Managementassistent Cluster Beheer

Gemeente Leiden; Leiden; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Part time

Benefits offered by this job

Hybride werkomgeving

Laptop en telefoon

Thuiswerkvergoeding

Reiskostenvergoeding

ABP pensioen

Opleidingsmogelijkheden

Ouderschapsverlof

Job summary

Gemeente Leiden zoekt een managementassistent die het managementteam van cluster Beheer ondersteunt. Je bewaakt processen, regelt agenda’s, voorbereidingen en notuleren van vergaderingen.

Je werkt nauw samen met vier collega-managementassistenten en zorgt voor voortgangsrapportages, planningen en een soepele communicatie. Een jaarcontract met 24–32 uur en een hybride werkomgeving horen bij de functie.

Qualifications

• Afgeronde mbo-opleiding.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal.
• Ervaring met Microsoft Office en relevante systemen (JOIN/Youforce).

Responsibilities

• Beheren van agenda’s en plannen van afspraken (digitaal en fysiek).
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen.
• Voorbereiden en uitwerken van bestuurlijke overleggen.
• Bewaken van actiepunten en opvolging.
• Organiseren van bijeenkomsten en werksessies.
• Opstellen en bijhouden van planningen en overzichten.
• Voorbereiden van voortgangsrapportages ten behoeve van bestuurlijke overleggen.
• Signaleren van knelpunten en denken aan verbeterpunten.
• Verwerken van post via JOIN en digitale archivering.

Skills

Organisatie

Communicatie

Proactief

Plannen

Prioriteiten stellen

Education

MBO-opleiding

Tools

Microsoft Office

JOIN

Youforce

Job description

Maak het verschil achter de schermen! Bent jij een organisatietalent dat energie krijgt van plannen, regelen en ondersteunen op hoog niveau? In deze rol als managementassistent ben jij onmisbaar voor het managementteam van cluster Beheer. Jij zorgt dat alles soepel verloopt, bewaakt het overzicht en houdt de juiste prioriteiten in beeld.

Werk je graag in een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is? Lees dan verder.

Wat ga je doen?

Samen met vier collega-managementassistenten ondersteun je het managementteam van cluster Beheer (directeur en zes afdelingsmanagers). Je hebt een centrale rol en zorgt dat processen, afspraken en besluitvorming goed verlopen.

Je houdt je onder andere bezig met

Ondersteuning managementteam

• Beheren van agenda’s en plannen van afspraken (digitaal en fysiek)
• Voorbereiden, ondersteunen en notuleren van vergaderingen
• Voorbereiden en uitwerken van bestuurlijke overleggen
• Bewaken van actiepunten en opvolging

Organisatie & coördinatie

• Organiseren van bijeenkomsten en werksessies
• Opstellen en bijhouden van planningen en overzichten
• Voorbereiden van voortgangsrapportages ten behoeve van bestuurlijke overleggen
• Signaleren van knelpunten en meedenken over verbeteringen

Administratie & systemen

• Verwerken van post via JOIN
• Zorgdragen voor digitale archivering
• Ondersteunen bij projectmatige werkzaamheden

Overige ondersteuning

• Verzorgen van praktische zaken, zoals attenties en bestellingen

Waarom kiezen voor deze functie?

Collega Petra vertelt: "We zijn een gezellig en hecht team, met een aanpak-mentaliteit, dat altijd voor elkaar klaar staat. Geen enkele dag is voor ons hetzelfde, en alles wat we bij Beheer aan werkzaamheden doen, heeft betrekking op en is terug te zien in de openbare ruimte."

Dit kun je van ons verwachten

• Afhankelijk van jouw kennis en ervaring een salaris van minimaal € 2.875,00 en maximaal € 4.065,00 bruto per maand (schaal 7) bij een 36-urige werkweek, plus 17,05% Individueel Keuze Budget.
• Een jaarcontract (24-32 uur verspreid over minimaal vier werkdagen) met uitzicht op een vast contract. Ben je bij gemeente Leiden vast in dienst, dan behoud je je arbeidsrecht.
• Een collegiale werkomgeving met korte lijnen, waarbij je niet alleen waardering krijgt voor je werk, maar ook direct bijdraagt aan een betere leefomgeving voor onze inwoners.
• De mogelijkheid om tweede Paasdag en/of tweede Pinksterdag te ruilen voor een andere feest- of herdenkingsdag.
• Hybride werkomgeving met faciliteiten (laptop, telefoon) en een budget om je thuiswerkplek in te richten.
• Pensioenregeling via ABP en tegemoetkoming zorgverzekering.
• Thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per dag.
• Tegemoetkoming in je reiskosten of NS-Business Card.
• Uitgebreide opleidings- en trainingsmogelijkheden om te blijven groeien in je vak.
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof bovenop de wettelijke regeling.
• Vitaliteitsmogelijkheden zoals stoelmassage, bootcamp en lunchwandelingen.
• De rechtspositie en arbeidsvoorwaarden zoals vastgelegd in de Cao Gemeenten.

Meer weten? Bekijk het overzicht van alle arbeidsvoorwaarden.

Dit neem je mee

Je bent georganiseerd, proactief en houdt overzicht, ook als het druk is. Je schakelt makkelijk tussen praktische taken en bestuurlijke onderwerpen en weet prioriteiten te stellen.

Daarnaast vragen wij

• Een afgeronde mbo-opleiding.
• Minimaal 2 jaar ervaring in een secretariële of management ondersteunende rol. Ervaring bij een overheidsorganisatie is een pre.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Ervaring met Microsoft Office (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint).
• Ervaring met JOIN en/of Youforce is een pre.

Hier kom je te werken

luster Beheer zorgt ervoor dat Leiden schoon, veilig en goed bereikbaar blijft. Jij werkt binnen de afdeling Bedrijfsvoering & Ontwikkeling, waar managementassistenten een belangrijke rol spelen in de ondersteuning van het managementteam. Je werkplek is op de Admiraal Banckertweg in Leiden.

Samen zorgen jullie dat de organisatie soepel draait en dat heeft direct impact op de stad.

We omarmen de diversiteit van al onze collega’s.

Typisch Leiden

Leiden is levendig, sociaal en ondernemend. Het is de stad van kennis en cultuur, met een rijke historie. Daar zijn we trots op. Onze gemeentelijke organisatie kenmerkt zich door een collegiale en open werksfeer, met veel ruimte voor vernieuwende ideeën en een verfrissende blik. Onze medewerkers voelen zich verantwoordelijk en pakken hun werkzaamheden zelfstandig en professioneel op. Onze ambitie is om een wendbare organisatie te zijn die ook een goede afspiegeling is van de diverse inwoners van onze stad. Het maakt niet uit wat je afkomst is, wat je gelooft of van wie je houdt; we willen een organisatie zijn waar iedereen zich thuis voelt!

Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) noodzakelijk. Bij indiensttreding wordt de aanvraag hiervoor door ons opgestart. De kosten hiervan worden door ons vergoed.

Meer inhoudelijke informatie? Neem dan contact op met Petra Mink, managementassistent, 06 3436 4753.