Managementassistent en projectondersteuner

Radboud University; Netherlands; Remote; EUR 33,000 - 42,000; Full time

Job summary

Radboud Universiteit zoekt een Managementassistent en projectondersteuner voor Information & Library Services (ILS). Je ondersteunt de divisiedirecteur en zorgt dat alle organisatorische en administratieve processen soepel lopen.

Je beheert agenda’s, plant afspraken, bereidt vergaderstukken voor en maakt notulen met actiepunten. Daarnaast verzorg je correspondentie en ondersteun je bij projectoverleggen, verslaglegging en administratieve processen zoals inkoop en facturen.

Qualifications

• Je beschikt over minimaal een mbo 4-diploma en hebt bij voorkeur hbo werk- en denkniveau.
• Ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie (managementondersteuner, managementassistent, directiesecretaresse of projectondersteuner).
• Uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Gevoel voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen.
• Proactieve en dienstverlenende instelling.
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in Nederlands en Engels.
• Ervaring met Microsoft 365.
• Zelfstandige en proactieve collega die graag ontzorgt en overzicht creëert.
• Werkt nauwkeurig, denkt vooruit en kan goed prioriteiten stellen.

Responsibilities

• Beheer van de agenda van de divisiedirecteur en vergaderingen organiseren.
• Notulen maken en actiepunten bewaken.
• Correspondentie verzorgen en administratieve werkzaamheden ondersteunen.
• Coördinatie van werkzaamheden met collega-managementondersteuners.
• Ondersteunen bij projectmanagement, verslaglegging en projectadministraties.
• Verwerken van inkopen, facturen en inhuur van externe medewerkers.
• Samenwerken met project- en programmamanagers en PMO-team.

Skills

Organisational skills

Dutch language

English language

Proactive attitude

Document management

Education

MBO 4-diploma

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

Job description

Managementassistent en projectondersteuner

Geen dag is hetzelfde. Als directie-assistent bij Information & Library Services (ILS) ondersteun je de divisiedirecteur en zorg je ervoor dat alles organisatorisch en administratief op rolletjes loopt. Je bent een belangrijk aanspreekpunt, houdt overzicht en zorgt ervoor dat afspraken, vergaderingen en werkzaamheden goed op elkaar aansluiten.

Je beheert de agenda van de divisiedirecteur, plant afspraken en organiseert vergaderingen. Je bereidt agenda’s en vergaderstukken voor, maakt notulen en bewaakt actiepunten en afspraken. Daarnaast verzorg je correspondentie en ondersteun je bij uiteenlopende administratieve en organisatorische werkzaamheden.

Samen met twee collega-managementondersteuners vorm je een hecht team. Je stemt werkzaamheden af, ondersteunt elkaar waar nodig en draagt bij aan een efficiënte samenwerking binnen de divisie. Jij verzorgt de coördinatie van de werkzaamheden.

Naast je werkzaamheden voor de divisiedirecteur biedt je ondersteuning binnen het projectmanagement. Je ondersteunt bij het organiseren van overleggen, de verslaglegging, de projectadministraties en zorgt ervoor dat informatie actueel en goed toegankelijk is. Ook ondersteun je bij administratieve processen, zoals de verwerking van inkopen, facturen en de inhuur van externe medewerkers.

Je werkt samen met project- en programmamanagers, projectondersteuners en het PMO-team. Dankzij jouw organisatietalent, nauwkeurigheid en proactieve houding verlopen processen soepel en kunnen collega’s op je rekenen.

In deze functie ben je zichtbaar aanwezig op kantoor. Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor collega’s en stakeholders, legt gemakkelijk contact en draagt actief bij aan een goede samenwerking binnen de organisatie.

Wat breng je mee?

• Je beschikt over minimaal een mbo 4-diploma en hebt bij voorkeur hbo werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie, bijvoorbeeld als managementondersteuner, managementassistent, directiesecretaresse of projectondersteuner.
• Je beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Je hebt gevoel voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen.
• Je hebt een proactieve en dienstverlenende instelling.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en Engels.
• Je hebt ervaring met Microsoft 365.
• Je bent een zelfstandige en proactieve collega die graag ontzorgt en overzicht creëert.
• Je werkt nauwkeurig, denkt vooruit en weet goed prioriteiten te stellen.

Dit bieden we jou

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Je salaris binnen salarisschaal 8 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

Aanvullende arbeidsvoorwaarden

Werk en wetenschap vragen om goed werkgeverschap. Dit zie je terug in de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden van de Radboud Universiteit. Zo kun je afspraken maken voor een goede werk- privébalans met flexibele werktijden, diverse verlofregelingen en thuiswerken. Ook kun je bij ons een gedeelte van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen, ruil bijvoorbeeld inkomen tegen extra vakantiedagen en ontvang een vergoeding van je sportabonnement. Daarnaast krijg je als medewerker 34% korting op het sport- en cultuuraanbod van de Radboud Universiteit. En uiteraard hebben we een goede pensioenregeling. Je krijgt volop ruimte en verantwoordelijkheid om je talenten te ontwikkelen en je ambities te realiseren. We bieden dan ook verschillende scholings- en studieregelingen aan.

Hier ga je werken

Information & Library Services ondersteunt het onderwijs, onderzoek en de bedrijfsvoering van de Radboud Universiteit met hoogwaardige IT-, informatie- en bibliotheekdiensten.

ILS speelt een belangrijke rol in de digitale ontwikkeling van de universiteit. Vanuit onze verschillende teams werken we aan betrouwbare dienstverlening, innovatieve oplossingen en de verdere ontwikkeling van de informatievoorziening.

Information & Library Services
De divisie Information & Library Services is één van de zes divisies van Radboud Services . Met ruim 1000 medewerkers ondersteunt en faciliteert Radboud Services het onderwijs en onderzoek aan de Radboud Universiteit.
Radboud Universiteit
Bij de Radboud Universiteit willen we impact maken met ons werk. Dat doen we door baanbrekend onderzoek, hoogwaardig onderwijs, goede ondersteuning en samenwerkingen binnen en buiten de universiteit. Zo leveren we een onmisbare bijdrage aan een gezonde, vrije wereld met gelijke kansen voor iedereen. En daar hebben we nog meer collega’s voor nodig, die vanuit hun eigen expertise op zoek willen gaan naar antwoorden. We staan voor een inclusieve gemeenschap en verwelkomen medewerkers met een verscheidenheid in achtergrond, cultuur en perspectief.
Wil je meer weten over hoe het is om bij de Radboud Universiteit te werken? Volg dan ons Instagramaccount en lees verhalen van onze collega’s.

Is dit de baan voor jou?

De eerste gesprekken vinden plaats op vrijdag 9 oktober. Je treedt bij voorkeur zo spoedig mogelijk in dienst.

Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure .Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten.

Werk je al bij de Radboud Universiteit en heb je twijfels of vragen over intern overstappen? Lees meer over intern solliciteren .

Met deze vacature willen wij zelf onze nieuwe collega werven. Dit is dan ook géén oproep voor acquisitie.