Managementassistent commissaris van de Koning

Zeeland; Middelburg; Hybrid; EUR 35,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Budget duurzame inzetbaarheid 6000 EUR

Individueel keuzebudget 22,37% van het

Jaarcontract met uitzicht op verlengen

Job summary

Provincie Zeeland zoekt een ervaren managementassistent voor de commissaris van de Koning in Middelburg. Je bent eerste aanspreekpunt en verbindende schakel in een veeleisende agenda.

Je werkt nauw samen met een collega en beheert e-mail, telefoon en vergaderingen, plant representatieve momenten en onderhoud extern relaties. Een goede kennis van Microsoft 365 en Ibabs is vereist; flexibiliteit en integriteit zijn essentieel.

Qualifications

• Minimaal vijf jaar ervaring als managementassistent of bestuursondersteuner, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Uitstekend gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en goede mondelinge vaardigheden in het Engels.
• Digitaal vaardig en gestructureerd; Microsoft 365 is essentieel, Ibabs is een pré.
• Flexibele instelling en geen 9-tot-5-mentaliteit.

Responsibilities

• Beheer en regisseer proactief de agenda van de commissaris van de Koning.
• Behandel e-mail-, app- en telefoonverkeer; bewaak acties en volg afspraken en besluiten nauwgezet op.
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen, werkbezoeken en representatieve momenten.
• Stem af met collega’s, bestuurders, ministeries, gemeenten en externe relaties als buffer en vertrouwenspersoon.
• Wekelijks opstellen van de chauffeursagenda en afstemming met de commissaris’ agenda.

Skills

dienstverlenend

assertief

overzicht houden

proactief

integer

gereedheid

Education

MBO+/HBO-opleiding

Tools

Microsoft 365

Ibabs

Job description

Ben jij een ervaren managementassistent die energie krijgt van een dynamische bestuurlijke omgeving? Iemand die moeiteloos schakelt tussen bestuur, organisatie en externe relaties en daarbij altijd het overzicht bewaart? Dan is dit een unieke kans om te werken voor de commissaris van de Koning in Zeeland, de heer Hugo de Jonge.

Jouw rol

De commissaris van de Koning is de hoogste vertegenwoordiger van de provincie Zeeland en vervult een centrale rol in het provinciaal en rijksbestuur. Als managementassistent ben jij samen met een collega zijn onmisbare rechterhand. Je bent het eerste aanspreekpunt, de verbindende schakel en de stabiele factor in een veeleisende en dynamische agenda.

Wat ga je doen?

In deze veelzijdige functie:

• Werk je nauw samen in een duo met een ervaren collega-managementassistent, die eveneens vier dagen per week werkt, en beheer en regisseer je proactief de agenda van de commissaris;
• Behandel je e-mail-, app- en telefoonverkeer, bewaak je actiepunten en zorg je voor het vastleggen en zorgvuldig opvolgen van afspraken en besluiten;
• Bereid je vergaderingen, werkbezoeken en representatieve momenten zorgvuldig voor en organiseer je bijeenkomsten, ontvangsten en (digitale) overleggen;
• Stem je intensief af met collega’s, bestuurders, ministeries, gemeenten en andere externe relaties en fungeer je als buffer, visitekaartje en vertrouwenspersoon;
• Stel je wekelijks de chauffeursagenda op en zorg je voor een goede afstemming met de agenda van de commissaris.

Geen dag is hetzelfde. Politieke actualiteit kan de planning plotseling veranderen en juist daar voel jij je in thuis. Je bent bekend met drukte en mutaties via appgroepen en mail.

Je maakt deel uit van de afdeling Bestuursondersteuning, team Ondersteuning Bestuur en Directie. Samen met managementassistenten van de gedeputeerden en directie, bestuursadviseurs, woordvoerders en collega’s van het Kabinet werk je in een professionele en collegiale omgeving waar kwaliteit, betrouwbaarheid en samenwerking centraal staan. Je standplaats is de Abdij in Middelburg, waar je je werkzaamheden op locatie uitvoert. We vinden het belangrijk dat je fysiek aanwezig bent.

Wie ben jij?

