Bestuursassistent / Executive Assistant (24–32 uur)

Fundis; Utrecht; Hybrid; EUR 39,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

CAO VVT FWG 45

Contract 7 maanden

Eindejaarsuitkering 8,3%

Vakantiegeld 8%

237,4 verlofuren

Pensioenvoorziening

Reiskostenvergoeding

Laptop en telefoon

Thuiswerken met vergoeding

Job summary

Fundis in Utrecht zoekt een bestuursassistent ter ondersteuning van de holdingdirectie. Je bewaakt agendas, bereidt bestuurlijke overleggen voor en verzorgt notulen en dossiers.

Samen met de andere bestuursassistent zorg je voor continuïteit en professionele samenwerking met beleidssecretaris en jurist. Je hebt een mbo-4 diploma, ruime ervaring in bestuursondersteuning, uitstekende planningskwaliteiten en schriftelijke vaardigheden.

Qualifications

• Je hebt een afgeronde mbo-4 opleiding, bij voorkeur als directiesecretaresse of managementassistent, aangevuld met hbo werk- en denkniveau.
• Ruime ervaring met het ondersteunen van bestuurders in een complexe organisatieomgeving.
• Je bent sterk in plannen, organiseren en prioriteren en houdt overzicht in een dynamische omgeving.
• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en proactief en signaleert tijdig wat nodig is.
• Je communiceert helder, tactvol en professioneel met interne en externe stakeholders.
• Je schrijft gemakkelijk en zorgvuldig, bijvoorbeeld voor correspondentie, notulen, conceptteksten en verslagen.

Responsibilities

• Beheren van agenda’s van de directie en het zorgvuldig plannen en prioriteren van afspraken.
• Voorbereiden, organiseren en afhandelen van bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten.
• Ondersteunen van de Raad van Commissarissen bij de voorbereiding, organisatie en administratieve afhandeling van vergaderingen.
• Beheren van het digitale platform voor (bestuurlijke) besluitvorming en vergaderen.
• Zorgen voor correspondentie, conceptteksten, vergaderstukken en digitale dossiers.

Skills

Secretariële ondersteuning

Plannen en organiseren

Prioriteren

Communicatie

Proactief handelen

Schriftelijke vaardigheden

Education

MBO-4 directiesecretaresse/managementassistent

Tools

Kantoorsoftware

AI-toepassingen

Job description

Fundis is een netwerk van zorg- en welzijnsorganisaties, voornamelijk actief op het gebied van (kwetsbare) ouderen en chronisch zieken. De bedrijven binnen het netwerk hebben ieder een eigen identiteit, doelgroep en deelmarkt. Het kernwerkgebied omvat de regio’s Zoetermeer, Midden-Holland, Rotterdam en West-Utrecht. Samen bieden de bedrijven een breed palet aan diensten en producten in de (ouderen)zorg en -welzijn. Fundis Holding is portfolio eigenaar en beheerder van de bedrijven en het netwerk.

Merken binnen Fundis zijn: Amadeushuis, A-Vastgoed Zorg, Fundis Services (intern merk), Fundis Vastgoed (intern merk), Fundis Zorgpension, Goudenhart, Het Ouden Huis, In Beweging, Kwadraad, Palet Welzijn, PlusZorg, Transmitt revalidatie, Spoedteam Enea, Spoedzorg Zoetermeer, VariantZorg, Vierstroom Hulp Thuis, Vierschoon, Vierstroom Ledenservice, Vierstroom Verpleeg Thuis, Vierstroom Zorg Thuis, Zorgvilla Tante Toos, Tante Toos Thuis, WelThuis en ZorgBrug. Daarnaast participeert Fundis in diverse (regio)samenwerkingen.

Als bestuursassistent ondersteun je de holdingdirectie van Fundis op secretarieel, organisatorisch en procesmatig vlak. Je houdt overzicht in een dynamische bestuurlijke en netwerkomgeving, bewaakt acties en termijnen en zorgt dat overleggen, stukken en afspraken goed voorbereid en opgevolgd worden. Daarbij werk je nauw samen met de collega-bestuursassistent, de beleidssecretaris, de bedrijven binnen het Fundis-netwerk en externe relaties.

