Managementassistent

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat; Rotterdam, Den Haag; On-site; EUR 31,984 - 39,774; Full time

Job summary

Een overheidsorganisatie in Rotterdam zoekt een managementassistent om het afdelingshoofd te ondersteunen. De rol omvat onder andere agendabeheer, vergaderorganisatie en communicatie met externe relaties. Ideale kandidaten hebben ervaring in vergelijkbare functies, uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en kunnen nauwkeurig werken. Dit biedt een stabiele werkomgeving met een maandsalaris variërend van €2866 tot €3564.

Qualifications

• Ervaring met soortgelijke werkzaamheden is vereist.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Vermogen om nauwkeurig en precies te werken.

Responsibilities

• Beheren van de agenda van de manager.
• Organiseren van vergaderingen en ontvangen van bezoekers.
• Zorgen voor een duidelijke coördinatie van vergaderstukken.

Skills

Organisatiestructuur

Communicatieve vaardigheden in het Nederlands

Nauwkeurigheid

Proactieve houding

Tools

Outlook

Word

MS Teams

Job description

Overview

Het Directoraat-Generaal Water en Bodem (DGWB) zorgt voor de bescherming van Nederland tegen hoog water en streeft naar een duurzaam en veilig gebruik van het water-bodemsysteem. Als managementassistent ondersteun je het afdelingshoofd met complex agendabeheer en fungeer je als spil tussen de afdeling en externe relaties.

Hoe jij bijdraagt in je rol

Als managementassistent bied jij organisatorische, secretariële en administratieve ondersteuning aan het hoofd van de afdeling, die deel uitmaakt van het managementteam van BRK. Daarnaast werk je intensief samen met de andere Managementassistenten (MA\'s) binnen de directie en ben je elkaars back-up wanneer nodig. Jouw hoofdtaken zijn:

• Beheren van de agenda van de manager en snel, accuraat verwerken van nieuwe verzoeken
• Organiseren van vergaderingen voor de afdeling, boeken van zalen en ontvangen van bezoekers
• Behandelen van telefoongesprekken, e-mails en post en het up-to-date houden van afdelingsoverzichten
• Zorgen dat stukken voor vergaderingen overzichtelijk en terecht komen in de diverse online vergadertools en systemen
• Aanspreekpunt zijn voor de afdeling bij vragen en ondersteuning bieden
• Boeken van dienstreizen voor de manager

Het is belangrijk dat je prioriteiten kunt stellen in het e-mailverkeer van de afdeling, snel kunt inschatten wat directe aandacht vereist en wat minder urgent is. Je bewaakt de drukke agenda van het afdelingshoofd zorgvuldig en zorgt voor voldoende ruimte voor pauzes en rustmomenten. Een proactieve houding is essentieel: onderneem zelfstandig actie wanneer je kansen of knelpunten signaleert.

Wat jij nodig hebt – Kwalificaties

Kennis en ervaring

• Ervaring met soortgelijke werkzaamheden en vaardigheid in computerprogramma’s en systemen zoals Outlook, Word en MS Teams (of de bereidheid dit snel onder de knie te krijgen)
• Uitstekende Nederlandse communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
• Nauwkeurig en precies kunnen werken
• Bijdragen aan een goede onderlinge werkrelatie
• Kunnen plannen en prioriteiten stellen, voor jezelf en voor anderen

Kenmerken

Je hebt een proactieve werkhouding; je werkt zelfstandig door nadat je taken hebt voltooid, ondersteunt je mede-managementassistenten en collega’s, en bent klantgericht, sociaal en communicatief. Je luistert naar de wensen van je collega’s, bent goed bereikbaar, staat open voor vragen en reageert snel.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau: schaal 6, Maandsalaris: Min €2866 - Max €3564

Meer weten?

Neem contact op met Angelique Remmig, directiesecretaris, via 0627201852. Zij staat je graag te woord.

Hoe solliciteer je?

Reageer op deze vacature via de knop "Solliciteer direct" onderaan deze pagina. We ontvangen graag jouw cv en een antwoord op de volgende twee vragen:

• Wat trekt je het meest aan in het werken als managementassistent?
• Wat breng je mee in het team?