Managementassistent en projectondersteuner

Radboud University; Nijmegen; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Radboud Universiteit in Nijmegen zoekt een directie-assistent bij Information & Library Services (ILS). Je ondersteunt de divisiedirecteur en zorgt dat afspraken, vergaderingen en werkzaamheden vlekkeloos op elkaar aansluiten.

Je beheert de agenda, bereidt vergaderingen voor, maakt notulen en bewaakt actiepunten. Daarnaast verleen je administratieve en organisatorische ondersteuning, coördineert projecten en onderhoudt uitstekende interne relaties.

Qualifications

• Minimaal mbo 4-diploma vereist, bij voorkeur HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie, bijvoorbeeld als managementondersteuner, managementassistent of directiesecretaresse.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en Engels.
• Ervaring met Microsoft 365.
• Proactieve en dienstverlenende instelling.

Responsibilities

• Beheer van de agenda en planningen van de divisiedirecteur.
• Bereiden vergaderingen en notulen voor; bewaak actiepunten.
• Ondersteunen bij projectadministraties en informatiebeheer.
• Verwerken inkopen en facturen; inhuur van externe medewerkers.
• Verzorgen van correspondentie; aanspreekpunt voor collega’s en stakeholders.
• Samenwerken met PMO-team en projectmanagers.

Skills

Organisatorische vaardigheden

Nederlands & Engels

Proactieve houding

Microsoft 365

Coördinatie

Zelfstandig werken

Education

MBO 4-diploma

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

Job description

Geen dag is hetzelfde. Als directie-assistent bij Information & Library Services (ILS) ondersteun je de divisiedirecteur en zorg je ervoor dat alles organisatorisch en administratief op rolletjes loopt. Je bent een belangrijk aanspreekpunt, houdt overzicht en zorgt ervoor dat afspraken, vergaderingen en werkzaamheden goed op elkaar aansluiten.

Je beheert de agenda van de divisiedirecteur, plant afspraken en organiseert vergaderingen. Je bereidt agenda’s en vergaderstukken voor, maakt notulen en bewaakt actiepunten en afspraken. Daarnaast verzorg je correspondentie en ondersteunt je bij uiteenlopende administratieve en organisatorische werkzaamheden.

Samen met twee collega-managementondersteuners vorm je een hecht team. Je stemt werkzaamheden af, ondersteunt elkaar waar nodig en draagt bij aan een efficiënte samenwerking binnen de divisie. Jij verzorgt de coördinatie van de werkzaamheden.

Naast je werkzaamheden voor de divisiedirecteur biedt je ondersteuning binnen het projectmanagement. Je ondersteunt bij het organiseren van overleggen, de verslaglegging, de projectadministraties en zorgt ervoor dat informatie actueel en goed toegankelijk is. Ook ondersteun je bij administratieve processen, zoals de verwerking van inkopen, facturen en de inhuur van externe medewerkers.

Je werkt samen met project- en programmamanagers, projectondersteuners en het PMO-team. Dankzij jouw organisatietalent, nauwkeurigheid en proactieve houding verlopen processen soepel en kunnen collega’s op je rekenen.

In deze functie ben je zichtbaar aanwezig op kantoor. Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor collega’s en stakeholders, legt gemakkelijk contact en draagt actief bij aan een goede samenwerking binnen de organisatie.

Profiel (functie-eisen)

• Je beschikt over minimaal een mbo 4-diploma en hebt bij voorkeur hbo werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie, bijvoorbeeld als managementondersteuner, managementassistent, directiesecretaresse of projectondersteuner.
• Je beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Je hebt gevoel voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen.
• Je hebt een proactieve en dienstverlenende instelling.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en Engels.
• Je hebt ervaring met Microsoft 365.
• Je bent een zelfstandige en proactieve collega die graag ontzorgt en overzicht creëert.
• Je werkt nauwkeurig, denkt vooruit en weet goed prioriteiten te stellen.

Wij bieden

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Je salaris binnen salarisschaal 8 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

Aanvullende arbeidsvoorwaarden

Werk en wetenschap vragen om goed werkgeverschap. Dit zie je terug in de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden van de Radboud Universiteit. Zo kun je afspraken maken voor een goede werk- privébalans met flexibele werktijden, diverse verlofregelingen en thuiswerken. Ook kun je bij ons een gedeelte van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen, ruil bijvoorbeeld inkomen tegen extra vakantiedagen en ontvang een vergoeding van je sportabonnement. Daarnaast krijg je als medewerker 34% korting op het sport- en cultuuraanbod van de Radboud Universiteit. En uiteraard hebben we een goede pensioenregeling. Je krijgt volop ruimte en verantwoordelijkheid om je talenten te ontwikkelen en je ambities te realiseren. We bieden dan ook verschillende scholings- en studieregelingen aan.

Wij zijn (werkomgeving)

Information & Library Services ondersteunt het onderwijs, onderzoek en de bedrijfsvoering van de Radboud Universiteit met hoogwaardige IT-, informatie- en bibliotheekdiensten.

ILS speelt een belangrijke rol in de digitale ontwikkeling van de universiteit. Vanuit onze verschillende teams werken we aan betrouwbare dienstverlening, innovatieve oplossingen en de verdere ontwikkeling van de informatievoorziening.