Griffiemedewerker

Zeeland; Middelburg; Hybrid; EUR 35,000 - 50,000; Part time

Benefits offered by this job

Persoonlijk budget duurzame inzetbaar-

Individueel keuzebudget 22,37%

Doorgroeimogelijkheden

Contract 24 uur per week

Job summary

Provincie Zeeland zoekt een Griffiemedewerker in Middelburg die de Statengriffier en collega's ondersteunt bij de dagelijkse werkzaamheden van Provinciale Staten.

Je zorgt dat vergaderingen en informatie goed geregeld zijn, bewaakt de planning en houdt onderwerpen digitaal toegankelijk en correct gearchiveerd. Kennis van iBabs en zaaksystemen is welkom.

Qualifications

• MBO-4 werk- en denkniveau, bij voorkeur in administratieve/secretariële richting.
• Ervaring met administratieve of secretariële ondersteuning; ervaring in een politieke/bestuurlijke omgeving is een pré.
• Goede schriftelijke Nederlandse vaardigheden; dit werk vraagt duidelijke communicatie en het doorzetten van vragen.

Responsibilities

• Organiseren van Staten- en commissievergaderingen en voorbereidende werkzaamheden.
• Beheren van agenda’s, afspraken, roosters en jaarplanningen en signaleren bij uitloop.
• Verwerken van correspondentie en beantwoorden of doorzetten van vragen.
• Controleren en toegankelijk maken van vergaderstukken met aandacht voor privacy en archivering.
• Verbeteren van administratieve werkwijzen en gebruik van digitale dossiers.

Skills

Nauwkeurigheid

Overzicht houden

Helpende instelling

Kantoorsoftware

iBabs

Education

MBO-4 werk- en denkniveau

Tools

iBabs

Adobe

Foxit

Zaaksysteem

Job description

Wat ga je doen?

Bij de Statengriffie van Provincie Zeeland in Middelburg hebben we een vacature voor Griffiemedewerker. De Statengriffie ondersteunt Provinciale Staten bij hun vergaderingen, besluiten en contacten met de samenleving. Jij regelt afspraken en bijeenkomsten en houdt de planning in de gaten. Ook zorg je dat vergaderstukken goed vindbaar, digitaal toegankelijk en zorgvuldig opgeslagen zijn. Je werkt op het Abdijcomplex, vlak bij de Statenzaal, én hebt direct contact met de mensen voor wie je het werk organiseert.

We werken momenteel met 9 collega’s: de Statengriffier, vier Statenadviseurs, drie commissiegriffiers en een ondersteunende/secretariële medewerker.

Als Griffiemedewerker ondersteun je de Statengriffier en je collega’s bij het dagelijkse werk van Provinciale Staten. Je zorgt dat vergaderingen, informatie en afspraken goed zijn geregeld, zodat Statenleden hun werk kunnen doen.

• Organiseren van Staten- en commissievergaderingen, informatiebijeenkomsten en werkbezoeken, inclusief de praktische voorbereiding en ontvangst van bezoekers.
• Beheren van agenda’s, afspraken, roosters en jaarplanningen en tijdig signaleren wanneer iets dreigt uit te lopen.
• Verwerken van correspondentie en beantwoorden of doorzetten van vragen van Statenleden, collega’s en externe organisaties.
• Controleren en toegankelijk maken van vergaderstukken en besluiten, met aandacht voor privacy, digitale archivering en de Archiefwet.
• Verbeteren van administratieve werkwijzen en helpen bij het gebruik van digitale systemen en werkdossiers.

Kortom, jij zorgt dat de praktische en administratieve ondersteuning van Provinciale Staten klopt.

Wie ben jij?

Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en vindt het prettig om anderen goed te helpen, ook als er meerdere zaken tegelijk spelen.

• Je hebt minimaal mbo 4-werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve of secretariële richting.
• Je hebt ervaring met administratieve of secretariële ondersteuning; ervaring in een politieke of bestuurlijke omgeving is een pré.
• Je schrijft helder Nederlands, communiceert prettig met verschillende mensen en weet vragen goed te beoordelen en door te zetten.
• Je plant zorgvuldig, houdt afspraken in de gaten en merkt het op als informatie ontbreekt of een werkwijze beter kan.
• Je werkt gemakkelijk met kantoorsoftware en digitale dossiers; ervaring met iBabs, Adobe, Foxit of een zaaksysteem is welkom. Je bent beschikbaar op vrijdag en zo nodig af en toe in de avond.

Doordat jij zorgvuldig en servicegericht bent, krijg jij energie van deze functie.

Competenties die jou succesvol maken in deze rol zijn: plannen en organiseren, nauwkeurigheid en omgevingsbewustzijn.

Wat bieden we jou

Een leerzame samenwerking met inspirerende collega’s die jou de ruimte en tijd geven om te groeien in je rol. Bovendien krijg je een persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid van €6.000,- per 5 jaar, dat je volledig in kunt zetten om jezelf persoonlijk en/of professioneel te ontwikkelen.

• Een bruto maandsalaris tussen de €3.167,68 en €4.447,31 (schaal 8, cao Provincies) bij een fulltime dienstverband;
• Een dienstverband van 24 uur per week;
• Een jaarcontract met zicht op verlenging;
• Een individueel keuzebudget van 22,37% van je salaris;
• Een afwisselende baan met veel verantwoordelijkheid;
• Doorgroeimogelijkheden binnen Provincie Zeeland.

In je element bij Provincie Zeeland

Wil jij werken op een plek waar je écht in je element bent? Bij Provincie Zeeland krijg je die kans! Al ruim vierhonderdvijftig jaar zet Provincie Zeeland zich in voor Zeeland. Samen met inwoners, andere overheden, bedrijven en maatschappelijke organisaties werken we elke dag weer aan de uitdagingen die op ons afkomen. Met ons ambtelijk vakmanschap, onze betrokkenheid en liefde voor de delta zorgen we ervoor dat Zeeland een plek is waar mensen graag willen leven. Verbindend, vindingrijk en uitvoeringsgericht werken we samen aan het Zeeland van 2050.

Van 11 januari tot naar verwachting mei 2027 is één buis van de Westerscheldetunnel gesloten, waardoor reizen tussen Zeeuws-Vlaanderen en Middelburg minder voorspelbaar kan zijn. Provincie Zeeland bereidt zich hierop voor met hybride werken, flexibele werktijden en waar mogelijk extra werkplekken aan beide zijden van de Westerschelde. Wanneer fysieke aanwezigheid nodig is, maken we passende afspraken over de reiswijze, planning en eventuele extra reistijd en reiskosten, met ruimte voor maatwerk.