Managementassistent Opleiding Interne Geneeskunde

Amsterdam UMC; Amsterdam; On-site; EUR 35,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Jaarcontract

Eindejaarsuitkering 8,3%

OV-vergoeding

Fietsregeling

ABP pensioen 70%

Gratis scholing

Personeelsvereniging

Job summary

Amsterdam UMC zoekt een proactieve opleidingscoördinator voor de interne geneeskunde. Je bent de rechterhand van de hoofdopleider en stemt af met regio-opleidingsziekenhuizen.

Je bewaakt voortgang, plant de zesjarige opleiding en onderhoudt een strak georganiseerd team in een dynamische ziekenhuisomgeving. Je werkt in een team van drie coördinatoren en draagt bij aan kwaliteit van de opleiding en patiëntenzorg.

Qualifications

• HBO-niveau werk- en denkniveau vereist.
• Ervaring in een complexe (zorg- of opleidings)omgeving is een pre.
• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal.
• Je werkt proactief, accuraat en stressbestendig.

Responsibilities

• Beheer van agenda en e-mail van de hoofdopleider; planning voortgangsgesprekken voor vijf personen.
• Zelfstandig organiseren van opleidingsactiviteiten: vergaderingen, onderwijsbijeenkomsten, sollicitatierondes en studiedagen.
• Voorbereiden en verslagleggen van interne overleggen; opvolging van actiepunten.
• Regelen van indiensttreding, gasttoelatingen, detacheringen en autorisaties; roosters en verlofverzoeken beheren.
• Signaleren van knelpunten in werkprocessen en bijdragen aan digitalisering en standaardisatie.
• Zorgen voor actuele opleidingsinformatie op intranet en communicatiekanalen.

Skills

Office 365

Teams

SharePoint

Agendabeheer

AI in secretariële processen

Communicatie

Proactief

Teamplayer

Discreet

Integriteit

Education

HBO-niveau werk- en denkniveau

Tools

Office 365

Teams

SharePoint

Job description

Wat ga je doen?

De opleiding interne geneeskunde bij Amsterdam UMC is in 2023 ontstaan uit de fusie van de opleidingen in Amsterdam UMC, locatie AMC en locatie VUmc. Voor deze opleiding zoeken wij een proactieve en organisatorisch sterke opleidingscoördinator. Jij bent de rechterhand van de hoofdopleider en het opleidersteam en zorgt ervoor dat de opleiding soepel en professioneel verloopt. Van agendabeheer tot het coördineren van de volledige zesjarige opleiding: jij houdt het overzicht en zorgt dat alles goed geregeld is.

De opleiding interne geneeskunde is bedoeld voor artsen in opleiding tot internist (aios) bij Amsterdam UMC en vindt plaats in nauwe samenwerking met opleidingsziekenhuizen in de regio. Binnen Amsterdam UMC bestaat de opleiding uit ongeveer vijftien stages en aandachtsgebieden, elk met een eigen micro-organisatie.

Het opleidingsteam bestaat uit de hoofdopleider en vier plaatsvervangend opleiders. Zij geven gezamenlijk leiding aan de opleiding waarin ongeveer honderd aios worden opgeleid door circa 140 internisten.

Je werkt samen in een team met twee andere opleidingscoördinatoren en ondersteunt het opleidingsteam organisatorisch en administratief. Je bewaakt de voortgang van processen, zorgt voor structuur en neemt verantwoordelijkheid voor zowel uitvoerende als coördinerende taken. Daarbij wordt een hoge mate van zelfstandigheid verwacht: je overziet wat er moet gebeuren, anticipeert op knelpunten en onderneemt zelfstandig actie. In je communicatie met stafleden, aios en externe partners ben je helder, stevig en gezaghebbend, passend bij de bestuurlijke omgeving waarin je werkt.

Je speelt een belangrijke rol in de kwaliteit van de opleiding en in de patiëntenzorg die geleverd wordt. Jouw ondersteuning draagt direct bij aan een prettige en gezonde werk- en leerbalans voor de aios, wat hun motivatie en de kwaliteit van zorg ten goede komt. Je bent een onmisbare schakel binnen een team van opleiders, aios, anios, opleidingsondersteuners en zorgmedewerkers, waarin samenwerking en voortdurende verbetering centraal staan. Als lid van het opleidingscoördinaat (in een team van drie personen), met ogen en oren wijd open, zorg jij ervoor dat alles soepel verloopt.

