Managementassistent

Patijnenburg; Naaldwijk; On-site; EUR 24,000 - 30,000; Part time

Job summary

Patijnenburg zoekt een managementassistent voor 24 uur per week. Je werkt nauw samen met de directie en het managementteam, beheert agenda's, verzorgt correspondentie en ondersteunt de secretariële en administratieve processen.

Je bent gestructureerd, organisatorisch sterk en hebt gevoel voor mensen. Je takenpakket omvat notuleren, vergaderingen organiseren en contacten met externe partners onderhouden.

Qualifications

• Georganiseerd en people-friendly met gevoel voor samenwerking.
• Ervaring als managementassistent is een voordeel.
• Parttime beschikbaarheid (24 uur p/w)

Responsibilities

• Verzorgt correspondentie voor directie en bestuur.
• Beheert agenda's en vergaderingen van directie en managementteam.
• Ondersteunt HR- en financiële administratie en verslaglegging.
• Notuleert vergaderingen en bewaakt deadlines en actiepunten.
• Verwelkomt gasten en verzorgt communicatie met externe relaties.

Skills

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Planmatig werken

Tools

HR-systeem

Job description

Wij zijn een van de allermooiste (zo niet de mooiste) bedrijven van het Westland en daar mag jij misschien ook wel gaan werken, want Patijnenburg zoekt een managementassistent voor 24 uur p/w

Ben jij gestructureerd, organisatorisch sterk en heb jij gevoel voor mensen? Vind je het leuk om nauw samen te werken met een directie en managementteam? Dan heeft Patijnenburg de perfecte baan voor je.Patijnenburg zoekt namelijk een parttime managementassistent die of één of meerdere leden van het managementteam en/of de algemeen directeur kan ondersteunen. Je werkt nauw samen met de andere managementassistent en vervangt deze bij afwezigheid.

Je bent het eerste aanspreekpunt, bewaakt agenda’s, voert administratieve (projectmatige) werkzaamheden uit, denkt mee en organiseert bijeenkomsten.

Wat ga je doen?

• Verzorgen van correspondentie voor directie, bestuur en adviesorganen aan de hand van concepten of aanwijzingen, voegt naar eigen inzicht voor de afhandeling benodigde bescheiden toe.
• Bijhouden van contactgegevens en het onderhouden van relaties met externe partners.
• Bijhouden van ziekteverzuim en de urenregistraties in het HR-systeem.
• Ondersteunen bij het opstellen van begrotingen en bijhouden van financiële gegevens.
• Verwerken van declaraties en het controleren van facturen.
• Het maken van overzichten van gemaakte kosten.

Secretariële werkzaamheden:

• Complex agendabeheer en mailboxbeheer.
• Zorgdragen voor afhandeling van correspondentie en communicatie, zowel intern als extern en houdt rekening met belang en vertrouwelijkheid.
• Vergaderingen voorbereiden, verzamelen van relevante documenten en informatie, notuleren, bewaken van deadlines en actiepunten.
• Eerste aanspreekpunt bij secretariële vragen van externe relaties en medewerkers.

Organiseren van diverse vergaderingen en bijeenkomsten:

• Organiseren van formele en informele bijeenkomsten, zoals evenementen, vergaderingen, festiviteiten rondom feestdagen.
• Zorgdragen voor de catering voor bijeenkomsten.
• Zorgdragen voor de administratieve ondersteuning hiervan.
• Ontvangen van gasten.