Management Office Assistant Research Support 0,6 fte

Departments, Department of Industrial Engineering & Innovation Sciences; Eindhoven; On-site; EUR 36,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Maandelijkse salaris 3202–4159 EUR (S8

8% vakantietoeslag

8,3% eindejaarsuitkering

ABP pensioenregeling (70/30)

Reiskostenvergoeding

Flexibele werktijden

Sabbatical mogelijkheid

Doorgroeimogelijkheden/mentoring

Job summary

Technische Universiteit Eindhoven zoekt een daadkrachtige professional ter ondersteuning van Research Support IE&IS. Je beheert secretariële en administratieve processen, bent aanspreekpunt voor PhD-studenten en coördineert cursussen en certificaten.

Je plant vergaderingen, maakt notulen en ondersteunt communicatie via nieuwsbrieven, websites en LinkedIn. Eerstelijnswerk met organisatorische en communicatievaardigheden in een dynamische universiteitsomgeving.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau conform secretaresse/officemanager.
• Kennis/ervaring in beleidsondersteunende of secretariële functies is een pré.
• Uitgebreide ervaring met MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, SharePoint, Excel).
• Goede beheersing van Nederlands en Engels in woord en schrift.
• Sterk organisatorisch vermogen en oog voor detail.
• Stressbestendigheid en snel schakelen tussen taken.
• Leergierigheid en proactieve houding.
• Goede sociale/communicatieve vaardigheden.

Responsibilities

• Beheren van secretariële en administratieve processen voor de afdeling Research Support.
• Aanspreekpunt voor PhD studenten en organisatie van PhD-cursussen.
• Notuleren en afhandelen van vergaderingen; plannen van afspraken.
• Ondersteunen van communicatie via nieuwsbrieven, websites en LinkedIn.
• Organiseren van congressen en symposia; administratie en rapportage.
• Begeleiden van brede werkzaamheden binnen de afdeling Research Support.

Skills

MS Office

Dutch

English

Organizational skills

Attention to detail

Stress resistance

Proactive

Communication skills

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Outlook

Word

PowerPoint

SharePoint

Excel

Job description

Ben jij de daadkrachtige persoonlijkheid die de juiste prioriteiten weet te stellen? Schakel je snel en werk je zorgvuldig, met een focus op betrokkenheid en resultaat? Vind je het leuk om onderzoeks- en opleidingsprocessen te ondersteunen? Dan hebben we een hele mooie functie voor je bij de faculteit Industrial Engineering and Innovation Sciences (IE&IS)!

Functieomschrijving

In deze functie beheer je de secretariële en administratieve processen binnen de afdeling Research Support van de faculteit. Daarbij ligt de nadruk op twee gebieden: de opleiding onze PhD studenten (studenten die in een vierjarig promotietraject zitten) en de ondersteuning van de interuniversitaire onderzoeksschool Beta en het landelijke Graduate Program Operations Management and Logistics. Je bent aanspreekpunt voor PhD studenten over hun opleidingstraject, je organiseert PhD-cursussen, je houdt de voortgang van de individuele PhD-opleidingstrajecten in de gaten en je bereidt certificaten voor. Daarnaast ondersteun je bij de organisatie van congressen en symposia en draag je bij aan de communicatie via nieuwsbrieven, informatie op websites en via LinkedIn.

Je ben verantwoordelijk voor de secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden t.b.v. de afdeling Research Support. Je bent het aanspreekpunt van de afdeling en je plant afspraken in. Je bereidt vergaderingen voor, notuleert ze en handelt ze af. Je bent de centrale persoon om het brede scala aan werkzaamheden binnen de afdeling Research Support in goede banen te leiden. Je neemt initiatief en houdt van afwisseling. Geen dag is hetzelfde.

De afdeling Research Support richt zich op het onderzoeksbeleid van de faculteit Industrial Engineering & Innovation Sciences. Hierbij gaat het niet alleen om beleidsontwikkeling en het afleggen van verantwoording. Research Support monitort de ruim 225 PhD-trajecten, draagt zorg voor de kwaliteitsborging daarvan, ondersteunt de ruim 125 wetenschappelijk medewerkers bij een breed scala aan onderzoeksgerelateerde zaken, en is verantwoordelijk voor de interuniversitaire onderzoeksschool Beta en het landelijke Graduate Program Operations Management and Logistics.