Je bent dienstverlenend én stevig, denkt vooruit, bent assertief en houdt overzicht onder druk. Je bent initiatiefrijk en oplossingsgericht, integer, zorgvuldig en representatief. Daarnaast beschik je over:

• een afgeronde relevante mbo+/hbo-opleiding.
• minimaal vijf jaar ervaring als managementassistent of bestuursondersteuner, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• uitstekend gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen;
• een flexibele instelling en geen 9-tot-5-mentaliteit;
• Je werkt digitaal vaardig en gestructureerd. Uitstekende kennis van Microsoft 365 is voor deze functie essentieel, ervaring met Ibabs is een pré;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en goede mondelinge vaardigheden in het Engels.

je werkt in een dynamische omgeving waarin ontwikkelingen zich niet beperken tot reguliere kantoortijden. Dat vraagt om een natuurlijke nieuwsgierigheid en betrokkenheid bij wat er speelt. Het komt soms voor dat er adhoc werkzaamheden in de avond-of weekenduren dienen te worden verricht, omdat de werktijden van de CvdK uiteenlopend zijn, dus bereidheid en mogelijkheid tot onregelmatige inzet is een vereiste.

Wat bieden we jou

Een leerzame samenwerking met inspirerende collega’s die jou de ruimte en tijd geven om te groeien in je rol. Bovendien krijg je een persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid van €6.000,- per 5 jaar, dat je volledig in kunt zetten om jezelf persoonlijk en/of professioneel te ontwikkelen.

Daarnaast mag je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen de €3167,68 en €4447,31 (schaal 8, cao Provincies) bij een fulltime dienstverband;
• Een dienstverband van 32 uur per week;
• Een jaarcontract met zicht op verlenging;
• Een individueel keuzebudget van 22,37% van je salaris;
• Een afwisselende baan met veel verantwoordelijkheid;
• Doorgroeimogelijkheden binnen Provincie Zeeland.

In je element bij Provincie Zeeland

Wil jij werken op een plek waar je écht in je element bent? Bij Provincie Zeeland krijg je die kans! Al ruim vierhonderdvijftig jaar zet Provincie Zeeland zich in voor Zeeland. Samen met inwoners, andere overheden, bedrijven en maatschappelijke organisaties werken we elke dag weer aan de uitdagingen die op ons afkomen. Met ons ambtelijk vakmanschap, onze betrokkenheid en liefde voor de delta zorgen we ervoor dat Zeeland een plek is waar mensen graag willen leven. Verbindend, vindingrijk en uitvoeringsgericht werken we samen aan het Zeeland van 2050.

Solliciteren?

Wil jij je inzetten voor een dynamische bestuurlijke omgeving, waar geen dag hetzelfde is?

De eerste gespreksronde vindt plaats op 17 november.

Heb je specifieke vragen over de functie? Neem dan contact op met Jeanine Hoffius (Afdelingsmanager Bestuursondersteuning) [phone] [e-mail] of Naomi Zuidweg (Teamcoördinator ondersteuning Bestuur en Directie) [phone] [e-mail]. Voor vragen over de selectieprocedure kun je contact opnemen met team recruitment via [e-mail].

Uit onderzoek blijkt dat veel mensen pas solliciteren als ze denken aan alle eisen te voldoen. Zonde, vinden wij. Dus: spreekt de functie je aan, maar voldoe je (nog) niet aan alle criteria? Voel je toch vooral uitgenodigd om te solliciteren. Interesse en motivatie tellen bij onze kandidaten net zo zwaar mee als ervaring.

Van 11 januari tot naar verwachting mei 2027 is één buis van de Westerscheldetunnel gesloten, waardoor reizen tussen Zeeuws-Vlaanderen en Middelburg minder voorspelbaar kan zijn. Provincie Zeeland bereidt zich hierop voor met hybride werken, flexibele werktijden en waar mogelijk extra werkplekken aan beide zijden van de Westerschelde. Wanneer fysieke aanwezigheid nodig is, maken we passende afspraken over de reiswijze, planning en eventuele extra reistijd en reiskosten, met ruimte voor maatwerk.

Goed om te weten: voor elke functie vragen wij een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) voor je op. Heb je naast je werk nog andere (betaalde of onbetaalde) nevenactiviteiten of financiële belangen? Laat het ons dan weten. Dit kan namelijk invloed hebben op het werken bij de provincie. We bespreken het graag tijdens de selectiegesprekken. Zo voorkomen we verassingen achteraf.