leer- en werkomgeving. Van huisvesting, onderhoud gebouwen, schoonmaak en catering tot beveiliging, receptie, conciërges, inkoop, servicedesk en evenementen: hier komt alles samen.

Als managementassistent ben je een belangrijke schakel in dit geheel. De sfeer is actiegericht, er wordt duidelijk gecommuniceerd en we houden van doorpakken. De samenwerking met de directeur is open en direct. Je werkt midden in het hart van de campus, in een omgeving waar elke dag iets gebeurt. Hierdoor is het belangrijk dat je maandag, dinsdag en donderdag fysiek aanwezig bent op locatie. Op woensdag is er de mogelijkheid om vanuit huis te werken.

Wat we jou bieden

Bij ons draait het om jouw werkplezier en ontwikkeling. Daarom bieden we jou:

• een bruto maandsalaris tussen de € 3.477,51 en € 4.595,29 (op basis van een fulltime dienstverband, schaal 8, cao-hbo);
• een dienstverband van 12 maanden voor 28-32 uur per week, met uitzicht op verlenging;
• een ruime vakantiedagenregeling;
• 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering;
• de keuze afhankelijk van de woon-werkafstand voor een NS Businesscard of reiskostenvergoeding;
• een gunstige pensioenregeling via ABP, collectieve ziektekostenverzekering en (betaald) ouderschapsverlof;
• een gezonde werk-privébalans;
• diverse cursussen via ons loopbaan- en vitaliteitsplatform.

Over Hogeschool Leiden

Bij Hogeschool Leiden zien we wie je bent. We gaan met je in gesprek over wat jij nodig hebt om prettig te werken en je te ontwikkelen als professional. We geloven dat een persoonlijke benadering het verschil maakt. Samen met studenten en werkveldpartners vormen we een betrokken netwerk. Met praktijkgericht onderzoek en onderwijs dragen we bij aan de ontwikkeling van studenten, de organisatie en de maatschappij.

We streven naar een diverse en inclusieve werkomgeving, waar iedereen zich welkom voelt en kan bijdragen. We moedigen sollicitaties aan van iedereen die zich in deze functie herkent, ongeacht achtergrond, genderidentiteit, leeftijd of beperking.

Wat je meebrengt

Jouw ervaring maakt dat je weet wat er nodig is om een complexe werkomgeving goed te laten draaien. Je weet daardoor de directeur goed te ontzorgen en brengt rust en overzicht, ook wanneer de druk hoog is en er veel tegelijk speelt.

Je werkt nauwkeurig en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Het schakelen tussen verschillende werkzaamheden en contacten gaat je gemakkelijk af. Daarbij combineer je een toegankelijke manier van samenwerken met een zakelijke houding en houd je het doel voor ogen. Binnen een hogeschoolomgeving, waar processen soms zorgvuldiger en uitgebreider zijn ingericht, weet je goed je weg te vinden. Verder beschik je over:

• meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare rol;
• vaardigheid met digitale systemen en het vermogen om nieuwe snel eigen te maken;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Contact

Vragen over de vacature? Laat het weten aan Franziska Brouwer, Directeur Facilitair Bedrijf en Huisvesting via [e-mail] of 06 39 11 39 32.

Goed om te weten

• de interne/externe sollicitatieprocedure loopt tegelijk. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang;
• voordat je bij ons in dienst komt, lever je een recente Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan;
• werk je bij een bureau en wil je een kandidaat voorstellen voor deze vacature bij Hogeschool Leiden? Bedankt, maar hier gaan we niet op in. We werven onze nieuwe collega graag zelf.