Managementassistent Cluster Beheer

Museum De Lakenhal; Leiden; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Thuiswerkvergoeding

NS-Business Card

Pensioenregeling ABP

Opleidingsmogelijkheden

Job summary

Gemeente Leiden zoekt een managementondersteuner voor cluster Beheer. Je ondersteunt het managementteam, beheert agenda’s, bereidt en ondersteunt bij vergaderingen en bestuurlijke overleggen, en bewaakt opvolging van actiepunten.

Je bent georganiseerd, proactief en communicatief sterk, met een mbo-opleiding en minimale 2 jaar ervaring in een secretariële rol. Informatie en tools zoals JOIN/Youforce komen veelvuldig voor in de werkzaamheden.

Qualifications

• Sterke organisatorische vaardigheden en proactieve werkhouding.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in Nederlands, mondeling en schriftelijk.
• Goede beheersing van Microsoft Office en relevante software.
• Ervaring met JOIN/Youforce is een pre.

Responsibilities

• Beheren van agenda’s en plannen van afspraken (digitaal en fysiek).
• Voorbereiden, ondersteunen en notuleren van vergaderingen.
• Voorbereiden en uitwerken van bestuurlijke overleggen.

Skills

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Nederlandse taal

Microsoft Office

Education

MBO-opleiding afgerond

Tools

JOIN

Youforce

Job description

Wat ga je doen?

Samen met vier collega-managementassistenten ondersteun je het managementteam van cluster Beheer (directeur en zes afdelingsmanagers). Je hebt een centrale rol en zorgt dat processen, afspraken en besluitvorming goed verlopen.

Je houdt je onder andere bezig met

Ondersteuning managementteam

• Beheren van agenda’s en plannen van afspraken (digitaal en fysiek)
• Voorbereiden, ondersteunen en notuleren van vergaderingen
• Voorbereiden en uitwerken van bestuurlijke overleggen
• Bewaken van actiepunten en opvolging

Organisatie & coördinatie

• Organiseren van bijeenkomsten en werksessies
• Opstellen en bijhouden van planningen en overzichten
• Voorbereiden van voortgangsrapportages ten behoeve van bestuurlijke overleggen
• Signaleren van knelpunten en meedenken over verbeteringen

Administratie & systemen

• Verwerken van post via JOIN
• Zorgdragen voor digitale archivering
• Ondersteunen bij projectmatige werkzaamheden

Overige ondersteuning

• Verzorgen van praktische zaken, zoals attenties en bestellingen

Waarom kiezen voor deze functie?

CollegaPetravertelt: “We zijn een gezellig en hecht team, met een aanpak-mentaliteit, dat altijd voor elkaar klaar staat. Geen enkele dag is voor ons hetzelfde, en alles wat we bij Beheer aan werkzaamheden doen, heeft betrekking op en is terug te zien in de openbare ruimte.”

Dit kun je van ons verwachten

• Afhankelijk van jouw kennis en ervaring een salaris van minimaal € 2.875,00 en maximaal € 4.065,00 bruto per maand (schaal 7) bij een 36-urige werkweek, plus 17,05% Individueel Keuze Budget.
• Een jaarcontract(24-32 uurverspreid over minimaal vier werkdagen)met uitzicht op een vast contract. Ben je bij gemeente Leiden vast in dienst, dan behoud je je arbeidsrecht.
• Een collegiale werkomgeving met korte lijnen, waarbij je niet alleen waardering krijgt voor je werk, maar ook direct bijdraagt aan een betere leefomgeving voor onze inwoners.
• De mogelijkheid om tweede Paasdag en/of tweede Pinksterdag te ruilen voor een andere feest- of herdenkingsdag.
• Hybride werkomgeving met faciliteiten (laptop, telefoon) en een budget om je thuiswerkplek in te richten.
• Pensioenregeling via ABP en tegemoetkoming zorgverzekering.
• Thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per dag.
• Tegemoetkoming in je reiskosten of NS-Business Card.
• Uitgebreide opleidings- en trainingsmogelijkheden om te blijven groeien in je vak.
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlofbovenopde wettelijke regeling.
• Vitaliteitsmogelijkheden zoals stoelmassage, bootcamp en lunchwandelingen.
• De rechtspositie en arbeidsvoorwaarden zoals vastgelegd in Cao Gemeenten

Meer weten? Bekijk het overzicht van alle arbeidsvoorwaarden.

Dit neem je mee

Je bent georganiseerd, proactief en houdt overzicht, ook als het druk is. Je schakelt makkelijk tussen praktische taken en bestuurlijke onderwerpen en weet prioriteiten te stellen.

Daarnaast vragen wij:

• Een afgeronde mbo-opleiding.
• Minimaal 2 jaar ervaring in een secretariële of management ondersteunende rol. Ervaring bij een overheidsorganisatie is een pre.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Ervaring met Microsoft Office (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint).
• Ervaring met JOIN en/of Youforce is een pre.

Hier kom je te werken

luster Beheer zorgt ervoor dat Leiden schoon, veilig en goed bereikbaar blijft. Jij werkt binnen de afdeling Bedrijfsvoering & Ontwikkeling, waar managementassistenten een belangrijke rol spelen in de ondersteuning van het managementteam. Je werkplek is op de Admiraal Banckertweg in Leiden.

Samen zorgen jullie dat de organisatie soepel draait en dat heeft direct impact op de stad.

Enthousiast geworden?

We nodigen je van harte uit om te solliciteren. En alvast één gouden tip: wees jezelf. Wij omarmen de diversiteit van al onze collega’s en zijn oprecht benieuwd naar jou. We ontvangen je sollicitatie graag ter attentie van Miranda Kuin.Zodra wij geschikte kandidaten hebben kunnen selecteren, sluiten we de vacature.

De sollicitatiegesprekken vinden in verband met de vakanties plaats op dinsdag 1 september 2026.

Meer inhoudelijke informatie? Neem dan contact op met Petra Mink, managementassistent, 06 3436 4753.

Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) noodzakelijk. Bij indiensttreding wordt de aanvraag hiervoor door ons opgestart. De kosten hiervan worden door ons vergoed.

Typisch Leiden

Leiden is levendig, sociaal en ondernemend. Het is dé stad van kennis en cultuur, met een rijke historie. Daar zijn we trots op. Onze gemeentelijke organisatie kenmerkt zich door een collegiale en open werksfeer, met veel ruimte voor vernieuwende ideeën en een verfrissende blik. Onze medewerkers voelen zich verantwoordelijk en pakken hun werkzaamheden zelfstandig en professioneel op. Onze ambitie is om een wendbare organisatie te zijn die ook een goede afspiegeling is van de diverse inwoners van onze stad. Het maakt niet uit wat je afkomst is, wat je gelooft of van wie je hebt; we willen een organisatie zijn waar iedereen zich thuis voelt!