Managementassistent divisie Laboratoria

SIGRA; Amsterdam; On-site; EUR 35,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

End-year bonus 8.3%

OV-vergoeding

Fietsregeling

ABP pensioen

Scholing via GoodHabitz

Personeelsvereniging

Jong Amsterdam UMC

Job summary

Amsterdam UMC zoekt een managementassistent die als spin in het web anderen werk uit handen neemt. Je biedt secretariële en organisatorische ondersteuning aan het divisiebestuur van de divisie Laboratoria, met oog voor huisvesting, zalen en detacheringen.

Je werkt op beide locaties AMC en VUmc, bent aanspreekpunt en bewaakt e-mail en agenda, notuleren en opvolging van besluiten. Een jaarcontract met uitzicht op vast contract wordt geboden.

Qualifications

• MBO werk- en denkniveau, aangevuld met relevante werkervaring.
• Goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift in het Nederlands en Engels.
• Affiniteit met digitalisering en MS Office; systemen snel eigen maken.

Responsibilities

• Aannemen van aanspreekpunt voor interne en externe relaties.
• Bieden van secretariële ondersteuning aan het divisiebestuur en divisiebureau (e-mailbeheer, agendabeheer, notuleren en opvolging van besluiten).
• Regelen van facilitaire zaken zoals huisvesting, zaalreserveringen, catering en detacheringen.
• Signaleren en oplossen van knelpunten in afhandeling, informatievoorziening en procesgang.
• Ondersteunen bij de uitrol van nieuw divisiebeleid en grote projecten.

Skills

Communicatieve vaardigheden

MS Office

Education

MBO werk- en denkniveau

Job description

Ben jij een enthousiaste managementassistent die als spin in het web graag anderen werk uit handen neemt? Kom dan het divisiebureau en divisiebestuur van divisie Laboratoria versterken!

Als managementassistent bied je secretariële en organisatorische ondersteuning aan het divisiebestuur van de divisie Laboratoria bij Amsterdam UMC. Je werkt in een dynamische omgeving waar complexe patiëntenzorg, diagnostiek, internationaal onderzoek en opleiding van toekomstige zorgprofessionals samenkomen. Jij zorgt ervoor dat de ondersteuning soepel en efficiënt verloopt. Je werkzaamheden bestaan uit:

• het zijn van aanspreekpunt voor interne en externe relaties;
• bieden van secretariële ondersteuning aan het divisiebestuur en divisiebureau, waaronder e-mailbeheer, agendabeheer, voorbereiden van vergaderingen, notuleren en opvolgen van besluiten;
• regelen van facilitaire zaken zoals huisvesting, het boeken van zalen, catering, detacheringen en gasttoelatingen. Ook zoek je ad hoc zaken uit naar aanleiding van mailvragen;
• signaleren en waar mogelijk oplossen van knelpunten in afhandeling, informatievoorziening en procesgang;
• ondersteunen bij het uitrollen van nieuw divisiebeleid en grote projecten.
• mbo werk- en denkniveau, aangevuld met relevante werkervaring;
• goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift in het Nederlands en Engels;
• affiniteit met digitalisering. Je beheerst het MS Officepakket en maakt je andere systemen en applicaties snel eigen;
• beschikbaarheid op dinsdag;
• flexibele houding. Je werkt op beide locaties van Amsterdam UMC, locatie AMC en locatie VUmc, en pakt een veelzijdigheid aan taken op;
• dienstverlenende en proactieve instelling. Je neemt graag initiatief en krijgt de ruimte om hier invulling aan te geven;
• integriteit. Vertrouwelijke informatie blijft bij jou vertrouwelijk.
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 7: € 3.126 tot € 4.182 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris.
• Vakantie-uren: 194,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en de mogelijkheid om uren bij te sparen.
• 100% OV-vergoeding. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan ontvang je een vergoeding van €0,21 per km (voor de auto geldt een maximum van 40 km enkele reis).
• Kom je op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Amsterdam UMC is georganiseerd in verschillende divisies en diensten. Een divisie bestaat uit verschillende afdelingen en deze worden in de dagelijkse bedrijfsvoering ondersteund door de medewerkers van het divisiebureau. Je valt hiërarchisch onder de directeur bedrijfsvoering van de divisie en werkt nauw samen met de andere managementassistent van het divisiebestuur.

Divisie 9 is de laboratoriumdivisie en kent 15 afdelingen, ieder met hun eigen mix van diagnostiek, onderzoek en onderwijs. Net als de andere collega’s van het divisiebureau werk je op beide locaties van het Amsterdam UMC. Er heerst een fijne, open sfeer op het divisiebureau. De lijntjes zijn kort en iedereen is heel toegankelijk, dit geldt ook voor het divisiebestuur dat je ondersteunt. We werken allemaal zeer zelfstandig (deels vanuit huis en op locatie) én er is genoeg ruimte om met elkaar te sparren (online en ‘live’). Regelmatig spreken de ondersteunende medewerkers van het bedrijfsbureau elkaar ook in een wat informelere setting onder het genot van een drankje en een hapje en leren we elkaar nog wat beter kennen!

We zullen sollicitaties zoveel als mogelijk doorlopend in behandeling nemen. Zodra wij een geschikte kandidaat hebben gevonden, zullen wij de vacature sluiten.

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je terecht bij Rogier Postma, directeur bedrijfsvoering, via 06 2841 1442 of [e-mail].

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Bente van den Heuvel, recruitmentadviseur, via 020 566 0301 of [e-mail].

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Bekijk wat het inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.