Management Ondersteuner

Goede Doelen Nederland; Amersfoort; On-site; EUR 39,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

13e maand

telefoonvergoeding

vitaliteitsbudget

ontwikkeling en leermogelijkheden

Job summary

Longfonds zoekt een managementondersteuner die de agenda’s van de directeur en de overige MT-leden bewaakt en ondersteunt bij vergaderingen. Je brengt structuur aan in de dagelijkse drukte, prioriteert en verzorgt verslaglegging.

Je hebt HBO-niveau, enkele jaren relevante ervaring en ervaring met AFAS, MS Teams en SharePoint. Het betreft een jaarcontract met verlenging, een aantrekkelijk pakket aan arbeidsvoorwaarden en ruimte voor professionele ontwikkeling.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau
• enkele jaren relevante werkervaring
• uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden

Responsibilities

• Beheer en bewaak agenda’s van directeur en MT (4 personen)
• Ondersteunen van MT-vergaderingen en verslaglegging
• Verzamelen en bewaken van rapportages en actiepunten
• Plannen, organiseren en bewaken projectenportefeuille en kwartaalafspraken
• Voorbereiden vergaderingen van Raad van Toezicht en Auditcommissie

Job description

Longfonds vindt dat vrij ademen voor iedereen vanzelfsprekend moet zijn.

Het leven begint met een ademhaling. En eindigt er ook mee. Je adem is alles. Elke dag halen we wel 20.000 keer onbewust adem. Wat een geluk als het vanzelf gaat! Longfonds vindt dat vrij ademen voor iedereen vanzelfsprekend moet zijn. We zijn daarom vóór het ondersteunen van wetenschappelijk onderzoek. Vóór het vergroten van de weerbaarheid van mensen met een longziekte. Vóór een rookvrije generatie. En vóór gezonde lucht. Longfonds is er voor iedereen.

Bij Longfonds werken we met ruim zeventig optimistische, verbindende en daadkrachtige medewerkers. We streven een rookvrije, gezonde en actieve leefstijl na. We hechten aan diversiteit en inclusie, ook in de samenstelling van onze teams. We werken veel samen in multidisciplinaire teams.

Taken

Wat ga je doen?
Geen dag is hetzelfde voor de managementondersteuner. Centraal staat jouw rol als beheerder en bewaker van agenda’s van de directeur en de overige MT-leden (totaal vier personen).

Wie ben jij?

• je bent energiek en goed gestructureerd en denkt in mogelijkheden en oplossingen
• je houdt het hoofd koel in de dagelijkse drukte en voert nauwgezet je werkzaamheden uit. Kortom: Je herkent jezelf in de kernwaarden van Longfonds: optimistisch, daadkrachtig en verbindend
• je bent in staat de veelheid van werkzaamheden te structureren, prioriteiten te stellen en zelfstandig te werken
• je bent flexibel en pakt adhoc-werkzaamheden op
• je woont (incidenteel) avondvergaderingen die soms op een andere locatie plaatsvinden
• je stelt je dienstverlenend op en weet om te gaan met bestuurlijke dynamiek. Vanzelfsprekend ga je discreet en zorgvuldig met informatie om
• je bent makkelijk benaderbaar voor andere collega’s en zoekt deze ook op je hebt minimaal drie jaar ervaring in een soortgelijke functie op HBO-niveau en beschikt over goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden
• je houdt stelt prioriteiten, stemt afspraken zowel intern als extern af en bewaakt de procesvoortgang van afspraken.
• je ondersteunt het MT bij vergaderingen en bijeenkomsten. Zo organiseer je deze vergaderingen, stel je vergaderdossiers samen en verzorg je de verslaglegging.
• je houdt de besluiten- en actielijsten bij, bewaakt de voortgang van actiepunten en houdt de jaarplanning van het managementteam bij
• je bent betrokken bij de voorbereiding van de vergaderingen van de Raad van Toezicht en de Auditcommissie
• je stelt in samenspraak met de directeur de agenda op, verstuurt de stukken, notuleert vergaderingen, bewaakt de actiepunten en brengt de directeur en het management op de hoogte van de opvolging
• je ziet toe op de tijdige en complete samenstelling van rapportages. Regelmatig organiseert Longfonds bijeenkomsten en evenementen waar de managementondersteuner een rol bij speelt, zoals de voorbereiding van materialen en het zoeken en boeken van locaties
• je hebt een belangrijke rol in de planning, organisatie en verslaglegging van de projectenportefeuille en de afspraken die elk kwartaal worden gemaakt tussen MT, teamleiders en projectleiders
• je bent vraagbaak voor directie en MT en helpt documenten en informatie zodanig vast te leggen dat deze actueel, toegankelijk en bereikbaar blijven

Functie-eisen en profiel

Wat breng je mee?

• HBO werk- en denkniveau
• enkele jaren relevante werkervaring
• ervaring met software als AFAS, MS Teams, Sharepoint en projectmanagementtoepassingen
• uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden

Ons aanbod

Wat bieden wij?

• een jaarcontract met de mogelijkheid tot verlenging
• een salaris volgens functieschaal H (van €3.287 tot €4.496) van de Longfonds-CAO afhankelijk van opleiding en ervaring op basis van 36 uur
• een prettige, innovatieve en leerzame werkomgeving met ontwikkelmogelijkheden
• een open en collegiale werksfeer met ruimte voor eigen initiatief en leuke collega’s
• aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een 13e maand, telefoonvergoeding en een vitaliteitsbudget

Informeren en solliciteren

Voor meer informatie over deze functie kun je terecht bij Eduard Stomp (Manager Bedrijfsvoering & Organisatie) via telefoonnummer 06 10 32 22 69.

De procedure

Vanaf begin oktober nemen we de tot dan toe ontvangen sollicitaties door. Naar aanleiding van jouw reactie bekijken wij of er een kennismakingsgesprek wordt ingepland.