De ideale kandidaat is iemand die aan veel dingen tegelijkertijd kan werken, daarin het overzicht houdt en zichzelf snel iets eigen maakt. Je vindt het een complexe en dynamische omgeving te werken, waar elke dag anders kan zijn. Daarnaast herken je je in de volgende functie eisen:

• Je beschikt over een HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur richting (directie) secretaresse /officemanagement;
• Kennis en ervaring in een beleidsondersteunende of secretariële functie is een pré;
• Uitgebreide ervaring met het werken met MS Office (agendabeheer via Outlook, Word, PowerPoint, SharePoint, Excel);
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Sterk organisatievermogen, accuraat en in staat zijn om overzicht te houden;
• Stressbestendig en snel kunnen schakelen tussen verschillende taken en opdrachten;
• Leergierig en in staat om je snel thuis te voelen in een complexe organisatie;
• Flexibele, servicegerichte en proactieve houding;
• Goede sociale en communicatievaardigheden;
• Je bent initiatiefrijk en signaleert wanneer je taken op kunt pakken.

Arbeidsvoorwaarden

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Startdatum in overleg.
• Een arbeidsovereenkomst voor een jaar via Euflex met uitzicht op een vaste aanstelling in TU/e dienstverband.
• Een bruto maandsalaris van minimaal € 3.202,- tot maximaal € 4.159,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten ).
• Naast je basissalaris ontvang je een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%, beide berekend over je jaarlijkse bruto basissalaris.
• Ruime verlofmogelijkheden: standaard 29 vakantiedagen per jaar (op basis van een werkweek van 38 uur). Dit aantal kun je verhogen naar 41 dagen door wekelijks twee uur extra te werken (flexibele werktijden). Werk je parttime, dan wordt het aantal verlofdagen naar rato berekend.
• Als medewerker van de TU/e neem je deel aan de pensioenregeling van ABP. Deze regeling voorziet in een ouderdoms-, een nabestaanden- en een arbeidsongeschiktheidspensioen. De TU/e betaalt 70% van de pensioenpremie; medewerkers dragen de overige 30% bij.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• We ondersteunen je welzijn met gratis 24/7 toegang tot OpenUp, waarmee jij en je gezin toegang hebben tot mentale ondersteuning, deskundig advies en online trainingen.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden , zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.

Op onze website ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden . Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Wij zijn een toonaangevende internationale universiteit waar wetenschappelijke nieuwsgierigheid samenkomt met een pragmatische, hands‑on mentaliteit. We werken op een open en samenwerkingsgerichte manier met hightechindustrieën om complexe maatschappelijke uitdagingen aan te pakken. Onze verantwoordelijke en respectvolle benadering zorgt voor impact — vandaag én in de toekomst. TU/e is de thuisbasis van meer dan 13.000 studenten en ruim 7.000 medewerkers, samen een diverse en bruisende academische gemeenschap.

Onze universiteit bevindt zich in Brainport Eindhoven — een wereldwijd toonaangevende technologieregio met meer dan 7.000 hightechbedrijven en sterke R&D‑activiteiten. Brainport staat bekend om doorbraken op het gebied van AI, fotonica, halfgeleiders en geavanceerde maakindustrie. Het is een regio waar technologie in dienst staat van mensen en de samenleving. Meer informatie over de Brainport‑regio vind je hier .

Informatie

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met de vacaturehouder:Geertje Kramer, Beleidsmedewerker Research Support IE&IS, [e-mail] of [phone].

Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e.

Let op

• Je kunt online solliciteren. Sollicitaties die per e-mail en/of post worden verstuurd, worden niet in behandeling genomen.
• Een voorafgaande screening (bijvoorbeeld een Verklaring omtrent Gedrag of kennisveiligheidscheck) kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. Voor meer informatie over de kennisveiligheidscheck, raadpleeg de Nationale Richtlijnen Kennisveiligheid .
• Wij verzoeken je geen contact met ons op te nemen voor ongevraagde diensten.

Dienstverband Bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd