Admissions Officer (0,8 fte)

Leiden University; Leiden; Hybrid; EUR 39,000 - 52,000; Part time

Benefits offered by this job

Een jaarcontract

Loon €3.537–€4.673/maand

8% vakantietoeslag

8,3% eindejaarsuitkering

Pensioen ABP

Hybride werken mogelijk

Thuiswerkvergoeding

Laptop universiteit

Job summary

Leiden University zoekt een Admissions Officer (0,8 FTE) die verantwoordelijk is voor toelatingsverzoeken voor bachelor- en masteropleidingen, en IND-aanvragen voor studenten met een visum. Je beantwoordt vragen en onderhoudt contacten met andere afdelingen om processen soepel te laten verlopen.

Je werkt zelfstandig, hebt HBO werk- en denkniveau en ervaring in een administratieve functie. Je beheerst Nederlands en Engels op B2-niveau en kent MS-Office; kennis van PeopleSoft is een pre.

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau met 2 jaar administratieve ervaring.
• Kennis van aanmeld- en toelatingsprocessen in hoger onderwijs is een pre.
• Goede beheersing van MS-Office en PeopleSoft (Oracle) is een pre.

Responsibilities

• Verwerken toelatingsverzoeken voor bachelor- en masteropleidingen.
• Behandelen IND-aanvragen voor studenten met visum/verblijfsvergunning.
• Beantwoorden vragen van aankomende studenten.
• Onderhouden contact met collega’s om processen soepel te laten verlopen.
• Zorgvuldig en efficiënt afhandelen van aanvragen.
• Kritisch blijven op kwaliteit en procesverbeteringen aandragen.
• Continu ontwikkelen en actualiseren van kennis.
• Bijdragen aan een positieve werksfeer.

Skills

Leervermogen

Samenwerken

Klantbetrokkenheid

Accuratesse

Plannen en organiseren

Education

HBO werk- en denkniveau

2 jaar werkervaring in een administratieve functie

Tools

MS-Office

PeopleSoft (Oracle)

Job description

Ben jij resultaatgericht, hou je ervan om zaken uit te pluizen, en heb je affiniteit met toelatingsprocessen en diplomawaardering? En ben jij op zoek naar een afwisselende functie in een organisatie die non stop in beweging is? Dan zijn wij op zoek naar jou!

De afdeling Studenteninformatie & Administratie (SIA) van het Expertisecentrum Studenten- en Onderwijszaken (SOZ) zoekt een: Admissions Officer (0,8 FTE)

Dit ga je doen

Als Admissions Officer

• Ben je verantwoordelijk voor alle werkzaamheden rondom toelatingsverzoeken voor bachelor- en masteropleidingen.
• Behandel je IND-aanvragen voor studenten die met een visum of verblijfsvergunning naar Nederland komen om te studeren.
• Beantwoord je vragen van aankomende studenten.
• Onderhoud je contact met collega’s van andere afdelingen en faculteiten om processen soepel te laten verlopen.
• Ben je samen met collega’s verantwoordelijk voor een zorgvuldige en efficiënte afhandeling van aanvragen.
• Ben je kritisch en scherp op kwaliteit, zowel richting jezelf als je werkomgeving.
• Ben je niet bang om een inhoudelijke discussie aan te gaan om processen en resultaten te verbeteren.
• Sta je ervoor open om jezelf continu te ontwikkelen en nieuwe kennis op te doen.
• Hecht je waarde aan werkplezier en draagt actief bij aan een positieve werksfeer.

Hier ga je werken

Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studenten om hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal te ontwikkelen vanuit mentaal, fysiek, en sociaal welzijn. Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie-en studententijd met succes en plezier doorlopen. Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning, voorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten de universiteit. Alleen zo kunnen we onze dienstverlening steeds vernieuwen en verbeteren om een fijne en optimale studie-en studententijd te faciliteren.

Het Admissions Office is binnen het expertisecentrum onderdeel van de afdeling Studenteninformatie en -administratie. Binnen de afdeling zijn verschillende teams werkzaam die allemaal een bijdrage leveren om de (aspirant-)student zo goed mogelijk te begeleiden in het proces van aanmelding tot inschrijving. Onze afdeling bestaat verder uit een Front Office, studentenadministratie, financiële administratie en immigration officers.

Dit breng je mee

In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau en hebt 2 jaar werkervaring in een administratieve functie; ervaring of kennis van aanmeld- en toelatingsprocessen binnen het hoger onderwijs is een pre;Je bent bekend met het werken in administratieve processen en hebt kennis van MS-Office; kennis van People Soft (Oracle) is een pre;
• Je werkt nauwkeurig en accuraat en bent gewend aan het werken met strakke deadlines en blijft onder soms stressvolle omstandigheden klantgericht;
• Je ben in staat om verbeteringen zowel binnen de eigen afdeling als in de aanmelden-toelaten-inschrijven keten te signaleren en te implementeren:
• Je beschikt over de volgende competenties: leervermogen, samenwerken, klantbetrokkenheid, accuratesse, plannen en organiseren;
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (B2 niveau volgens het CEFR)

Dit bieden we je

We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op een steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad of in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris van minimaal € 3537,- en maximaal € 4673,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 8);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop van de universiteit tot je beschikking.

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Dit vinden wij belangrijk

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten?

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Arnout van Rhijn, teamleider Admissions Office, email: [e-mail].

Solliciteren kan tot en met 15 november 2026; sollicitaties nemen wij direct in behandeling.

• Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur.
• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) noodzakelijk.