Management & office coördinator in Eindhoven

JAM; Eindhoven; On-site; EUR 30,000 - 36,000; Full time

Job summary

JAM in Eindhoven zoekt een management assistent die overzicht bewaakt en de directie en afdelingen ondersteunt met diverse dagelijkse werkzaamheden. Je bereidt vergaderingen voor, houdt agendas en documenten bij en assisteert HR bij personeelszaken.

Verder verwerk je facturen, regel je hotels en vluchten, organiseer je bedrijfsuitjes en lunches en help bij receptie en administratie. Je werkt in een open, collegiale omgeving met meer dan 50 collega's en krijgt veel verantwoordelijkheid en

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau vereist.
• Ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Goede organisatorische vaardigheden en overzicht behouden.
• Vertrouwelijke informatie kan het omgaan.

Responsibilities

• Vergaderingen voorbereiden en verslagen maken.
• Agenda's en documenten bijhouden.
• Administratie rondom medewerkers ondersteunen.
• Facturen verwerken en financiële administratie ondersteunen.
• Hotels en vluchten regelen voor collega's.
• Bedrijfsuitjes, jubilea en bijeenkomsten organiseren.
• Lunches en ontvangsten regelen.
• Receptie en telefoonondersteuning.
• Bijspringen bij andere afdelingen waar nodig.

Skills

Organisatie

Overzicht bewaren

Nauwkeurig werken

Vertrouwelijke informatie behandelen

Communicatie NL/ENG

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Digitale programma's

Job description

Ben jij een echte regelaar en vind je het leuk om verschillende dingen tegelijk te doen? Houd jij graag overzicht en zorg je ervoor dat alles goed geregeld is? Dan is deze functie als management assistent misschien wel iets voor jou!

Wat je gaat doen

Als management assistent ben jij een echte regelaar. Je ondersteunt de directie en verschillende afdelingen met allerlei dagelijkse werkzaamheden. Je zorgt dat vergaderingen goed worden voorbereid, houdt administratie bij en helpt HR met zaken rondom medewerkers.

Daarnaast verwerk je facturen, regel je hotels en vluchten voor collega's en spring je bij waar nodig. Ook help je mee met het organiseren van bedrijfsuitjes, jubilea en andere bijeenkomsten.

Kortom: jij houdt overzicht, regelt veel verschillende zaken en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt.

Werkzaamheden:

• Vergaderingen voorbereiden en verslagen maken;
• Agenda's en belangrijke documenten bijhouden;
• Helpen met de administratie rondom medewerkers;
• Facturen verwerken en ondersteunen bij financiële administratie;
• Hotels en vluchten regelen voor collega's;
• Helpen met het verwerken van bestellingen;
• De telefoon aannemen en ondersteunen bij de receptie;
• Bedrijfsuitjes, jubilea en andere bijeenkomsten organiseren;
• Lunches en ontvangsten regelen;
• Bijspringen bij andere afdelingen wanneer dat nodig is.

Wat jij krijgt

• Een mooi salaris tussen de €2700-€3200;
• Een afwisselende functie waarin geen dag hetzelfde is;
• Flexibele arbeidsvoorwaarden;
• Een fijne en collegiale werkomgeving;
• Veel verantwoordelijkheid en ruimte om zelfstandig te werken.

Wat wij verwachten

• Je hebt HBO werk- en denkniveau;
• Je hebt ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie;
• Je bent goed in organiseren en houdt makkelijk overzicht;
• Je werkt nauwkeurig en pakt zelf dingen op;
• Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands en Engels;
• Je kunt goed overweg met Microsoft Office en digitale programma's.

Waar ga je werken?

Je gaat werken bij een technisch bedrijf in Eindhoven dat innovatieve technologie en software ontwikkelt voor machines in de industrie. Binnen het bedrijf werken ruim 50 collega's met verschillende achtergronden en specialisaties.

Je komt terecht in een open en collegiale omgeving waar samenwerken belangrijk is. Je krijgt de ruimte om zelfstandig aan de slag te gaan en mee te denken.

Zo ga jij naar je werk