Samen met je collega bestuursassistent ben je verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de holdingdirectie. Jullie zorgen gezamenlijk voor continuïteit, onderlinge vervanging en een professionele ondersteuning van bestuur en toezicht, waarbij je nauw afstemt met de beleidssecretaris over de voorbereiding, planning en opvolging van bestuurlijke processen.

Je werkt nauw samen met de beleidssecretaris en de bedrijfsjurist aan de governance binnen Fundis. Door goede afstemming en samenwerking zorg je ervoor dat bestuurlijke en juridische processen soepel verlopen.

Je houdt je onder andere bezig met:

• het beheren van agenda’s van de directie en het zorgvuldig plannen en prioriteren van afspraken;
• het voorbereiden, organiseren en afhandelen van bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten;
• het ondersteunen van de Raad van Commissarissen bij de voorbereiding, organisatie en administratieve afhandeling van
• vergaderingen;
• het beheren van het digitale platform voor (bestuurlijke) besluitvorming en vergaderen;
• het verzorgen van correspondentie, conceptteksten, vergaderstukken en digitale dossiers;
• het vastleggen van besluiten, bewaken van actie- en besluitpunten en zorgen voor een correcte opvolging van gemaakte afspraken;
• het signaleren van knelpunten, ontbrekende informatie en benodigde vervolgacties;
• het verzorgen van werkzaamheden rondom de Kamer van Koophandel;
• het beheren en actueel houden van bestuurlijke dossiers, documentatie en archivering;
• het ondersteunen bij interne en externe bijeenkomsten en organisatiebrede evenementen.
• Je hebt een afgeronde mbo-4 opleiding, bij voorkeur als directiesecretaresse of managementassistent, aangevuld met hbo werk- en denkniveau.
• Je hebt ruime ervaring met het ondersteunen van bestuurders in een complexe organisatieomgeving.
• Je bent sterk in plannen, organiseren en prioriteren en houdt overzicht in een dynamische omgeving.
• Je voelt je thuis in een omgeving waarin veel tegelijk speelt en weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden;
• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en proactief en signaleert tijdig wat nodig is;
• Je denkt vooruit, neemt initiatief en ziet waar ondersteuning nodig is voordat daarom wordt gevraagd;
• Je communiceert helder, tactvol en professioneel met interne en externe stakeholders;
• Je schrijft gemakkelijk en zorgvuldig, bijvoorbeeld voor correspondentie, notulen, conceptteksten en verslagen;
• Je bent digitaal vaardig en staat open voor het inzetten van nieuwe technologieën, waaronder AI-toepassingen, ter ondersteuning van administratieve en organisatorische processen;
• Je gaat integer en discreet om met vertrouwelijke bestuurlijke en strategische informatie.

Wat bieden wij jou?

• Een functie voor minimaal 24 uur per week
• Inschaling conform CAO VVT in FWG 45 (€3.502,45 tot €4.245,84 bruto per maand op basis van 36 uur), afhankelijk van je ervaring en de periodiek waarin je wordt ingeschaald.
• Een tijdelijk contract van 7 maanden met de intentie om daarna een vast dienstverband aan te bieden
• Een eindejaarsuitkering van 8,3% en 8% vakantiegeld
• 237,4 uur verlof op basis van een 36-urige werkweek
• Een goede pensioenvoorziening en reiskostenvergoeding
• Een laptop en mobiele telefoon, zodat je je werk overal goed kunt doen
• De mogelijkheid om deels thuis te werken met een thuiswerkvergoeding

De sluitingsdatum van deze vacature is 27 september 2026.

De sollicitatiegesprekken staan gepland op vrijdag 9 oktober 2026.

Een VOG en referentie uitvraag is onderdeel van de selectieprocedure.