Belangrijkste taken:

• Ondersteuning van het opleidingsteam: Je beheert de agenda en e-mail van de hoofdopleider en plant voortgangsgesprekken voor het gehele opleidingsteam (vijf personen). Je bent het aanspreekpunt voor het opleidingsteam bij dagelijkse werkzaamheden, zoals de communicatie met opleiders en aios in de regio. Je bewaakt een tijdige en correcte informatievoorziening richting externe partners.
• Coördinatie van de opleiding: Je plant de zesjarige opleiding interne geneeskunde voor de aios (ervaring met MijnRGS is een pre). Je organiseert zelfstandig opleidingsactiviteiten, zoals vergaderingen, onderwijsbijeenkomsten, sollicitatierondes en studiedagen.
• Overlegondersteuning: Je bent de spil bij de organisatie van interne overleggen binnen de opleiding. Je zorgt voor een gestroomlijnde planning en voorbereiding én voor nauwkeurige verslaglegging van uiteenlopende overleggen. Je houdt actief toezicht op de opvolging van actiepunten.
• Administratie: Je regelt administratieve zaken rond indiensttreding, gasttoelatingen, detacheringen en autorisaties. Je beheert roosters, verlofaanvragen en verzuimmeldingen in diverse systemen, en denkt actief mee over het automatiseren van terugkerende processen.
• Verbeterprojecten: Je signaleert knelpunten in werkprocessen, met name rondom roostering en kwaliteitszorg, en draagt bij aan verbetering via bijvoorbeeld digitalisering en standaardisatie.
• Actuele opleidingsinformatie: Je zorgt ervoor dat opleidingsinformatie op intranet en andere communicatiekanalen altijd actueel blijft.

Naast je dagelijkse management ondersteunende taken krijg je de ruimte om met vernieuwende ideeën en concrete verbeteringen te komen die de opleidingsondersteuning efficiënter en effectiever maken. Jouw inzichten kunnen leiden tot een betere planning en soepelere processen, waarbij technologie de organisatie van de opleiding verder ondersteunt. Zo lever je een bijdrage aan voortdurende innovatie binnen Amsterdam UMC.

Wat neem je mee?

• Hbo-werk- en denkniveau, met relevante werkervaring, bij voorkeur in de richting van office management, managementassistent of vergelijkbaar. Ervaring in een complexe (zorg- of opleidings)omgeving is een pre.
• Digitale systemen kennen voor jou geen geheimen: je werkt moeiteloos met Office 365, Teams en SharePoint. Complex agendabeheer schrikt jou niet af. Ervaring met of kennis van het toepassen van AI in secretariële processen is een pre. Je signaleert actief kansen en past deze toe in je werk.
• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal: je communiceert helder en effectief, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je staat stevig in je schoenen: je bent flexibel, probleemoplossend en laat je niet snel uit het veld slaan. In een dynamische omgeving functioneer jij optimaal.
• Goede contactuele vaardigheden en gevoel voor verhoudingen: je bent organisatiesensitief, begrijpt de dynamiek en communiceert met tact en empathie.
• Je werkt proactief, accuraat en stressbestendig: je stelt de juiste prioriteiten, toont initiatief en kunt goed multitasken.
• Je hebt passie voor ondersteuning: het ondersteunen geeft je energie. Je bewaart overzicht en structuur en haalt voldoening uit het goed organiseren en regelen van zaken.
• Je bent een teamplayer: samenwerken is voor jou vanzelfsprekend.
• Je werkt discreet, zelfstandig en betrouwbaar met vertrouwelijke informatie. Ervaring met verslaglegging binnen een cyclisch kwaliteitssysteem (zoals PDCA) is een pre.
• Integriteit is voor jou vanzelfsprekend: je handelt eerlijk, betrouwbaar en met respect voor anderen.

Wat bieden we jou?

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 7: € 3.126 tot € 4.182 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris.
• Vakantie-uren: 194,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en de mogelijkheid om uren bij te sparen.
• 100% OV-vergoeding. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan ontvang je een vergoeding van €0,21 per km (voor de auto geldt een maximum van 40 km enkele reis).
• Kom je op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.