Managementassistent

Kwadrant; Drachten; On-site; EUR 39,000 - 47,000; Part time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering 8,33%

Goede pensioenregeling

Thuiswerkregeling

Fietsregeling

Fitnessvergoeding

Job summary

Kwadrant zoekt een ervaren senior managementassistent die de rechterhand van de directeur is. Je bewaakt agenda's, regelt dossiers en bewaakt de voortgang van bestuurlijke besluiten in een dynamische zorgomgeving in Friesland.

Je koppelt informatie aan elkaar, bereidt complexe overleggen voor en bewaakt opvolging van besluiten en acties. Je denkt mee over procesverbetering en het verantwoord inzetten van AI en digitale hulpmiddelen.

Qualifications

• HBO-niveau, relevante opleiding en meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare functie.

Responsibilities

• Je voert integraal agenda-, mailbox- en prioriteitenmanagement voor de directeur en bewaakt de samenhang tussen tijd, inhoud, bestuurlijke urgentie en besluitvorming.
• Je organiseert, coördineert en bereidt complexe overleggen inhoudelijk voor, verbindt informatie en bewaakt de opvolging van besluiten, actiepunten en afspraken.
• Je voert regie op complexe, strategische dossiers en bewaakt voortgang, deadlines en afhankelijkheden.
• Je vertaalt bestuurlijke opdrachten naar concrete acties en bewaakt uitvoering en borging daarvan.
• Je stelt conceptteksten en rapportages op en ondersteunt een zorgvuldig besluitvormingsproces.

Skills

Agenda management

Mailbox management

Prioriteitenmanagement

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Strategisch denken

Digitale vaardigheden

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Office Suite

AI-tools

Job description

Voor het domein Thuis en Herstel zoeken we een ervaren senior managementassistent. In deze veelzijdige functie ben je de rechterhand en een belangrijke sparringpartner van de directeur. Je schakelt snel, legt verbanden en weet wat er nodig is voordat de vraag wordt gesteld. Je bewaakt de voortgang, brengt structuur aan en zorgt dat afspraken en bestuurlijke processen soepel verlopen.

Het domein Thuis en Herstel ondersteunt mensen om zo zelfstandig mogelijk te leven en helpt na ziekte of een opname de regie over hun dagelijks leven terug te krijgen. Hieronder vallen Zorg Thuis, Ondersteuning Thuis en herstel- en revalidatiezorg. We werken intensief samen met cliënten, naasten, collega's en regionale ketenpartners om passende zorg en ondersteuning dichtbij huis te bieden.

Als senior managementassistent ben je de verbindende schakel tussen de directeur, de organisatie en externe stakeholders. Je geeft regie aan de bestuurlijke, organisatorische en procesmatige ondersteuning, brengt structuur aan in complexe vraagstukken en helpt bij het stellen van prioriteiten. Je bereidt overleggen en besluitvorming zorgvuldig voor, bewaakt de voortgang van acties en zorgt dat afspraken worden gerealiseerd en geborgd. Door ontwikkelingen tijdig te signaleren, informatie te verbinden en proactief te handelen, draag je bij aan effectieve besluitvorming en een soepele uitvoering van organisatiebrede processen.

Jouw belangrijkste taken zijn:

• Je voert integraal agenda-, mailbox- en prioriteitenmanagement voor de directeur en bewaakt de samenhang tussen tijd, inhoud, bestuurlijke urgentie en besluitvorming;
• Je zorgt voor een betrouwbare informatiepositie van de directeur door correspondentie, dossiers, besluiten en vertrouwelijke informatie zorgvuldig te beheren en toegankelijk te houden;
• Je organiseert, coördineert en bereidt complexe overleggen inhoudelijk voor, verbindt relevante informatie en bewaakt de opvolging van besluiten, actiepunten en afspraken;
• Je voert regie op complexe, strategische en domein overstijgende dossiers door voortgang, deadlines, verantwoordelijkheden, risico's, afhankelijkheden en besluitvorming actief te bewaken;
• Je vertaalt bestuurlijke opdrachten en directiebesluiten naar concrete acties, planningen, verantwoordelijkheden en communicatie, en bewaakt de uitvoering en borging daarvan;
• Je stelt conceptteksten (bestuursvoorstellen, beleidsdocumenten, managementcommunicatie) en rapportages op en ondersteunt een zorgvuldig en efficiënt besluitvormingsproces.
• Je denkt mee over optimalisatie van werkprocessen en ondersteuning van organisatieveranderingen en implementatietrajecten;
• Je zet AI en andere digitale hulpmiddelen slim en verantwoord in.

Waar kom je terecht?

Je gaat werken bij Kwadrant: een sterke netwerkpartner in de zorg voor met name ouderen die zorg, behandeling en ondersteuning nodig hebben. Oprechte aandacht, deskundige zorg en werkplezier staan bij ons centraal. Als senior managementassistent maak je deel uit van het team Managementondersteuning, met zo'n twintig directe collega's. Een team dat elkaar kent, samenwerkt volgens duidelijke processen en continu wil verbeteren. Jouw ideeën en initiatief zijn daarbij meer dan welkom.

Dit breng jij mee

Je bent een proactieve en strategisch denkende professional die overzicht houdt in een complexe en dynamische omgeving. Je weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden, signaleert kansen en knelpunten vroegtijdig en handelt hier zelfstandig op. Je schakelt soepel tussen operationele, tactische en bestuurlijke vraagstukken en bent een stevige gesprekspartner voor de directeur. Met jouw organisatiesensitiviteit, verbindende stijl en resultaatgerichte aanpak zorg je voor voortgang, structuur en kwaliteit.

Daarnaast beschik je over:

• Hbo werk- en denkniveau, een relevante opleiding en meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare functie;
• Het vermogen om zelfstandig regie te voeren op je werk, prioriteiten te stellen en complexe processen te coördineren;
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Uitstekende digitale vaardigheden en affiniteit met innovatieve digitale toepassingen en procesverbetering.
• Een tijdelijke aanstelling voor 24 uur per week voor de duur van jaar met een salaris tussen € 3.502 en € 4.245 bruto per maand (bij een fulltime aanstelling), passend bij jouw kennis en ervaring volgens FWG schaal 45 van de cao VVT;
• Een eindejaarsuitkering van 8,33%, een goede pensioenregeling en mogelijkheden en vergoeding voor thuiswerken;
• Mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen, ook op het gebied van AI en digitaal werken;
• Aanvullende regelingen, zoals een fietsregeling, fitnessvergoeding en andere vitaliteitsvoordelen.

Klaar om jouw organisatietalent in te zetten?

Meer weten?

Heb je vragen over de functie of twijfel je of jouw profiel aansluit? Neem dan contact op met Nynke van Houten, Recruiter, via 06-25322018.